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电子商务档案管理智能化发展研究??

出处:论文网
时间:2017-01-28

电子商务档案管理智能化发展研究??

  中图分类号:F71336文献标识码:A文章编号:1009-5349(2016)03-0193-02

  随着电子商务的不断发展,以往电子商务档案管理模式满足不了电子商务的需求。目前,电子商务档案的内容具有多样化、复杂化的特点,具体表现形式有电子邮件、电子收支款项、电子账单等。[1]为了将这些复杂、大量的电子商务档案更加条理化、系统化,那么相应的管理模式需要智能化。因此,客观角度上,电子商务产业取得的重大成就推进了电子商务档案管理向智能化方向发展。

  一、电子商务档案的特点

  第一,电子商务档案具有虚拟性。因为电子商务产业的进行使处于网络环境中,它具有同网络一样的虚拟性质。那么,电子商务档案也同样具备虚拟的特征。具体表现为,电子商务活动和交易都是在网络平台上完成的,这些活动或交易所产生的一切信息都是虚拟的,包括交易的内容、物质信息,另外,交易时买卖双方采用的支付手段是网上银行或其他的金融服务,这些信息也同样具备虚拟性的特征。

  第二,电子商务档案具有复杂性的特征。电子商务的一切活动和行为的存储方式都是通过数字技术来存储,这些信息的获取需要通过编码解译,并不能直观获取到这些信息,因此,电子商务档案也愈加复杂化。

  第三,电子商务档案具有集成性。和传统的纸质档案相比,电子商务档案在信息存储上具有集成性的特点。目前的电子商务档案不仅存储的有文字等单一性的信息,还包括一些图像、视频信息,电子商务档案存储的信息多元化,较纸质档案更为方便。

  二、电子商务档案智能化管理的发展趋势

  (一)电子商务档案存储的智能化发展

  电子商务档案的管理有三项具体内容,分别是存储、信息检索和应用。整个电子商务产业是在计算机和网络平台上进行的,而且档案信息的存储也同样需要依靠计算机。因此,电子商务档案存储的智能化发展必须依靠计算机来完成。

  电子商务档案存储的智能化,是指通过计算机的运算和控制功能应用到存储设备上,也就是说让存储电子商务档案的设备本身拥有等同于计算机存储系统的运算控制功能,让存储设备智能化,让存储设备能够自发存储电子商务档案。并且在此基础上,对电子商务档案进行备份,保证电子商务档案的安全性,对电子商务档案进行分级存储。如果电子商务档案采用智能存储的方式,具有非常明显的效果,对比原来的存储方式,智能存储在信息安全和保密两方面上有着更大的优势。具体来说,智能存储更加全面具体地监控信息存储设备的内部情况,包括文件数据的读取、写入。此外,在发现存储系统问题和故障上,智能存储技术可以及时发现并采取相应的措施来解决问题,保证存储信息的安全完整以及存储设备的继续使用。电子商务档案智能存储除了软件上的智能化,也就是存储管理管理的智能化之外,还需要硬件上的智能化。对于电子商务档案的安全性来讲,智能存储可以保证档案信息的完整性和安全性,另外,智能存储中的信息备份管理可以避免信息丢失带来的麻烦和困扰。而且,当电子商务档案存储系统出现问题时,可以进行修复,给电子商务档案的管理提供了有利条件。[2]

  (二)电子商务档案信息检索的智能化发展

  科技的发展给人类的生活和工作带来了翻天覆地的发展,电子商务档案信息检索智能化应运而生,是不可逆转的发展趋势。计算机技术的发展已经取得了很多的成就,其中在信息检索方面,发明了图文信息智能检索,计算机信息检索技术的发展为电子商务档案信息检索智能化提供了一定的帮助。

  电子商务档案存储的信息具有复杂性和集成性:信息存储形式和格式多样化,信息的表现方式多样化,信息的加密情况不一样,包括存储信息的设备不同,面对复杂的信息,对信息搜索也造成了很大的不便。因此,信息检索智能化具有非常深远的影响力和意义。

