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文秘专业本科生如何提高公文写作能力

出处:论文网
时间:2017-01-26

文秘专业本科生如何提高公文写作能力

  文秘专业本科生的公文写作能力,不仅是其写作水平的体现,而且是为了适应社会需求所必备的一项技能,公文写作能力可能直接影响他们进入社会时的工作质量。虽然文秘专业学生在校开设过公文写作相关课程,但其整体公文写作能力仍旧令人担忧。因此,本文将通过调查问卷、访谈等形式了解常熟理工学院文秘专业本科生公文写作能力的现状,通过分析、研究现状,探究其能力欠缺的根源,最终从学校、教师、学生及企业四个方面找出提高其公文写作能力的对策或建议。

  一、大学生公文写作能力现状分析

  应用文写作课程是文秘专业学生一门重要的必修课程,该课程旨在培养并提高学生的应用文写作能力,尤其是公文写作能力。笔者将从文秘专业毕业生、在校生及相关企业的角度采用调查问卷、采访等方式了解该专业大学生公文写作能力现状。

  (一)毕业生关于公文写作能力的反馈意见

  笔者所在的高校每两年都会对毕业生进行跟踪调查,了解他们在社会上工作、生活的情况,并就其反馈的一些问题调整、完善教学工作。据相关负责的老师反映,文秘专业毕业生的总体就业质量不及师范生,就业岗位多而杂,但无论是政府机关、企事业单位或中小型私人企业,对于文秘专业毕业生的要求不仅要有较强的口头表达能力,较高的公文写作能力也不可缺失。就整体毕业生而言,其公文写作能力的薄弱是其工作能力得不到提高的主要因素之一。

  为此,笔者做了一次调查问卷,共发放100份,有效问卷85份。调查对象主要是常熟理工学院2012届、2011届和2010届的文秘专业毕业生,且他们都有在办公室工作的相关经验。经数据统计、分析,笔者所在高校文秘专业毕业生就业的一些情况如下:毕业生大多从事过不止一份工作,且工作单位一般都是中小型企业;大多数人表示在工作中不能做到游刃有余,能力仍有待提高;在公文写作方面,所在单位对新版公文条例都予以一定的实施,且文种如公告、通知、报告、会议纪要等几种公文使用频率较高,但因他们刚进入企业,一般都不能直接接触到办文,一是领导不放心,二是毕业生的写作能力确实捉襟见肘,只有在熟悉了相关业务和得到领导的信赖后,才有可能授权其去写公文。据此,笔者分析得出两点:一是文秘专业毕业生在校时期没有高度重视公文写作能力的培养,以致到社会上工作时,提笔忘字,离题千里。二是社会对文秘专业学生公文写作能力有较高的要求,而毕业生却无法达到。

  (二)在校生关于应用文学习的采访记录

  对于文秘专业在校学生,笔者主要是采访已经开展过或正在开展这门课程的学生,了解其对新版公文条例的熟悉度、对该课程的重视度及对课程教学的一些建议等。其大多表示这门课程枯燥、无聊,有时跟不上老师的进度,对于文种的练习和公文的模拟撰写,只是流于形式,并没有达到实际的效果。

  采访中,学生提到公文写作的几大难点:一是在公文改错中,对于文种的判断易混淆,如公告与通告,二者都是公开发布的公文,但在发布事项的重大性、发文机关及收文对象上有区别,但对于只学习过一篇该文种公文的学生而言是很难辨认出来的;还有报告与请示,都是上行文,有诸多相似之处,而主要的不同是报告上级不一定要回复,但请示则必须回复,而且报告可一文多事,请示则不然。二是公文格式的要求严格,常见错误有称谓语未顶格、标题中滥用书名号、附件格式错误,以及四、六角括号混用及抄送单位错误等。三是在公文写作中词语表达严谨,公文中的每一句话,每一个字都有实际意义,因此对语言要求较高,在拟写公文中,学生语言易口语化,不够严谨。四是公文与事务性文书的区别不太明朗,因事务性文书种类繁多且与公文有交叉之处,在公文写作中二者也易混淆。

