档案信息化建设探析
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）03（c）-0153-02
1 档案信息化建设概述
档案信息化建设是指将现代信息技术全面应用于档案建设和管理的过程中，档案信息资源的管理、利用和开发、管理全部在信息技术平台上实施，档案信息化可以将档案的有关信息资源全面惠及社会各个阶层，为社会提供优质的信息服务。档案信息化建设主要包括：档案信息的数字化和网络化、档案信息管理和服务提供一体化、档案信息资源高度共享。
过去许多单位，如档案馆（室）在信息技术应用方面的水平很低，只局限于简单的档案目录的编排、管理和查阅，档案部门之间做不到资源共享，档案部门之间没有建立起数字化联系，更谈不上电子档案文件的网上调取、查阅及归档，档案信息化工作可以说都算不上起步。因此，档案工作者应加大宣传档案信息化建设工作的力度，提高对电子档案的认识，单位领导应将本单位的档案信息化建设工作进行统筹安排和部署，将档案信息化纳入本单位的办公自动化工作中，进一步完善档案建设的各项规章制度，进一步明确档案管理建设工作的相关人员的职责，确保本单位电子档案材料的系统化和安全有效，这样，档案信息化建设工作才能有质的突破，才能让传统的档案管理?成真正意义上的信息化管理。
2 档案信息化建设的必要性
2.1 档案信息化可以实现资源共享，加强单位之间的横向联系
当前，信息技术已经渗透到社会的各行各业，信息产业已经成为蒸蒸日上的朝阳产业，谁掌握了信息发展的前沿技术谁就能抢占社会经济发展的制高点，才能为广大的国民带来更多的福祉。档案工作是社会各项工作的一个方面，实施档案信息化建设，既顺应了当前国际经济和社会全球化的新形势发展的需要，又可以实现档案信息资源的共享。档案信息化建设可以充分地保存、利用、开发和传递资源，消除阻碍信息使用者共享资源的障碍，进一步实现档案资源的共享。
2.2 档案信息化是档案工作顺应科技发展的必然结果
档案事业是一项基础性的管理事业，它服务的对象是所有人，在当前我国的现代化建设事业中的地位和作用毋容置疑，档案事业只有实现信息化建设，才能保障它的基础性地位。在当前科学技术突飞猛进的新形势下，档案工作的开展环境，无论是外部的还是内部的，都发生了新的变化。在新的形势下，档案管理建设工作如果固守“接档案、管档案”的陈旧观念，必然没有发展前景，必然阻碍档案事业的健康发展。因此，必须改变档案事业的老观念，调整档案工作的结构，使其与当前社会的整体发展相一致，也有利于建立科学、完善和统一的档案管理体制。
2.3 档案信息化有利于节约资源，提高工作效率
传统档案工作对档案进行收集、整理、保管和使用依靠的都是手工劳动，工作强度大、效率低，且资金投入也不少，结果是花费了大量的人力和物力，效果也不尽如人意。这样的管理模式已经大大不能适应信息技术和通讯技术高度发展的现代趋势，已经成了档案事业发展的最大的绊脚石。因此，档案信息化建设势在必行，因为档案的信息化建设不仅大大增加了档案信息的存储量，提高了工作效率，还大大地节约了宝贵的社会资源。
3 加强档案信息化建设的有效途径
3.1 建立规范、统一的档案信息化管理平台
统一管理和整体规划是档案信息化建设的基本要求。要在档案信息的采集、应用软件、数字化等方面就档案信息化管理制定规范、统一的规定和标准，才能依据标准和规范对档案实行信息化统一管理。档案信息化管理平台的建设可以实现信息系统一体化的数据采集，实现信息的及时采集，从而确保数据的真实性和有效性。
3.2 充实档案信息化建设的硬件配置
保障档案信息化建设的硬件配置的重要措施就是相关的自觉投入，资金的筹措是档案信息化建设的重要内容之一。信息化建设所需的基础设施和信息资源建设需要大量的经费，没有经费的保障是不可能实现档案事业的信息化建设。因此，档案管理部门的领导要多方呼吁，争取足够的资金支持，添置档案信息化建设需要的必要的硬件设备，稳步开展、实施档案事业的信息化建设。
3.3 提高档案信息化建设的质量
档案信息化建设要有全局观和长远观，要对档案信息化建设进行全方位的统筹规划，将电子文档的短期利益和长期利益统筹考量；要保证电子档案建设的标准性、可兼容性、可保护性以及可修复性；要制定并实施相应的档案信息化工作规范来规范档案信息化建设的各项工作，要避免档案信息化建设中出现的各自为政现象以及重复建设的问题，确保档案信息化建设的效率。
3.4 加强档案信息化建设人才的培养
档案信息化建设要靠专业人才来实现的。档案部门务必要加强对档案管理人员的培训，使他们具备先进的信息技术和管理技术。要定期对档案管理人员进行业务业务考评，及时掌握管理人员的工作能力，发现问题及时处理和解决，全面提高档案管理人员的信息化管理水平，只有这样才能保证档案信息化建设工作的顺利开展。
