如何加强文书档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）13-0152-01
在我国事业单位的发展过程中文书档案管理工作一直是其中重要的组成部分，而事业单位文书档案管理工作的进行需要对于存在的问题进行有效的解决，因此在这一前提下对于新形势下事业单位文书档案管理工作进行研究和分析就具有极为重要的现实意义。
一、单位文书档案管理的特点
（一）文书档案管理的重点是收集和保存
在一个单位的日常组织和运营过程中，要产生很多的档案文件，这些档案文件大多涉及到单位的人事关系、单位组织运营过程中的记载、单位日常文件、单位的书报以及相关物品的存档档案等。其在管理的过程中就是将这些东西用档案记载的方式记录下来，并且通过分类的方式存放在档案管理室内。所以，单位的文书档案管理重点就是将各种资料收集起来，并且做出有效的归类和记载，在此基础上进行档案的保存。文书档案管理的重点也就放在了资料的收集和保存层面。所收集的资料要求要全面，并且针对档案所作出的归类要科学，方便人们的查阅。
（二）单位的文书档案管理主要是文书工作
单位的文书工作主要包含了文件资料的收集、记载、归类、整理以及存档等工作。单位的文书工作的全过程也就是档案从收集到整理保存的过程。但是，单位档案的工作是在文书工作的基础上对单位的档案进行收集和整理保存的。所以文书工作就成为了单位档案工作的基础。档案主要是来自于文书的工作，文书部门将单位组织和运营过程中的相关资料通过整理和保存，进行整理，定期的向单位的档案部门提供归档。所以，单位的文书工作在很大程度上直接决定了单位档案的质量。
二、单位文书档案管理中存在的问题
（一）文书工作与档案工作的衔接问题。
文书工作与档案的管理工作有一定的联系，但是两者之间又有很大的区别。所以，在现实工作中，只有将单位的文书工作与单位的档案管理工作相互结合，形成统一的管理整体，才能够在实际工作中取得更好的效果。在实际工作中，大部分的单位都是将单位的文书工作与档案管理工作分开进行。这样的工作方式是一个比较科学有效的方式，但是在这样的工作方式下，单位的文书工作与单位的档案管理工作就产生了一定的距离。文书工作人员在工作的过程中不重视档案管理的后期工作，而档案的管理人员也很少会考虑文书工作的相关问题。这样的话就使得单位的文书工作与档案管理工作出现了更大的距离，使得相互之间的衔接存在比较大的漏洞，从而影响到了单位档案工作的质量。
（二）文书档案工作人员的缺乏。
当前，在实际工作中，单位的文书档案工作人员一般情况下都是由别的部门工作人员兼任。这样虽然在一定程度上节省了人力资源，并且也节省了开支。但是，文书档案工作本身是一项比较专业性的工作，其要求文书档案的工作人员能够有比较好的专业基础知识，要有一定的档案管理知识和经验。所以，这样的用人模式使得在单位的档案工作中存在诸如档案管理范围不明确，档案收集不及时、档案的材料真伪不明、档案的分类出现错误等。这些问题主要是由于文书档案的工作人员自身疏忽造成的，这也在一定程度上反映出了档案文书档案管理工作人员的自身素质问题。
（三）领导的重视程度不足。
文书档案的管理工作，在当前大多数的单位中都是一项比较琐碎的工作，同时也只是众多办公室职能中的一个小部分。大部分的领导对单位的档案管理工作不够重视。大部分领导的心中都认为档案的管理工作只是一个比较简单的工作，并且在单位的众多职能部门中也只是一个次要的部门。所以，单位的档案管理投入缺乏，使得单位的档案不能发挥出应该有的作用来。
三、提高单位文书档案管理水平的建议
（一）提高单位文书档案管理工作的地位。
要想提高单位文书档案管理工作的地位，首先就要求单位的领导必须要转变传统的思考模式，重视单位的文书档案管理工作。同时，要从多个方面入手，有效的规范单位的文书档案管理工作。同时，要加大对单位文书档案管理工作的投入，引进相关的专业设备，着手对单位的文书档案管理工作进行信息化改造。单位领导要对文书档案管理工作进行重视，就必须要认识到文书档案管理工作的重要作用。在决策的过程中要有效的参考文书档案所保存的资料。只有这样才能够有效的提高单位文书档案管理工作在单位中的作用。
（二）做好文书工作与档案管理工作的衔接。
单位的文书工作是档案管理工作的前提，如果两者衔接不好的，将直接影响单位文书档案管理工作的实际效果。所以，要做好文书工作与档案管理工作的衔接，有效的将单位的文书工作与档案管理工作统一起来。同时，要制定相关的规范，从细节处把握好文书工作与档案管理工作。制定统一的工作标准和规范，尤其是对于档案来讲，文件的格式、文件的归类、文件的整理标准等，都要制定一定的规范，只有在一定的规范下才能够有效的将单位的文书工作与单位的档案管理工作衔接起来。
（三）引进专业技术人才，做好培训工作。
对于当前很多的单位来讲，文书档案管理工作没有专门的工作人员，这无疑对单位的文书档案管理工作十分的不利。所以，要加强对单位的文书档案管理工作人才的引进。在引进人才的过程中，要注意选择那些有一定的文书档案管理基础知识，并且具备了与单位相关的知识和技术的高素质人才。对于那些有专门文书档案管理人员的单位来讲，要通过定期的培训和考核制度，有效的提高单位文书档案管理工作人员的素质。同时，还要要求员工严格的遵守工作规范，对于文件资料的处理要严格的按照标准化流程进行处理。
（四）促进档案信息化建设
纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，因而要促使档案信息化建设加快发展，在实现了办公自动化的同时，促使文书档案信息化建设迈入一个新的台阶。将文书档案通过网络融合为一体，实现真正意义上的信息资源共享。以往利用者必须到档案室才能利用，而网络化建成后，利用者可以在自己的办公室对档案数据库进行浏览、访问。将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室阅览，从而提高了档案检索利用服务质量。而新的文书档案剧增，档案信息化管理迫在眉睫。各档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。在管理手段上，要积极参与单位办公自动化系统的设计与建设，密切结合本单位办公系统与信息管理工作的实际，提出档案管理方面的要求和建设，科学推动电子文件归档工作。
结语：
随着我国国民经济整体水平的持续提升和事业单位发展速度的持续加快，新形势下事业单位文书档案管理工作得到了越来越多的重视。因此事业单位档案管理人员应当对于工作中存在的问题有着清晰的了解，从而能够在此基础上通过实践的摸索、提高来促进我国事业单位档案管理整体水平的有效提升。
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