  据此,笔者总结得知:在高校公文写作课程教学中,有些偏理论、轻实践的不良倾向,这会在公文撰写中产生很多问题。

  (三)相关企业对文秘专业学生满意度的调查

  对于相关企业方面,我们主要是调查常熟的一些地方企业,笔者发了30份调查问卷,有效问卷为27份。经过数据统计和分析得知,大多数企业对于笔者所在高校的文秘专业毕业生还是基本满意的,认为其基础知识扎实,在岗认真负责,但某些企业表示其在有些方面的能力有待进一步提高,如沟通能力、公文写作能力及英语水平等。通过与相关企业办公室人员的交流得知,文秘专业学生在公文写作方面,不能满足他们的要求,常常会犯一些低级错误,如文种选择混淆、公文格式乱用或是语言表达口语化等,在新员工前期的培训中该专业学生没有表现出对公文写作应有的兴趣或重视程度。

  通过这三个不同的视角,笔者对于文秘专业本科生的公文写作能力的现状及社会对其的实际要求有基本的了解,至少可以得知,文秘专业毕业生的公文写作能力并不能满足企事业单位的要求。在企业竞争日趋激烈、信息时代高速发展的今天,公文写作在政府机关、企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用,因此,培养文秘专业本科生提高各类文书写作能力,对于其进入社会工作具有重要意义。

  二、大学生公文写作能力薄弱的根源

  根据上述文秘专业本科生公文写作能力现状的调查,我们可以发现其公文写作能力与社会的要求存在一定的落差,造成这种落差的原因是多方面的,笔者认为可从以下三个方面剖析。

  (一)学校课程建设与课堂教学

  为了适应社会的需求,各大高校在七八十年代纷纷开设文秘相关专业,经过三十几年发展,各大高校形成了各自的办学规模和特色,但公文写作课程整体上还没有形成系统的理论指导教学。高校在制订培养方案时没有给予公文写作足够的重视,因文秘专业划分在中文系,高校在课程设置中多为文学、语言类课程,而秘书相关的课程如公文写作、秘书实务等,则设置相对偏少。在课程教学中,相关老师仍沿袭传统课程的教学方法,重理论而轻实践。但公文写作不仅是一门学问,更是一种技能,尤其在新版公文条例颁布后,更体现出该技能的实用性和时代性。教师在教学中,如果没有大量的实例操练,就很难提高学生的公文写作能力。学校方面未加大该专业学生见习实习的力度,未能在学生课余时间积极引导其关注和提高对公文写作的兴趣等,导致该专业学生公文写作能力较薄弱。   (二)学生学习状况与自身惰性

  每一位大学生都是经历了十年的寒窗苦读,终于来到所描绘的“象牙塔”般的大学,身边没有了老师的督促、家长的唠叨,加之大学学习任务没有初高中繁重,这样他们很容易自我放松,不思进取,在学习公文中也懒得动手。少部分自制力不强的学生对学业不够重视,未能达到学校的要求,有种“混文凭”的思想,导致其学习成绩不够理想。公文写作是一门操作性很强的课程,需要学生在了解、熟悉各类文种及使用要求的基础上,不断地提笔拟写公文,在一次次练习中,掌握规则,熟练应用,锤炼语言,形成风格。学生的学习积极性明显不足,也是其公文写作能力薄弱的原因之一。

  (三)与公文复杂而严格的文体有关

  按照2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》第二条规定表示,行政公文是“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具”。2012年7月1日国务院发布党政公文条例,表明党政公文条例一致,其中文书文种也有所变化,现共有十五种:决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要,每一种文种都有适合其使用的情况、固定的格式、特定的收文对象及产生、运行等严格的法定程序,这些都加大了文秘专业学生学习公文写作的难度。此外,不同的单位或企业会有一套在遵照国家公文规定的基础上,制定出的适合本机构使用的文书使用规范等,这些无疑又一次增加了公文写作的复杂度,使学生在学习公文方面提高缓慢。

