档案信息反馈工作落实分析
中图分类号：G277 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）15-0158-01
1 档案利用信息反馈
我国的档案利用理论是在20世纪80年代由吴宝康先生首次提出，他在1985年向南京档案工作者作的学术报告中强调“只有做好档案利用工作，开放档案信息资源，才能使我们的档案工作和档案事业跟上时代发展的步伐”，
档案利用信息反馈是指“在档案利用这一连续活动中，档案工作者和档案利用者将发现的问题和情况、提出的要求、意见、评价和效益等，以信息的方式反过来传输给档案部门，档案部门据此来调节档案工作诸环节，使其逐步完善，在满足利用者需求的过程中不断提高档案管理的水平”。
档案利用信息反馈不仅包括信息的收集、处理，还包括信息的反馈控制，即根据利用者反馈的信息，对档案工作中的偏差或不足及时进行改进，制定出新的科学决策，并及时地再次反馈给社会，因此，档案利用信息反馈是一项连续性、循环性的工作，需要各行为主体积极参与。在对档案利用信息反馈相关概念进行系统梳理的同时，国内外学术界也开始探讨档案信息反馈的重要性。
2 目前档案利用信息反馈存在的问题
2.1 缺乏制度保障。
虽然，国家和各级档案部门制定了有关档案利用方面的法律规范，如《档案法》、《开放利用档案办法》等法律条例，为档案利用提供了一定的制度保障，但总体来说，还未有一部系统性的有关档案利用信息反馈的标准制度规范。由于缺乏有效的监督机制和规范管理，没有严格的反馈登记手续及处理时间上的规定，档案工作者很可能将反馈信息随手搁置，更谈不上有效利用了。因此，这项工作对于档案工作者来说就变得可有可无，而档案利用者本身似乎也没有义务进行信息的反馈，这样一来，就造成了档案利用信息反馈的主要来源：档案利用者和档案工作者反馈动力欠缺，信息反馈工作带有浓厚的被动性色彩。
2.2 反馈模式单一。
通过借鉴相关领域的反馈模式，我们可以将档案利用信息反馈模式概括为三种：直接反馈模式、间接反馈模式及复合反馈模式。直接反馈模式主要由利用者承担，它是指利用者在利用档案过程中对服务的要求、意见或建议直接反馈给档案工作者的模式，这种模式的优点是：直接、方便，有针对性，利用者大多可以通过这种方式表达自己的要求和目的。缺点是：内容单一，价值有限。间接反馈模式可以看作是一种延时的信息反馈，它的反馈来源包括档案利用者、档案工作者、档案行政管理部门等，反馈内容来自档案利用者利用档案后所取得的效益，档案工作者在工作中遇到的各种问题以及学者的研究等。这种反馈模式的优点是，避免直接反馈有可能给档案工作者带来的尴尬局面；信息来源广泛，真实性、可靠性大；经过过滤后的信息价值较大，且较容易执行。缺点是：时效性差、回收率低。复合反馈模式是直接反馈模式和间接反馈模式的结合体，兼具两者的共同特点。
目前，大部分档案馆采用的还是直接反馈模式，社会大众利用完档案后会对档案馆的资源建设、服务质量等提出口头意见或建议，或现场填写“档案利用效果登记表”，构成了档案利用信息反馈内容的主体。档案工作人员作为联系档案馆和利用者的桥梁，他们在工作中会遇到一些决策者无法预想到的问题，这部分信息往往具有很大的参考价值；相关学者的理论研究、社会环境、国家政策对档案利用工作的影响等方面间接信息对于做好档案利用信息反馈工作、提高档案馆的服务质量和水平、提高社会大众满意度意义重大，但是，这部分信息往往容易被忽视。
2.3 信息反馈枢纽机构欠缺。
档案利用信息反馈工作具有综合性和协调性的特点，它的贯彻落实需要多个部门参与，比如，法规处首先要制定档案利用信息反馈的相关规定，由利用处负责反馈信息的收集，编辑处定期将收集的典型事例进行汇编，由对外宣传处负责宣传，等等。但目前来看，各处大都各自为政，缺少必要的沟通和交流。档案利用信息反馈工作主要由利用处承担，其工作主要局限在反馈信息的收集方面，至于如何处理、如何更好地发挥作用还未落实到具体的部门。
3 提高档案利用信息反馈的对策
3.1 加强制度建设。
要做好档案利用信息反馈工作，首先必须建立健全档案利用信息反馈的制度体系，使档案工作者在进行反馈信息的收集、处理、归档等基础性工作时有章可循，使档案利用信息反馈真正成为档案工作者和利用者的一项责任和义务。
作为国家来讲，首先，应对档案利用工作予以高度重视，把握档案实践的发展变化，在宏观上对档案利用实践进行指导和监督，配套制定相关的管理机制和标准。定期或不定期地进行工作指导和监督，为档案利用信息反馈工作的开展提供一个良好的环境。各级档案部门作为提供档案服务的直接主体，应根据档案利用的相关规定，结合本馆实际情况制定具有较强操作性的规章制度，力求将档案利用信息反馈工作纳入本馆的日常工作轨道，使该工作合理、有序、规范地进行，同时吸收借鉴同行的工作经验，避免走“弯路”。
3.2 建立复合反馈模式。
无论是直接反馈模式还是间接反馈模式都有其可取之处，但是，都存在一定的缺陷。复合反馈模式兼具直接反馈模式和间接反馈模式的双重特点，兼二者之长，既可以通过直接反馈及时获取第一手信息，又能通过间接反馈动态地把握好档案工作的变化发展规律。在社会快速发展的今天，复合反馈模式应成为未来档案馆收集反馈信息的主要模式。
3.3 完善信息反馈机构。
在档案馆内，应专门设立一个档案利用信息反馈的调研部门，负责对反馈信息进行收集、调查；定期或不定期地向本馆利用部门提供资料，作为预测利用需求，改善服务质量的依据。这样，不仅可以保证档案利用信息反馈工作的连续性、稳定性，还能使该工作责任归属明确；在人员的配备上，可以从各处选出一位责任心强、业务水平高的人兼任，在完成本职工作的基础上进行信息的收集、调查、汇编。
3.4 拓宽反馈渠道。
“档案利用效果登记表”、书信、电话、调查表等传统的信息反馈渠道由于存在一定的缺陷，因此收效甚微。计算机技术、网络技术等在档案领域的运用，为反馈信息的收集提供了新的渠道：博客反馈。随着博客群体的逐渐扩大，博客的信息资源越来越丰富，它在促进资源共享、信息交流等方面的作用凸显。
档案部门通过建立博客社区，邀请社会各界人士参与业务与理论知识的交流和学习，可以广泛吸收各界意见，获取大量信息。同时，博客的免费性和低技术性也为档案利用者进行信息反馈创造了条件。博客内的评论和留言一般都是人们真实的感受，档案部门可以据此了解用户信息需要，为开展个性化服务奠定基础。手机反馈。移动通讯技术、计算机技术、信息网络技术的结合，催生了一种新型大众化、革命性媒体――手机媒体。手机作为新时代的通讯工具已成为人们生活必不可缺的一部分，手机短信以其编写方便、价格低廉、传达迅速的优点成为社会传播信息的重要方式。
