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青年干部如何做好文秘工作??

出处:论文网
时间:2017-01-18

青年干部如何做好文秘工作??

  文秘工作是各级领导机关及各类企业日常工作的重要组成部分,是办公室工作承上启下、联系内外、沟通左右的纽带,为领导工作起着参谋和助手工作。青年干部在从事文秘工作时,能否成功的塑造自己的文秘角色,需要关注以下几点:

  一、日常工作岗位流程及主要职责

  文字秘书在单位里除了要发挥领导的参谋助手作用外,还要承担文稿撰写、公文处理、信息收集、综合协调、企业宣传等方面的任务。起草、整理公司年度工作要点、工作总结、公司领导年度工作报告等文件材料,协助起草公司领导讲话稿、发言稿等各式材料,列席总经理办公会议、总经理专题会议做好会议记录、讲话录音等会务工作,并根据需要负责整理会议纪要、会议决议等有关材料,协助起草或审校公司对内、对外印发和报送的文件,协助起草办公室工作总结、等各式材料,参与公司网站建设、党务整理工作、通讯报道以,参与公司内部各类活动,做好日常事务性工作和完成领导交办的临时性事务,都是文字秘书所要掌握及做好的工作。

  二、文秘工作重点及能力要求

  1.办公室工作对于文字秘书的基本要求就是文字功力的考察和运用。这一方面要求自身要有足够的理论水平,熟悉公文写作的原则与特点,另一方面还要经常研究领导的讲话稿与各类公文,从对比中不断总结、摸索出公文写作的技巧、规律、套路,从中找出差距,要学会更深一步的站在全局的高度去观察、分析问题,既要善于观察分析宏观形势,从中把握大的发展走向,又要善于观察分析微观现象,尽可能掌握多方面的情况;还要善于在“结合”上做好文章,使自己所写的材料有高度和深度。在工作过程中,要主动查阅有关文秘工作规范性文件及规定,调查研究、了解、收集国家、行业、公司发展方面的信息资料, 进一步熟悉语言文字知识、文秘专业知识及综合专业知识,提高自己的文字水平。

  2.办公室工作的另一个重点就是对公文的处理。公文处理要求坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。对于领导交待的材料或原稿,仔细阅读。在弄清发文的目的、对象、内容、要求、时间等要素的基础上,依据领导的意图适当补充细节,完善结构,规范语言。同时必须要严格遵守机关公文处理有关条例和办法,严格按照法定的格式撰写和审核公文,不能随心所欲。在文件的套打、修改、附件扫描,红头文件的分发、寄送,电子邮件的发送各个环节上,都要仔细去逐一核对,规范每一处用语与格式,以确保发文质量。

  3.办公室是公司运转的一个重要枢纽部门,对公司内外的许多工作进行协调、沟通,做到上情下达,这就决定了办公室工作繁杂的特点。文字秘书每天除了本职工作外,还经常有领导交办的计划之外的事情需要临时处理,而且通常都比较紧急,这就要求锻炼自己的快速反应能力,能够做到利索、条理的处理好领导交办事务。对领导交派的每一项任务均不放松,做到认真对待、妥善完成。树立“没有任何借口”的工作习惯,只为成功想办法,不为失败找借口;培养“办公室工作无小事”的思想意识,从小事抓起,从基础做起,努力学习,查找不足,改进自己的工作方法,提高工作效率,做好服务工作。

  4.多下基层,善于创新。一份高质量、有分量的材料,关键是提升材料的高度、力度、深度和广度。文秘工作者要多到基层去,到一线去,全面、具体、深刻地掌握第一手资料,了解具体工作的操作和难题的破解,加强工作实践经验的积累,而不是闭门造车。在材料中,把握好创新型、经验性、思路性、指导性的工作,对亮点工作和典型事例适当发掘,对做得好的单位和下属起到肯定和鼓舞作用,对做得好的单位是一种鞭策和促进。

  三、文秘自我提升要点

  文字秘书作为领导的参谋助手有它自身重要的职能。青年干部首先要严于律己,积极的向领导、向老员工学习,不断完善自身综合素质。可以自己定下四点基本要求,即:“脑勤”,多学习,多思考;“嘴勤”,向领导多请示,多汇报;“手勤”,就是自己多练习,多总结;“腿勤”,及时完成领导交代的事项。在工作中要从以下三个方面加强,努力成为一名优秀的文字秘书。

  1.作为办公室文秘,学习好基本理论知识是写作的根基,没有对文字的敏感性与熟练应用,就不容易做好基础文秘写作工作。因此,在日常工作中,要努力养成自觉学习、敏锐捕捉、善于思考借鉴、勇于创新的良好习惯,把提高自己的写作水平作为增强能力的重点。同时利用每次下基层的机会,多看多学,增强文字材料的实践性和实用性。

  2.善于转换角色。要写出高质量的讲话材料,最关键的是要转换角色,大胆进行角色模拟,完全把自己摆到领导的位置上去思考、去谋划。角色模拟,不是行拟,而是神似,要进入到领导的思想、内涵、风格和境界里面去。角色模拟越到位,材料精准度就越到位。

  3.加强专业性课题的研究,对所在行业及单位所面临的一些重要问题和重要决策,做一些专业信息的搜集、整理和总结,尽管可能是粗浅的、不成熟的,但能增加自己对整个行业、市场、政府相关政策等专题知识的深入,为今后大材料累积所需知识,增加认识问题的深度和广度。

  4.培养自己的个性。俗话说,兵无常式,水无常形。材料最忌讳的就是雷同,不能千篇一律。要因时、因事、因地、因人有所变化,或独树一帜,或别具一格。要形成独特的角度,独特的思想,独特的风格和文采。

  5.培养自己谦虚谨慎、认真好学的工作态度,善于总结工作中的得失,避免出现不必要的错误。办公室工作看似无大事,实则千头万绪、细致繁琐,要求时效性、细致度比较高。这就要求必须树立效率意识,提高快速反应能力,对领导交办的事项要第一时间即交即办,认真对待,注重细节,达到积极主动、又好又快的做好本职工作。

  文秘工作有它的特殊性,要有甘于奉献、吃苦耐劳的品质。作为一名青年干部,增强学习意识,提高工作效率,耐得住寂寞,守得住本职,脚踏实地,保质保量的完成领导交办的各项事务和办公室各项工作,成为一名优秀的文字秘书!

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