  三、大学生公文写作能力提高的对策

  针对上面三个原因,笔者将从学校、教师、学生和企业四个角度寻找提高文秘专业本科生公文写作能力的途径。

  (一)学校学院工作方面

  高校是学生学习和能力提高的一个重要平台,学校学院的相关工作安排会直接影响学生能力的培养,在提高文秘专业学生的公文写作能力方面,学校学院可以从以下四个方面改善其公文写作能力薄弱的现状:

  1.合理设置课程,修改培养计划。常熟理工学院文秘专业因隶属人文学院,所以学校在课程设置上多为文学、语言类课程,如现当代文学、古代文学、古代汉语、现代汉语等,相对忽略文秘专业类的课程,如公文写作、秘书实务、办公自动化等,因此学校应合理设置课程,根据目前社会对该专业学生的要求修改、优化培养方案,提高对公文写作课程的重视度,尤其注重实践环节,反复训练学生,提高其对新版公文条例的熟悉度,切实提高该专业学生的公文写作能力。

  2.重视师资建设,优化考核环节。据笔者了解,目前高校从事公文写作课程教学的教师大多是中文专业,虽然这些教师的基础写作理论和基本功比较扎实,但他们往往缺乏公文写作所需要的实践经验,不能在教学中做到与实际情况相结合。因此,学校应提高教师公文写作的专业化水平,加强公文写作课教师队伍建设,丰富该教师队伍的人员结构,安排具有实践经验的教师担任此课程。在课程考核方面,要改革考试方式,不应该再是单一的笔试考核,可以以成果为导向,积极鼓励学生根据新版公文条例要求模拟撰写公文,最终提高公文写作能力。

  3.加大见习实习力度,拓展写作实践平台。校方应积极争取与政府机关、企事业单位合作,形成学校与社会、校内与校外相结合的教学模式,可以安排学生以秘书、职员的身份到党政机关、企事业单位参与文秘工作,也可以安排他们到校内党政机关、二级学院办公室等进行观摩见习,积累一些社会经验。其次,通过各种组织如学生会、学生社团等学生机构开展根据新版公文条例要求的公文写作比赛等活动,激发学生对公文写作的兴趣,在学生组织的各类校园文化活动中,有意识地培养其公文写作能力,要求学生多看多写多练,促使学生公文写作水平的提高。

  4.积极听取学生心声,突出其主体地位。学校应随时关注学生的学习动态及其提出的相关建议,并尽可能满足其需求,从而突出其主人翁意识。如在日常学习中,学校可以定期开展学生座谈会,深入地了解他们的需求与不满,并及时做出反馈,提高其学习效率和积极性。校方可以邀请业界名人或公文写作方面的专家到校开展相关的演讲或座谈,让学生真正了解到当下公文写作的重要性,通过这些新鲜血液的注入吸引其对公文写作的关注和学习。

  (二)专业教师的教学方面

  专业教师的教学水平与方法是提高学生公文写作能力的关键,因次要提高文秘专业学生的公文写作能力,教师的教学同样值得关注。

  1.提高授课效率,增加知识含量。公文写作是一门与现实生活息息相关的课程,教师在授课时,应关注并结合时下热点时政信息,激发学生对课堂的兴趣,从而提高授课效率。教师在教学时不应照本宣科,视野仅仅局限在课本上,而应该把课本单调的理论知识结合生动的案例,使之鲜活化,易被学生吸收、接受,从而增加课堂的含金量。

  2.改革教学方法,增加实践环节。在公文写作理论教学中,可采用“案例分析、病文改错、集体讨论”的教学模式,通过错误的纠正使其对理论的知识加深印象。在文种写作练习教学中,以实训为主,但为了防止其理论知识的遗忘,则要以理论知识为辅,采用案例研究、模拟写作等教学方法,选择优秀范文,供学生学习、模仿,直至其能够独立撰写公文。其次,以职业需求为导向,最大限度地激发学生对公文写作的兴趣,使其明白公文写作能力在职场上的分量。