  将商业、客户信息等内容和搜索词的关联度作为基础,以包含信息的重要性作为考察指标,对这些包含的信息进行排序,提高搜索的效率。而且,产业的进步必然会带来更多更复杂的交易信息和客户信息,传统的信息搜索方式只会加大用户搜索的困难度和工作量,而为了方便用户更加快速地搜索到自己想要查询的商业信息等内容,就必须智能搜索信息。

  现阶段的人工智能技术取得较大程度的进步和发展,技术上的成熟为智能信息搜索提供了便利条件。[3]而且,依托快速发展的人工智能技术,智能化信息检索越趋于高级阶段发展。

  (三)电子商务档案应用的智能化发展

  企业需要将档案所包含的信息作为依据预测商情、设计营销方案、处理客户关系。目前,对档案信息的应用已经成为推动电商产业进步的一项重要途径。为了实现最优目标,研究如何实现档案应用的智能化成为现阶段电子商务研究的主要内容。

  企业对电子商务档案的应用主要在预测商情、设计营销方案和处理客户关系三个领域。档案存储的信息包含客户档案。在电子商务活动开展过程中,企业和客户之间的交流方式和以往的传统交易模式有很大的区别,因此,客观上要求企业经营管理者必须正确处理新型的客户关系。当前阶段将客户作为中心、重视客户的商业模式要求,必须管理新型客户关系,而且管理新型客户关系是企业树立以客户为中心理念的重要实践。企业将客户关系管理系统进行智能化,形成新型的客户关系管理系统,企业通过这种管理系统来加强和客户之间的联系,更好地服务客户,增添客户对企业工作的满意度,达成企业经济效益和竞争力提升的目的。此外,企业还可以通过管理系统深入了解客户的需求,研究电商产品的市场需求以及完善度,发现并解决企业在管理上存在的问题,吸引更多优质的客户,将利润最大化,从而实现提高企业的竞争力,优化企业管理能力的目的。   针对企业的商情预测需要智能化发展。随着电子商务的发展,电子商务档案存储的客户信息、商业信息是非常复杂且多样,面对如此复杂和多样的电子商务档案信息系统,是需要一个智能化的数据分析处理系统来进行高度的分析和处理。[4]而智能化的商情预测系统,它所依据的思想和技巧分别是数据挖掘和数据仓库管理,采用的营销策略是一对一的方式,并且采用个性化的售后服务,在此基础上满足客户的需求。以此实现企业的盈利。另外,智能化的商情预测系统除了满足现有的市场需求之外,还需要不断的发展和更新,以适应不断发展的市场,满足不断变化的客户需求。

  三、电子商务档案管理智能化发展方式

  电子商务档案管理实现智能化需要通过两个方面来完成。第一,硬件上,管理档案必须依靠先进的计算机技术,这是电子商务档案管理实现智能化的基础和客观要求。现阶段,很多企业在硬件上的落后严重阻碍了智能化管理的前进路程,因此,在未来的发展中,企业必须对硬件的更新投入资金和精力上的支持,实现硬件和存储设备的匹配,再匹配相应的软件,使之具备实现智能管理档案的前提条件。

  第二,智能管理档案的实现除了依托技术因素之外,还需要人为因素的支撑。因此,企业需要提升相关工作人员的知识和技术水平,引进先进的全面型人才,开发智能化电子商务档案管理系统,让员工能够准确地掌握管理档案的职能和技术。另外,电子商务档案管理系统需要保证信息的准确性和安全性,对此,相应的管理系统可以通过设置权限,不同职位员工的操作权限不尽相同,相互制约,为电子商务档案的准确性和安全性提供保障。

  四、结语

  网络时代的到来带来了信息爆炸,电子商务的不断发展必然会产生多样且复杂的交易信息和商业信息,对于存储信息的电子商务档案的管理必须智能化,才能保证电子商务档案的完整性、准确性和安全性,才能为企业在开展电子商务活动和交易时掌握准确完整的信息来进行商情预测、设计营销方案和处理客户关系,成为企业发展的有力支撑,为企业在激烈的市场竞争中取得优势地位做出贡献。

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