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如何提高制度执行力来加强企业内部风险控制

作者:王兰君
出处:论文网
时间:2011-12-28

  【摘要】中外大型企业在规章制度健全的条件下,却时常发生大型经济案件,问题的关键在于制度执行力存在偏差,有意、无意的疏忽酿成大错。本文主要立足于企业如何从主观及客观两个方面进一步提高制度的执行力,从而加强企业的内部风险控制,确保企业安全、平稳运行,公司资产不受损失。

  【关键词】执行力    内部控制     风险。

  1995年,由于一个交易员的屡次违规操作,使巴林银行倒闭,这是企业内部风险控制重要性和必要性的经典案例,一直提醒着全球管理者。然而2004年中航油案,经济损失5.5亿美元;2008年法国兴业银行案,经济损失71亿美元,都是缘于交易员违规操作,导致巨额损失,使企业命悬一线。为何这些行业巨头、上市公司,有完善的内控风险管理制度,但是风险失控的悲剧一再上演?

  历史告诉我们,在制度订立之外,制度的执行力才是为公司安全保驾护航的有力武器。

  1992年,美国COSO委员会在《内部控制——整体框架》即COSO报告中提出,内部控制整体框架主要由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督五个要素构成,该委员会又于2004年底颁布了《企业风险管理——整体框架》(ERM),给予风险管理明确的定义:

  “企业风险管理是一个过程,它由一个主体的董事会、管理层和其他人员实施,应用于战略制定并贯穿于企业之中,旨在识别可能会影响主体的潜在事项,管理风险以使其在该主体的风险容量之内,并为主体目标的实现提供合理保证”。这是迄今为止世界上最具权威的内部控制框架。其后,我国财政部联合其他四部委,在充分借鉴COSO整合框架对内部控制阐释的基础上,于2008年5月颁发了《企业内部控制基本规范》(财会〔2008〕7号),2010年4月再次联合推出《企业内部控制配套指引》(财会〔2010〕11号),新的内部控制体系参考了COSO委员会颁布的内部控制五要素框架结构,并借鉴了《萨班斯法案》的相关内容。在“指引”的指导下,现代企业必须建立内部风险监控机制,本文就是从制度执行力角度来阐述,如何提高企业内部风险控制。

  笔者在实务工作中发现,大型企业普遍都有先进的管理理念和完善的企业制度,但在制度执行过程中,却会出现各种偏差,造成失控,这种重视制度的制定,轻视制度执行力的现状,应当予以改变。如何保证各类制度得以完全实现,确保执行力度,笔者认为应该从主观和客观两个方面来加强。

  一、从主观方面加强制度执行力。

  制度的执行者是人,人性的复杂性影响了人的行为,必须从思想意识入手,潜移默化,且持之以恒,主要包括以下三个方面。

  1.提高全员的风险意识。大多数企业对财务风险较为敏感,但对公司营运过程中的风险却缺乏安全意识,大多数企业的员工还缺少这方面的知识。

  某企业员工利用职务之便,打时间差,将客户支付给公司的支票,转账至自己朋友开设的皮包公司账户,进行赌博活动,最终欠下高额赌债,造成公司巨额经济损失。在其一步一步走向犯罪深渊的过程中,一些昔日的同事无意中也成为了他犯罪的“助手”。其手法无非是将客户原想通过转账方式付款的款项,更改其账户号码,导致银行托收失败,使得客户不得不通过支票付款,他便利用客户对其的信任,用已经敲好收讫章的收款凭证换取用户的支票;对于一些没有书写付款单位的支票,他自行在支票上背书,将钱转入自己的账户。在这个案例中,该员工利用自己是公司骨干的优势,请职务较低的同事“帮忙”,而这些同事在为其开绿灯的过程中,并没有意识到自己也参与到危害企业利益的活动中了,认为领导交办之事不受制度约束,对违规的风险没有丝毫意识,制度执行力荡然无存。

  基层员工从事的是企业日常最根本的工作,根基没有搭建好,高楼大厦难以建成,员工的风险防范意识直接决定了企业的安危。就基层员工而言,其对制度的理解力决定了制度执行力。企业在宣讲规章制度时,不能简单地照本宣科,更要将制度背后的风险防范思想同时宣传讲解,这样做不但能够增强员工对制度的理解,更能引起员工遵守制度的自觉意愿。另外,企业还可以通过日常培训、讲座、案例分析、知识问答等方式来灌输风险防范意识,以一个合格职业人的标准来规范自己的行为,提高员工的职业素养。

  如果说员工的风险意识决定企业的安危,那么管理层的风险意识则关系到企业的存亡。企业在追求高速、高效发展时,容易忽略潜在危险;当管理层只追求高额回报率,忽视制度的执行力,对违规行为睁一眼闭一眼时,无疑是将公司推到了悬崖的边缘。巴林银行案例中,也正是由于交易员以往业绩突出,在其进行超额交易时,非但没有引起公司的警觉,反而得到企业高层的默许,原本可以挽回的局面一直发展到不可收拾的地步。

