浅谈国内外ERP软件中会计凭证管理的应用
ERP 是Enterprise Resource Planning 的缩写，是企业资源计划系统。该系统可以根据企业的各项商业活动用来收集、存储、管理、解读各项来自商业活动中产生的数据。主要的商业活动包括：产品及生产计划、成本核算、制造或服务活动的交付、营销及销售、存货的管理、发运及支付结算。通常ERP软件可以提供一个整合的核心业务流程并以实时动态的形式跟踪企业的资源。企业的资源不仅仅是资金本身，原材料、产能、以及公司已经承诺的：销售订单、采购订单、工资薪金等。这些数据及业务在不同部门的应用构成了这个系统的共享资源。
（二）ERP管理软件的发展
最早的ERP软件出现在20世纪90年代的西方国家，主要应用于物料的管理（MRP：物料需求计划）。到了90年代中期，ERP软件已经广泛应用于企业、政府、以及非盈利组织中，除了管理物料需求之外，会计账簿的应用及人力资源的管理也植入其中。国际上比较大型且知名度较高的ERP软件的当属SAP和Oracle。SAP 是一家来自德国的最大的ERP 软件应用提供商；SAP公司成立于1972年，总部位于德国沃尔多夫市，是全球最大的企业管理和协同化电子商务解决方案供应商、全球第三大独立软件供应商。目前，SAP在50多个国家拥有29，000多名员工。SAP在120多个国家和地区拥有18，800多家客户、56，000多个系统安装点以及1000万多名最终用户，世界500强中80%以上的公司都在使用SAP的管理解决方案。Oracle 系统来自美国的甲骨文公司，该公司于2013年，甲骨文已超越IBM，成为继Microsoft后全球第二大软件公司。该软件也广泛应用于许多跨国企业。
在中国，ERP软件系统的发展相对国外较晚一些。比较知名的有用友、金蝶和浪潮。这三家ERP 龙头企业在国内的市场份额也非常可观。尤其用友财务系列软件，适用于不同规模的企业。
二、中外ERP管理软件中会计凭证的生成与管理的差异
尽管企业的资源有多种形式，经营模式多样，最终都需要有一些量化的数据来呈现经营的结果。这些ERP软件的一个重要的功能就是将大量的企业经营方面的财务数据通过软件实现了系统的归集与核算。因此财务的功能通常也通过ERP系统的运作中完整的体现出来。本文将重点探讨在这两种具有代表性的国内与国外ERP运作模式下的会计凭证的归集和档案管理上应用的差别及利弊分析。
（一）中国的传统的收、付、转账凭证
在国内，一般来说会计凭证类别有：收款凭证、付款凭证、转账凭证。收款凭证一般与企业的银行或现金收款相关的业务凭证；付款凭证核算企业的银行或现金付款相关的业务凭证；转账凭证则是和现金或银行存款业务无直接关系的业务核算凭证，如销售赊销、采购赊账、固定资产折旧、成本分摊等。
这些凭证根据业务发生量的大小按月分类汇总打印之后装订成册。我们都非常习惯于这种凭证分类装订的模式，它的好处在于按月分类的凭证非常清晰，尽管会计年度是12个月，但是通常来说财务根据管理的需要以及税务官方的需要还是会按月人为截断出具财务报告。如果对一年中的业务清晰地了解之后很容易在这些凭证中查找。
这种凭证的分类方式已根植于中国的财务人心中，即使在手工记账的年代也广泛应用于各种规模的企业当中，所以当ERP系统的应用替代手工记账之后，财务人员看到这样的凭证安排依然很亲切。那么这样的凭证安排有什么弊端吗？在回答这个问题之前让我们先看看国外的ERP系统应用中的会计凭证的设置理念。
（二）国外的ERP系统的会计凭证的模块设置
Oracle 为代表的以模块来定义凭证类别：客户（销售及收款）、供应商（采购及付款）、生产、员工（报销及付款）、总账。我曾经有过一些使用Oracle和ACCPAC 系统的经验。Oracle 前面已经简单介绍了一下，ACCPAC是一个来自加拿大的适用于中等规模或小企业的企业管理软件。软件的设计思路上和SAP、Oracle等来自欧美的ERP系统基本相同。这类软件的应用在会计凭证的类别设置上就无法参考国内的收款凭证、付款凭证、转账凭证的类别。
