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基于微信的公共档案馆信息服务的研究

出处:论文网
时间:2017-09-13

基于微信的公共档案馆信息服务的研究

  近年来,互联网早已实现互联互通,其中,移动互联网更受人青睐,截至2015年12月,中国手机网民规模达6.20亿,较2014年底增加6303万人,网民中使用手机上网人群占比由2014年的85.8%提升至90.1%。[1]这就进一步促使了移动社交媒体的发展,以2011年1月

  腾讯公司推出的微信为代表,此后加以逐步完善,具有了公众平台、朋友圈和消息推送等功能,通过网络迅速发送语音短信、视频、图片和文字,给人们的沟通交流提供了便利,给个人、企业和组织提供了信息服务。

  档案部门给人以传统和保守的印象,但面对移动社交媒体的发展,档案部门也积极主动地去适应这一发展趋势,其中,湖北十堰市档案局于2013年9月5日开通微信公众号“十堰档案”,这是最早应用微信的公共档案馆,截至2015年底,“十堰档案”共发布微信信息3000余条,拥有粉丝1.6万余人[2],提高了档案工作的影响力,尤其是基于微信的信息基础设施建设和信息服务内容,创新了档案部门的信息服务方式。因此,以“十堰档案”为例,可以深入了解当前公共档案馆应用微信的信息服务模式,从而提高档案工作服务水平。

  1 基于微信的公共档案馆信息基础设施建设

  1.1 “十堰档案”建设概况

  “十堰档案”于2013年9月5日开通,账号主体是十堰市档案局,主要功能是分享档案相关知识和提供档案查询,进入公众号后,首先可以看到兰台经纬、趣味互动和服务大厅这三个一级栏目。其中,兰台经纬下设四个子栏目:信息快递、档案联播、历史钩沉和出彩十堰,趣味互动下设三个子栏目:答题闯关、档案鉴赏和珍档上传,服务大厅下设四个子栏目:档案查询、服务指南、门户网站和官方微博。

  1.2 档案信息服务人才队伍建设

  “十堰档案”由专门的档案信息服务人员运作,实行制度化管理,市档案局成立了信息联络小组[2],各科室选取一名工作人员组成,由他们负责采集相关信息,确保长期的信息来源;再确定一名工作人员为专门微信信息发布者,通过与各科室相关人员沟通联系来获取信息,对信息进行整合,在重要时间节点发布,确保发布信息的及时性、持续性和实用性。

  1.3 档案宣传平台互联互通

  “十堰档案”的服务大厅栏目下设了门户网站和官方微博,这可以直接连接到十堰档案信息网和官方微博,获取更多的信息资源。档案宣传平台的互联互通,拓展了用户获取信息的渠道,用户能依据自身情况选择合适的渠道,从而促进了档案资源整合和共享。

  2 基于微信的公共档案馆信息服务内容

  2.1 分享档案知识

  “十堰档案”兰台经纬下设的四个栏目都是在分享与档案相关知识,如信息快递主要是关于十堰市档案局的工作动态,用户可以了解近期市档案局都开展了哪些工作;档案联播主要是以新闻视频形式分享档案信息;历史钩沉是体现城市记忆,历史上发生的与十堰相关事件;出彩十堰主要是十堰的现代化情况,如争创全国文明城市等。用户通过兰台经纬里的相关内容,可以了解到十堰档案部门的工作情况,以及十堰的建设情况。

  2.2 开展在线互动

  “十堰档案”开设了趣味互动栏目,可以与用户很好的进行在线互动,让用户参与档案工作,了解档案动态,提高档案意识。如答题闯关,市民可参加市档案局答题闯关活动,每答对十题,可集卡一张,集齐十张卡,可到市档案局领取珍贵档案一份;档案鉴赏是公布一些保存价值高的档案,用户可以了解档案相关的历史知识;珍档上传是鼓励用户保护十堰的珍贵档案,若拥有值得珍藏的档案,可直接上传到官方微信,这就拓宽了档案征集渠道。

  2.3 提供查询利用

  “十堰档案”开设的主要目的就是为社会各界利用者提供良好的服务,因此在开展来馆查询和网上查询的基础上,用户可以直接使用微信查询开放档案和现行文件[3],如同在网上查询一样,更方便、快捷、准确和广泛地获得所需要的档案信息资源,档案馆也能提升档案信息服务能力,实现档案资源共享。

  3 “十堰档案”对公共档案馆应用微信信息服务的启示

  3.1 建立用户沟通与反馈机制

  目前,很多微信公众号站是站在自己的立场向用户做推送,档案部门也不例外,这就导致档案部门和用户之间没有实现很好的信息对接,档案部门推送的信息用户不喜欢,用户想了解的信息档案部门却没有及时的展现出来,因此,要建立用户沟通与反馈机制,且最重要的是,档案馆要做用户调研,可以基于微信平台进行问卷调查,了解用户心理和需求,进而推送用户需要的信息;其次,档案馆要与用户多开展在线互动,如“十堰档案”开设的答题闯关和珍档上传活动,这就调动了用户参与活动的积极性,提升了档案信息服务的质量。

  3.2 消息推送形式多样化

  档案给公众留下的多是沉闷的印象,而网络平台具有自由和包容的特性,那么档案部门就可以利用微信来改变公众对档案的传统印象,赋予档案新的意义。目前,档案馆多是以文字推送为主,少数是图文推送,以后可以多利用视频和音频,向用户展现一些与档案相关内容,给予用户视觉和听觉上的冲击,而且可以结合影视剧,如之前热播的《琅琊榜》,剧中情节就展示了档案归档的过程,档案部门就可以将其截取再整合推送给用户,这就拉近了公众与档案的距离,增加了档案信息服务内容的趣味性。

  3.3 要有明确的功能定位

  个人和组织在设立微信公众号时要明确设立的目的,以及要发挥何种功效,由于公共档案馆的主要业务工作是收集、保管和利用档案,那么在设立微信公众号时也要体现档案工作的性质,发挥档案的价值。“十堰档案”的功能是分享档案相关知识和提供档案查询,这就极大的方便了公众的查询利用,目前多数档案馆的微信公众号都能分享档案相关知识,但对于档案查询还较少涉及,这还有待开发挖掘,公共档案馆的微信公众号要明确功能定位,让用户接收有效的档案信息,同时让档案在行政、业务、文化、法律和教育等方面发挥其凭证价值和情报价值,以此来提升档案信息服务的影响力。

  3.4 提供有价值的档案信息服务

  公共档案馆除了在微信公众号上做宣传推广以外,还要给用户提供有价值的档案信息服务,而不只是向用户推送档案馆相关的工作动态信息,不然这就只是在重复公布官方网站上的信息。由于现在人们的阅读多是碎片化的,因此根据馆藏内容,整合相关信息,给用户分享档案知识,是提供有价值的档案信息服务的重要表现,同时,还要注意信息推送的实效性,要及时有效的给用户发布信息。如“十堰档案”的历史钩沉和档案鉴赏栏目,就向用户展示了十堰的社会记忆以及相关的档案知识,给用户提供了学习平台。公共档案馆利用微信提供有价值的档案信息,这是对用户的负责。

  如今微信已成为一种生活方式,改变了人与人、人与物之间的沟通交流,创造出了移动互联网的新生态、新部落,档案部门也应该顺应这场变革,勇于接受新事物,创新档案信息服务,转变公共档案馆的公共服务,为档案馆和档案部门树立新形象,使公众更多地了解档案信息,提高公众档案意识,提升档案部门服务水平。

基于微信的公共档案馆信息服务的研究

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