  作为企业的管理层,对经营风险的认识必须与时俱进,由于风险可以带来收益也可能导致损失。在风险的承受力上,管理层要考虑企业的平稳及可持续发展,不贸然前行,对风险有足够的把握。这样,公司无论是在制度制定、制度执行、制度监管上,都会有强有力的理念支撑。同时,公司上下一心,对制度的理解也会更加深入,有助于执行力度的提高。

  2.明确奖惩,约束与激励机制并存。建立良好的约束激励机制,明确公司对制度严格遵守的态度,有利于执行力的加强。大型企业往往人际关系复杂,应当按规办事、走标准程序的事,由于碍于情面走了捷径,认为是“合理变通”;而检查人员在日常检查中发现了问题,也只是提出口头警告,没有明确的奖惩机制来考核违规人员。违规成本较低,使得一些人往往抱有侥幸心理。

  要改变这种思维模式,必须用强有力的奖惩制度来纠正。

  企业在设置激励惩罚措施时,通常要考虑成本—效益问题,并且要保证奖惩的公正、公平,同时要便于操作、有据可依。设立“奖金池”是解决这一问题的好方法。

  笔者在公司项目组调研活动中,参与了设立奖金池方案的可行性研究,奖金池方案旨在调节不同表现员工之间的奖金水平,鼓励绩效好、执行力强的员工,鞭策绩效差、执行力弱的员工。

  奖金池设置的基本思路为:根据企业的规模,在部门或公司层面设立奖金池,由人力资源部门和财务部门对奖金池使用及规范进行监管,营运部门事先草拟奖惩的考核标准并公之于众,同时对日常检查中发现的不符合规范的行为进行考核,对责任人扣发的奖金存入奖金池中,奖金池中的奖金用来奖励发现问题、举报问题、业绩突出的员工。可以以半年度、年度奖或者明星职员奖的形式颁奖,奖金池每年清空,全部金额必须用在基层员工激励上,利用这种奖惩分明的考核制度,树立公正、正直的工作氛围。在奖金池方案的运行测试中,86.5%的员工表示对规章制度的关注度更高了,工作主动性和积极性都有所提高。并且统计数据表明,将运用奖金池方案的营业网点和未使用的营业网点相比,前者工作差错更少,绩效更高,进而使得制度的执行力得以提升。奖金池的设立只是提高执行力的手段和方法之一,企业也可以根据自身的特点和情况,建立自己的奖惩机制。

  3.建立企业文化,形成良好氛围。企业文化的建设是形成一种大环境,将企业的价值观传递给每一位员工,让员工认同企业的价值观,进而影响员工思想观念及思维方式,最终规范其在企业中的行为,主动执行制度,改变其被动接受制度的心理状态。企业文化的树立通常是自上而下的,管理层应当利用各类场合及时间强化、传承企业精神和企业文化,同时,管理层也应当以身作则,以自身的行动来实践这种理念,树立诚实守信、积极向上、爱岗敬业、遵纪守法、开拓创新的企业文化,只有管理者不断地言传身教、润物细无声,员工才能受到潜移默化的影响,继而以主动的心态来执行制度规范。

  企业文化的建设要避免生硬和教条,除了以公司理念、企业精神等文字形式宣传外,还可以通过各类丰富的集体活动来推广,例如拓展训练、体育比赛、知识竞赛、收听讲座等形式多样的团队活动,都是培养员工综合素养的好方法,员工在轻松的活动氛围中实践企业精神,并将这种思维方式固化在心中,在日后的工作中,更能自主、自愿地发扬公司精神,自觉遵守公司的规章制度,从而提高制度的执行力。

  二、在客观方面强化制度执行力。

  要通过一定的外部力量来监督执行情况,避免制度成为“纸上规章”,流于形式。这可以从以下三方面入手。

  1.定期与不定期检查相结合。少了监管的制度就犹如失去了翅膀的雄鹰,只有监管到位,才能保证制度得以执行,有效地维护企业的利益和权益。

  某企业基层员工,盗用他人工作账号,擅自越权审批,将客户遗忘的重复付款以现金的方式取出,后被他人发现,终止了犯罪行为,但对企业的信誉及资金安全造成了巨大的伤害。在这个案例中,根据企业制度的规定,退款有规范的流程,且依据金额的大小不等,由不同权限的管理人员进行审批,方能退款,但该员工熟知企业的规定,并通过一定手段,盗用他人的系统账号进行审批,一个人、一条龙完成了退款流程,可见再完善的制度缺少了监督检查,其执行力就得不到保证。

  公司在制定制度的同时,应当同时考虑其未来的执行情况,将日后的检查安排一并写入制度中,明确将在年度或者半年度,以何种形式进行检查,监督制度的执行情况,并将检查情况形成书面报告,交于主管领导。