  (三)文秘专业学生学习方面

  公文写作能力与学生的写作能力是密不可分的,在学习公文写作过程中,学生学习有关写作的相关要素如语言能力、文章布局等也是很重要的。

  1.重视文章写作,提高语言能力。公文写作是一种特殊的写作,要写好公文,首先要重视文章的写作,学生在校期间,应多读书,多动笔,养成爱写作、勤写作的好习惯。好文章都是在一次次的修改中产生的,对于公文也是。初稿写出后,应该反复修改、搓摩及推敲,关注文章的每一个细节,一句话、一个词、一个标点都不要放过,这样多次反复锤炼修改,不仅使公文的材料精细,结构缜密,语言精要,而且对提高其写作能力具有显著功效,同时也提高其语言表达水平,久而久之形成具有个人特色的语言风格。由此作为基础,提高公文写作能力将比较容易。   2.学习公文条例,模拟撰写公文。公文写作能力是文秘专业本科生重点培养和提高的能力之一,具有较强的公文写作能力对于今后的工作、生活具有重要的意义,学生不仅要在课堂上学习公文写作的理论知识,如新版公文条例中的15种公文文种、文种的使用范围、发文收文的流程及严格的文种格式等,而且要在课后主动研读经典范文,模拟公文写作,此外,还应积极参加校内各种与本专业相关的活动或组织,多多接触公文写作及秘书相关事宜,不断锻炼,提高综合能力。

  3.关注写作流程,全面掌握公文。写作虽然是一项抽象化思维的活动,但它有一些基本的流程。要想写出好文章,首先应积累资料并整理归纳,学生在生活中应多留意身边的事,关注社会新闻,不断地积累有用素材,对之进行合理的整理和归纳,以供未来的写作。其次要乐于思考,巧于借鉴,公文写作是针对某一问题的解决方法,体现的是学生分析、研究和解决问题的过程,因此学生要乐于思考,巧妙借鉴素材,不可生搬硬套。再者重视提纲的撰写,在公文创作阶段,提纲是写作综合能力的体现,它是搭建公文结构的框架,是作者思路的体现,好的提纲有利于公文的成功撰写。关注写作的基本流程后,还应注意每种公文的特定格式与要求,了解公文的独特性,这样才可能写出优秀的公文。

  (四)社会企业方面

  企业对于高校人才的培养具有重要作用,其不仅是高校培养人才的标准,而且为毕业生提供发挥和提高其才能的场所。

  1.加强与高校的联系,为本科生提供实习机会。企业要获得优秀的专业秘书人才,必须参与培养人才的队伍中。企业可与本地高校合作,为高校文秘专业的学生提供实习的机会和场所,使其较早接触到秘书岗位的相关工作,如公文写作拟写、发文、办理等,从而提高在秘书方面的综合能力。据笔者了解,常熟理工学院文秘专业的毕业生都曾到过如常熟档案局、常熟市政府等单位见习,其中有些也去常熟有名的地方民营企业,如波司登、隆力奇及南极人等实习。

  2.重视本单位公文质量,合理保存公文相关材料。据笔者观察,许多机构或企事业单位,在其对外发布的公文中,都会犯一些低级问题如格式错误、文种错用、抄送单位写错等,这就要求相关单位严格把关公文的质量,要做到严于律己,为社会,为学生树立好的榜样。同时,企事业单位应该注意文档的管理和保存,有利于为学生实习提供材料。

  3.关注高校的教学改革,注重学生技能培养。大学生是推动未来发展的主要人才,企业有责任关注高校的相关教学改革,提出相关有建设性的意见,从而使高校培养出德才兼备的优秀人才。在与高校的合作中,企业应提高培养文秘专业学生技能的意识,为其未来的发展奠定良好的基础。

  四、结语

  从专业角度看,公文写作能力是文秘专业学生不可忽视的一项技能,公文作为应用文中的一种,其使用之广,用途之多,作用之大,这些都决定了公文写作在高校课程中的地位与分量。写作能力的提高是一个艰苦漫长的过程,公文写作亦然。因此,鉴于目前文秘专业本科生公文写作能力整体较差,这就需要高校、企业与学生一起努力,根据新版公文条例的要求,高度重视其公文写作能力的培养,切实提高其整体公文写作能力,培养出适应社会需求的应用型人才。

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