档案信息化保密管理工作的研究
中图分类号：G26 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）13-0151-01
0 引言
我国的档案信息化建设始于上世纪90年代，自建设初始便将档案管理的安全工作放在了首要位置上。在实现由纸质资料向数字化资料转变的过程中，对于档案管理的模式及技术应用都随之发生了变化，新技术的加入即要求管理制度体质的转变，又要求信息化软硬件的技术更新，这也为档案信息化的保密工作提升了难度。本文立足于在档案信息化建设中遇到的实际问题与难点，详细阐述了档案信息化变革中如何对保密工作影响和解决策略等问题。
1 档案保密工作在信息化变革中的问题
档案信息化建设的趋势势在必行，这也要求与档案有关的相关工作必须紧跟改革的步伐，能够完全与信息化轨道接轨。尤其像保密工作这种较为特殊的管理工作，不仅要在制度及管理上转变，还要根据信息化平台的要求，在技术条件和人员素质上满足保密工作岗位的实际需求。在档案信息化的转变中，保密工作主要遇到了以下问题：
1.1 管理规范中的问题
实现信息化的主要目的在于简化复杂的管理流程和精准的确立管理规范。在传统管理模式的层层审批中，保密工作需要接触的流程较为复杂，这就相对提高了保密工作的安全性。批阅式的审批流程，需要根据保密规则进行签字确认，最终的结果还需要人工核对，这虽然较为繁琐，但也为保密工作起到了关键的保障作用。在实现信息化管理后，涉密审批不再如此繁琐，根据信息化的技术条件，在网络中即可形成审批核定，人与人的接触活动减少，反而降低了保密工作的严格性。
1.2 硬件条件遇到的问题
实现信息化档案管理后，资料的储存以数字化档案为主，兼顾纸质文稿档案，表面上看来增加了对基础设施的要求，与之相关的配套设施更加多样化和复杂性是不言而喻的。以某单位档案信息化建设为例，传统的保密档案保存要求为独立的密闭空间、安全锁具、通风及消防设施等，改制后还要增设机房、空调、供电保障等必要设施，不仅在空间上没有得到节约，反而增加了设施的投入费用。
1.3 人员素质问题
在档案信息化的改革中，对保密工作人员的要求也随之提升，导致了部分工作人员因条件不能达到要求而产生情绪思想波动。例如：某机关保密科的一位员工，在职几十年从未出现工作纰漏及疏忽，属于机关绝对放心的人员，但实现信息化管理后，因对技术设备操作的掌握不能达到要求而被迫转岗。这样的例子说明在以保密工作为核心任务的管理人员，，首先要根据工作实际情况，达到岗位基础需求，才具备任职资格，其次必须在政治思想觉悟上满足保密工作的规范要求。
2 档案信息化保密工作的改进措施
档案信息化的安全保密工作是档案工作的重要内容。主要是保障档案实体、档案信息和数据的安全，避免泄密问题的出现。档案信息化过程中应优先考虑保密工作的问题。
2.1 管理模式的变化
从传统保密工作衍伸到信息化保密工作，其工作性质发生了变化。档案信息化的保密工作主要将信息化数据的处理流程和读取存储权限进行严格监管，通过对电子信息设备的软硬件设置建立起安全操作流程，并对整个过程进行监管。其系统组成包括了：档案信息系统及设备使用的安全保密规章制度，数字化信息涉密人员的管理办法，数据存取的安全保密方案，信息化设备的管理方案，人员身份识别管理方案，访问控制规则方案，密码密钥的管理规定，保管维护及相关工作人员的管理职责等。
在实际工作中，对于信息化档案保密工作的规程管理要从上至下统一贯彻，依据保密管理工作中对人、物、环境因素的运动逻辑规律，找出漏洞并采取有效措施加以弥补，有效降低泄密事故的发生概率。档案信息化工作的安全保密控制主要包括：规章制度的建立，网络和计算机安全方案的确立，场所的选择和安防系统的建设，档案实体的使用和保管，数据库的维护、整理和数据备份。
2.2 硬件技术的提升
档案信息化首先要在场所的选择上符合安防要求，主要遵循以下几个原则：
（1）数字化信息档案的建立必须符合计算机主机房的技术条件要求，在供电、消防、控温控湿、监控、防盗的配套设备要符合具体要求。例如：监控设备要做到全方位无死角24小事实时监控，视频数据的保存期限不得低于120天，视频监控设备必须由专人专职监管，监控设备必须采用独立供电线路及备用电源，信号线路必须采用内部走线等。
（2）对于机房的进出管理，采取用户身份识别与密码双重验证，通过输入密码时对指纹的核对实现了双重身份验证的保障。并采取伪装报警措施对密码报警进行伪装，以防工作人员被胁迫状态下的报警伪装登陆。
（3）信息化档案资料的存储设备必须经过国家安全部的技术认证，实现唯一性的读取接口，避免资料外泄；其存储介质不可拆卸及轻易破坏，具备防水、防电磁、防撞击的能力。数据读取的拷贝及下载须经2人的共同认证完成。
2.3 人员素质的转变
对于信息化档案保密管理人员的要求主要体现在以下几个方面：
（1）首先，作为专职的信息化档案保密管理人员必须具备较高的基础文化素质，具备计算机操作基础能力，能够独立完成作为档案信息化管理中对设备操作的基础要求，具备一定的计算机安全使用意识，能对信息化保密工作的基础常识有深入的了解。
（2）在满足第一点的基础上，信息化档案保密管理人员还应具备极高的政治思想觉悟，还要具备很强的保密意识和相应的保密专业知识技能。涉密人员还应认清保密形势和敌情教育，保密工作方针、政策和法律法规教育，保密知识技能教育，岗位职责教育等。
（3）管理人员还应在实际工作中，根据接触的实际情况，提出合理化的整改意见和方案，通过查缺补漏的方式杜绝涉密问题的发生。
3 总结
档案保密工作要适应社会、经济、科技等发展的需要，在保护国家秘密和维护国家安全利益的同时，完善各项管理度，加强对秘密档案的管理工作，进一步做好档案开放中的保密工作，是每一个档案工作者责无旁贷的使命。通过对档案信息化保密管理工作的深入探讨，了解了在具体工作中的实际问题与难点，这就要求作为管理者必须解放思想、转变观念，按照我国档案保密的方针，依靠科技的强大生产力与制度和管理体制的变革，通过对相关工作人员的素质提升能够更大的发挥出应有的价值，使档案保密工作更好地为我国经济、社会、科技的发展服务。
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