大多数情况下收款凭证来自于应收账款模块，付款凭证来自于应付账款模块或人力资源及薪金模块（处理员工薪金及员工费用报销），转账凭证来自于存货、生产制造、资产等相关的模块，以及一些根据需要直接在总账系统中编制的凭证。当然国内的ERP软件在应用上的功能应该和国外的类似，毕竟企业管理所需要掌握的数据和信息方面的需求是一致的。
基于凭证的来源分为以下几种分类模式：应收账款的凭证及收款的凭证按客户编码分类归集档案，每一个客户的销售发票、发货记录、销售订单、银行收款水单等放入一本档案，并按照年度分类整理成册。年度终了，打印全年的交易记录作为凭证订于封面。同样的思路应用在应付账款模块，员工的费用报销等参照应付账款模块：即每一个供应商、每一个员工有一个编码，根据发生的交易金额按照每一个年度建立档案册。
三、中外会计凭证的模块设置的利弊分析
（一）国外会计凭证的体系便于追溯查找且体现集合功能，但通常缺少打印凭证的功能
国外ERP系统中的凭证安排看起来更加合理一些，充分体现了这些凭证的来源；同时又都有了一个很好的追溯功能，实现了一查到底的附加功能。抽出一份销售凭证之后，我们可以非常清楚的了解到有关这个销售业务的回款情况以及回款日期等等。如果需要查找某一个供应商的某一个年度的某一笔详细交易情况时，我们只需要在系统中先查找到该供应商的代码后，然后对应找到档案后即可以在其中找到。如果审计想要审查某一个供应商的全年的采购交易情况，拿出整本档案即可。同样的道理，对员工的报销费用的审计和调查也非常便利。因此如果使用国外ERP系统的财务凭证设置上，这个分类就成了客户凭证、供应商凭证、员工凭证、资产凭证、转账凭证。客户凭证集合了销售的转账凭证和相关的收款凭证，供应商凭证集合了各类采购的转账凭证和相关的付款凭证；员工凭证集合了员工的费用的应付业务及实际的银行报销和可能发生的预借款的业务等，资产凭证集合了资产的购入和折旧以及处置等相关业务。转账凭证的设置方面和国内ERP软件系统的设置一致，没有区别。 （二）国内会计凭证的设置及打印功能清晰简单，但在追溯性及内部控制功能上需要加强
回到国内ERP软件的凭证设置，如果为了达到这样的目的，我们既需要调出相应的转账凭证（一般销售都是赊销业务，所以在销售的当月都需要记录在转账凭证中），还需要通过查看该客户的明细账之后找到相关收款的月份，然后再到各个相关月份的收款凭证中查看银行的回款水单等。当然，如果为了减少一些查找工作的话，在填制收款凭证的附件上可以再复印上所有相关的销售发票、发货单、核准的订单等。这样的做法将大大增加了纸张的浪费，同时浪费了办公室的仓促空间。试想一下，如果将全部的收款和相应的付款均复印的话，这样的浪费太不值得推荐了。尤其在付款环节，从内部控制的层面来看，我们一般认为支付的凭证应附上原始的发票、收货记录、采购订单等避免人为故意重复支付，或者因为差错产生的二次支付给公司造成资产上的损失。然而原件只有一份，在制作转账凭证时我们就只能采用复印件，这还是一种纸张上的浪费。
在没有使用过国外ERP软件的经验之前，我比较多的使用了用友和金蝶，从未对我们国内的这个有着悠久历史的凭证设置产生过任何异议，然而在使用了多年国外ERP软件之后，越发的认同了国外的这种凭证的设置及管理。它的设置更加科学、更加严谨、更加节省空间。当然凡事都不尽完美，由于国外ERP软件的凭证设计理念上，它原本没有意图甚至设计者认为没有必要打印这些会计凭证，所以转账凭证的打印上一般都不带有这项功能，所以对转账凭证的打印工作是一个比较痛苦和纠结的。而且打印出的转账凭证不能像国内的凭证那样清晰地告诉我们借贷方各发生了什么。
四、更好实现ERP会计凭证管理的展望
随着越来越多的国内外的业务融合，中国的会计准则与国际会计准则的逐渐趋同。国外的一些更科学、更合理的会计管理方法正在逐步地改变并影响着新一代财务人。有关SAP为企业量身定制了ERP软件，并成功实现了全中文的界面和完全的收付转的凭证模式，这意味着一个西方软件的重大变革。该企业为了达到内部控制以及纸张的节省的双重目的，设立了稽核部门专门负责审核控制企业的成本费用的开支计划等。这样的做法也从很大程度上确保了企业的内部控制的真正落实。
