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现代企业文秘工作的特征及工作方法研究

出处:论文网
时间:2017-05-28

现代企业文秘工作的特征及工作方法研究

  现代社会的发展和企业竞争的加剧,使得文秘工作的重要性凸显出来,企业领导和管理者也都提高了对文秘工作的重视,文秘工作已经演变成为企业参与管理的特殊手段,一般来说,文秘的角色定位是辅助功能,帮助企业领导进行日常事务的处理,但现代社会中,文秘除了要完成本部门工作之外,还需要做好与其他部门之间的沟通工作,构建完善的人际关系网络。如何有效地完善文秘工作则是现阶段文秘工作进一步研究的问题。

  一、现代企业文秘工作特征

  (一)从属性。从属性作为现代企业文秘工作的根本特征,也就是说文秘工作是需要紧紧围绕企业领导的活动开展的,企业领导工作涉及的范围,也就代表着文秘工作者需要延伸的范围。例如,企业领导需要召开会议,文秘工作者就要整理好会议的各项事务。

  (二)被动性。现代企业文秘的所有工作都是将领导的需求作为中心和导向的,受企业领导活动支配和制约较为明显,此外,文秘工作还负责进行其他日常事务的处理工作,更要学会应对突发事件,文秘工作本身存在较大的被动性。

  (三)职业性。伴随着现代企业制度的建设和不断的完善,让现代企业文秘工作活动领域也在不断的扩展,“内务”与“外务”的有机融合,“传统”与“现代”的相互冲击,也使得文秘工作的职业化特征表现的越发明显。

  (四)综合性。由于企业文秘工作本身涉及的方面较广,并在整个企业中承担着沟通上下,联系左右的桥梁作用,此外,文秘工作人员还在企业决策、市场调研以及企业文化建设等多项工作上发挥着重要作用,这也充分表现出了文秘工作的综合性特征。

  二、现代企业文秘工作方法分析

  (一)提升现代企业文秘服务意识。企业文秘工作第一步要做的就是为企业领导服务,在为企业领导服务过程中要始终坚持高效率和全过程的原则,提高企业文秘工作的效率。全过程原则主要是要求文秘工作人员要将企业领导的意图和决策全面、准确和详细地传达给员工,并将员工的实施情况仔细、真实地向领导汇报,让企业领导能够全方位地掌握和了解员工的实施状况,为今后企业各项决策奠定良好的基础。高效率原则主要是企业文秘工作者工作的过程中,除了要确保工作的质量还需要保证工作开展的效率,确保企业各项工作得到有效的实施。

  企业的文秘工作者需要完善自身所在部门的服务工作,文秘工作者作为连接企业领导和员工,以及企业内部各部门之间的一个重要纽带,在整个企业和企业办公室中发挥着积极的作用,完善现代企业文秘工作,需要调动文秘工作者的主观能动性,富有创造性地开展各项工作。

  最后就是要求现代企业文秘工作人员服务好企业内部员工,文秘工作人员作为企业领导面向员工的窗口,所以在工作开展过程中,需要文秘工作人员注重自身形象,并耐心地解答企业员工在工作中遇到的各类问题,真正实现企业员工反映问题的渠道是通畅的,大大提升企业员工对文秘工作的满意程度。

  (二)提升现代企业文秘的文字表达和演讲能力。文字表达能力主要体现在以下几个方面:首先是文字综合能力,帮助企业领导写讲话稿、制定工作计划以及总结各类文件是文秘要写的第一稿。材料需要写得实、写的精,绝对不能杂乱无章和没有逻辑性,此外,还需要企业文秘具备小到收据借条、表扬信、悼词,中到讲话稿、解说词、日常应用文,大到法律文书、合同等写作能力,这样能够确保企业紧急情况发生时能够应付。除了要求文秘工作者具备一定的书写技能外,还需要文秘工作者能够具有一定的演讲能力,能够运用流畅的语言进行各种事物的应对和处理。

  (三)提高现代企业文秘的随机应变能力。文秘工作人员是在领导身边,与领导接触最为频繁的工作者,在与领导接触过程中会发生各种事情,因此,需要文秘工作具备灵活多变的能力,例如,在客人接待、食宿安排、会议安排、场地布置等一系列工作中,都需要文秘工作者能够办理得妥妥当当,减少和避免问题的出现。

  现代企业文秘工作是企业发展过程中的需求,健全现代企业文秘工作者自身工作方法和工作思路,运用全新的事业去看待和处理新时期文秘工作,积极有效地应对现代企业领导的工作需求,顺应新时代下企业的发展需求,提升自身的服务意识、文字处理能力以及随机应变能力,高效率和高标准的完善自身的文秘工作,带动现代企业各项工作的顺利有序开展。

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