浅析企业网上采购过程中的审计监督和管理
[DOI] 10.13939/j.cnki.zgsc.2016.28.057
1 引 言
20世纪90年代末以来，企业逐渐尝试到互联网应用带来的效率增加和成本的极大降低，纷纷建立网站或涉足在线交易活动。据不完全统计，大企业因在采购环节的成本支出巨大，采购费用高昂，往往通过增强ERP管理和网上采购节约较多的采购成本和费用，而且很多大企业以前已经建立了ERP管理系统，在此基础上更容易向网上采购拓展。为此，企业非常关注通过网上采购后采购价格的变动，因而网上采购价格审计作为内部管理审计的重要组成部分，在企业经营中显得越来越重要。
2 网上采购的优势和瓶颈问题
2.1 网上采购的分类
网上采购一般分为招标采购、竞价采购、谈判采购和直接采购等。
招标采购又分为公开招标采购和邀请招标采购。①公开招标采购是指采购单位在网上公开发布招标公告，邀请非确定的供应商参加网上投标的采购方式；②邀请招标采购是指采购单位发送投标邀请书，邀请三个以上特定的供应商参加网上投标的采购方式。竞价采购，又称“逆向拍卖采购”，是把招标采购和网上竞价相结合的一种的采购方式，它通过供应商在线降价竞争，使采购商获得一个最优惠的价格，大幅度降低采购成本。
网上竞价采购广泛运用于工业品采购等领域。办公用品等间接生产材料的采购一般选用竞价或直接采购；战略资源、重要的直接生产材料的采购一般选用招标或谈判采购；采购量较小的维修、服务资料的采购一般选用直接采购；技术性较复杂、非标准型产品或采购金额较大的材料一般选用招标或谈判采购。
2.2 网上采购的优点
（1）对于有采购需求的企业，与传统采购方式相比，网上采购具有以下优点：
①企业在网上可以找到更多的供应商。选择范围大幅增加。
②企业可以得到一个最优惠的价格，降低了采购成本；
③线上交易把交易变得更加透明，减少暗箱操作的可能性。
（2） 网上采购对供应商也有好处。首先，公平竞争排除了原有供应商享有的一些优势。其次，合格的供应商将会被邀请参加他们当前的顾客所发起的网上采购，另外他们也有更多机会赢得来自新顾客的业务。再次，参加网上采购的供应商能看到市场价格并验证自身的竞争能力。最后，中标的供应商赢得的是已经按零件或流程系列组织好的物料订单，这使供应商能集中他们的核心能力进行生产。
2.3 网上采购面临的瓶颈
首先，部分企业没有及时建立和完善内部的“网上交易规则”，可能导致在具体执行业务过程中，无法有效地选择合适或合规的网上采购方式。特别是对价格最低、紧急采购流程及适用情况、采购时间周期等问题，均存在不统一的理解。
其次，采购信息传递不畅，导致网上采购效率不高。对目前的工业品网上采购信息发布，经梳理发现多为文字表述，导致部分物资采购信息的发布，必须网上公布和网下电话同时进行跟踪和确认，影响了采购速度。此外，鉴于网上采购响应速度不及时，可能导致需求单位紧急采购事件的频发。
最后，核心供应商的培育仍比较滞后。现阶段，大部分企业引进供应商的工作，仍停留在依靠需求单位的阶段，未充分发挥内部采购平台功能，且往往下属基层单位各自为政，供应商资源也未实现互通互享。
3 网上采购审计监督和管理策略
3.1 网上采购流程及关键控制点
目前，网上采购流程一般为需求单位上报计划，采购部门整理汇总，内部网上平台竞价比选。部分单位若采取谈判采购方式，还需要对比选价格进行最后核定，之后进入合同签订及供应商送货结算等流程。图示如下。
常规采购流程
3.2 网上交易制度
清晰的网上采购交易规则是做好网上采购工作的基础。不同基层单位对网上采购方式的理解和应用不同，执行的采购策略及制定的采购制度也各有不同，决定了必须在更高的层面，从制度角度出发确定网上采购行为的统一性。因此，从审计角度而言，督促上级公司加强制度的建立和完善，同时做好宣贯和指导，努力使规范网上采购成为基层单位的自觉行为。
3.3 采购计划
翔实的采购准备工作是做好网上采购工作的前提。审计监督内容包括：网上采购计划的可行性、必要性以及采购审批等手续的合规性、齐全性；采购方式选择的合理性，是否符合采购物资性质和相关制度要求等。同时，加大事前监督力度，避免由于库存管理粗放，或采购计划安排不合理、编制不准确，从而造成采购不需用的物资、超量采购或积压库存的情况发生，致使企业生产停滞或资源浪费。
3.4 网上采购的质量和效率
充分的网上采购竞争是实现网上采购根本目标的关键。首先，要密切关注网上采购过程中供应商的竞价活跃度。对长期竞价参与客户少于两家，且金额占比较高的采购行为进行重点分析和研判，指导和督促被审计单位拿出解决措施，确保网上采购的竞争性；其次，对网上定向采购行为进行适度监督。虽然采取定向方式主要从采购效率提升方面考虑，但从价格发现角度来讲，仍有改善空间。特别是对单一来源采购进行重点甄别，包括单一采购来源是否审批或备案等。最后，要对各环节采购效率提升进行关注。一方面，督促使用单位加强与内部网上交易平台维护部门沟通，尝试开发图 片发布功能；另一方面，加强对可能存在的紧急采购行为管控。加强急件率的考核，同时，也适度给予生产现场少量金额的采购权限，使得紧急采购情况真正发生时，能在最短时间内满足生产需求。
3.5 供应商动态考核机制
要建立和完善供应商准入、淘汰机制。加强对供应商准入、日常考核以及退出管理，培育有竞争力的供应商队伍。积极发挥网上采购平台的作用，引入更多资质齐全的供应商，形成良性竞争的态势。同时，供应商的报价诚信度也应被列入参考指数，引导供应商对其报价进行合理的控制，使不守信用的供应商得到相应的制裁。
3.6 采购审计长效机制
首先，要对采购报价的原始资料加以规范。应制定专门的报价表，包括供应商名称、产品名称、规格型号、计量单位、年供应量等最基本的信息。此外，更重要的是对于报价构成要进行详细的填报，包括直接材料、直接人工成本、制造费用等信息。而且，还应该要求供应商提供直接材料同期进货的真实有效的发票和采购合同。其次，对于价格信息资料，还应该建立专门的资料库。该价格资料库的数据必须根据市场的真实情况实时更新。最后，还应该完善相应的网上采购审计管理制度。明确内部审计机构以及物资采购管理部门等职能部门的职责和权限，以增强采购方式计划申报和审批的合理性。
4 结 论
网上采购审计是采购环节的一个重要环节，通过定期开展相关审计工作，可以发现网上采购行为中潜在的体系性和结构性问题，并及时督促管理部门和业务部门按照制度要求，减少不规范的交易行为，最大限度地发挥网上采购的优势，确保采购质量，提升采购效率和降低采购成本。
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