  这样,定期检查成为制度的一部分,主管领导也能对制度的执行情况有直接的了解,有利于其指导或改进今后的工作,将危机消灭在萌芽中。

  如果定期检查适用于本部门的自行检查,那么不定期检查则更侧重于公司对部门的检查。在监管方法中,飞行检查一直以其公正、快速、高效而闻名,对公司营运风险的监管同样可以引入飞行检查的方法。由于参加检查的人员都是在当天召集,检查的内容及方法也是当日揭晓,且多为跨部门检查,其准确性较好,能直观地反映问题。飞行检查的关键在于,检查前,需要“懂行的”专家对检查的内容及标准进行事先的制定,形成明了、有效的书面讲解及表格,参与检查的人员能够一目了然,简便操作。检查结果以表格的形式,交于组织飞行检查的公司领导,由发起检查者进行数据汇总与分析,提供给公司管理层,直观地反映基层员工对制度的执行情况。

  在组织飞行检查活动前必须做好如下准备:(1)参与人员:跨部门或者不同工种交叉检查,有利于加强回馈信息的真实性;(2)检查内容:由于检查多为突击检查,且检查人员往往为非专业人士,检查资料必须简单明了,便于理解,情况回馈运用填写表格、“是”与“否”的问答形式;(3)行动时间:检查过程时间不超过半个工作日,检查结果直接回馈到活动组织者手中,避免流转时间长而造成的误差。

  笔者在参与公司飞行检查的实践中发现,检查可以反映一线工作的真实执行情况,对于企业高层了解基层工作有很好的指导作用,检查可以由任何一个部门或企业的管理者发起,时间机动、方式灵活,并且能够较准确地发现问题。在几次飞行检查中,被检查部门对发现的问题立即作出了整改,并对疏忽大意的心态进行纠正,防微杜渐的效果明显。

  2.系统检查与现场检查相结合。现代信息技术使得企业营运效率大大提高,利用计算机数据统计系统,对有关信息进行筛选和梳理,管理人员可以更有针对性地检查关键信息。一般营销管理系统中,设有“自定义查询”

  模块,管理者可以根据需要,提出需求,由信息维护人员编写查询程序,管理者便可以在此模块中筛选所需的信息,便于日常检查和抽查。

  对于某些熟悉电脑后台运行原理,伪造数据的违规操作人员,利用计算机数据统计系统是堵漏补疏的基本手段。如上述违规退款案例中,企业的管理人员定期通过系统筛选退款信息,对个人权限内的审批项目进行检查,也许会更早发现自己账号被盗用的情况,同时也会对“别有用心”的人形成一种威慑力,减少类似权限被盗用而造成的经济损失事件。

  系统检查适用于企业机构设置扁平,监管者与被监管者属于直接管理的关系,然而现代企业发展至今,跨国公司、连锁企业成为趋势。上文中提到的巴林银行,巨额亏损事件发生在地处新加坡的海外部门;员工越权退款的案例也发生在离总部较远的营业所,企业的分支机构容易因地处偏远而缺乏监控。总部对边远分支机构的管理多依赖于分支机构自身,一旦分支机构管理者出现疏忽或者舞弊,或者违规人员精通计算机系统,躲避系统的监控,利用虚假信息来达到个人目的,总部很难发现其中的问题,因此现场检查就显得尤为必要。

  总部可以用定期检查或者飞行检查的方式,分派专门的检查人员前往各营业网点或分支机构,进行实地检查,收集第一手数据,对制度的执行情况进行评估,减少由于中间环节多、地理位置偏远而造成的监管不力、违规行为滋生的现象,对某些规避计算机系统监管,信息作假的情况,也可以通过实物检查,做到账实相符。

  3.利用现代信息技术,对疑似违章行为进行预警。

  在信息化变革的今天,我们也可以充分利用信息技术,在经营管理过程中加入电脑监控,对疑似违规行为进行报告,构建风险管理系统,提高监管力度,及时发现和预警问题,从而提高制度执行力,减少损失。

  首先,计算机预警系统可以对违规的行为提出警告。

  操作人未执行规章制度时,系统发出警告,以便及时发现问题,立即纠正。企业可以根据自身业务特点来设置计算机预警系统,例如,证券企业可以对账户投资资金额度进行设置,避免交易员越权操作;营业机构要求营业人员每天规定时间解款,系统会提示当天没有按时解款的营业人员名单等。

  其次,计算机系统可对已有的业务信息进行概率及非概率分析,对潜在的风险进行评估,消除企业运营的不确定性,降低发生风险的可能。这需要管理层具有科学的管理理念,引进先进的学术成果,并结合计算机技术,将信息化带来的便利运用到公司的营运工作上。

  通过预警目标、预警对象、预警机制以及分析、运作机制的建立,计算机预警系统不仅会提示有关部门可能发生的风险,亦可以作为企业日常检查、抽查内容的依据。

  综上所述,如果企业能够在重视制度制定的同时,从主观上和客观上提升制度的执行力,做到内外兼修,制度与文化两手抓,不让任何小差错发展成为大错误,及时亡羊补牢,防微杜渐,那么企业必定会发展得更加坚实、安全和长久。

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