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水利工程勘测设计中电子档案的管理与利用分析

出处:论文网
时间:2018-04-17

水利工程勘测设计中电子档案的管理与利用分析

  一、水利勘测设计中电子档案的主要内容和特点分析

  (一)主要特点。水利勘测设计电子档案有很多的特点,主要包括以下几点:第一,电子档案的组成部分比较多,而且电子档案的系统性和完整性也比较强,其中的文本表格和图形都是档案的重要组成部分。第二,电子档案具有阶段性的特点,因为,水利工程勘测设计包括很多个阶段,主要有勘测和规划阶段,同时还包括初步设计阶段,还有施工研究阶段,最后一个阶段是竣工阶段,这几个阶段都可以在电子档案中体现出来,因此,电子水利工程勘测电子档案具有阶段性的特点。第三,指的是专业性特点,因为水利工程勘测设计本身的专业性就比较强,所以要想完成整个水利工程勘测设计必须要有相关技术人员的支持与配合,促进水利工程勘测的顺利进展,这样决定了其文件和电子档案的专业性比较强。第四,水利工程勘察电子档案还具有动态性的特点,水利工程勘测设计主要是为水利施工提供相应的服务,所以,在实际的施工过程中会遇到变更的情况,面对这种情况,需要对其进行动态化的设计,从而保证设计的准确性和适时性。

  (二)管理内容分析。水利工程中的电子档案管理内容指的是对与水利工程勘测有关的档案进行必要的整理并归档,在对档案进行整理的时候需要实施组卷管理,组卷主要是根据年度和组织机构和保管期限进行的,为了保证组卷侧准确性还需要对档案进行分盘保管,分盘保管的主要依据是时间和机构,这样可以为保存和查找提供便利性。

  二、水利工程勘察设计电子档案管理中存在的问题

  (一)管理模式欠缺规范性。因为在水利工程中应用电子档案的时间还比较短,所以与其相对的档案管理模式还比?^分散,并不具备统一完善的档案管理模式,电子档案管理的内容不能够满足水利工程档案管理的要求。虽然水利工程行业越来越重视电子档案的重要性,电子档案管理可以促进水利工程行业的健康发展和稳定进步,而且在水利工程企业的内部也实行了电子档案管理,但是,由于不能够全面的了解电子档案的各项功能等,所以并没有有效地体现出电子档案的优越性,除此之外,电子档案的管理模式也不够规范,这样一来,会使得电子档案出现各种问题,比如说电子档案在应用的时候经常会遇到档案受损等问题,严重的会导致电子档案出现失效或者是电子的机密内容被泄露。

  (二)电子档案的系统性和完整性缺乏。与其他行业的工程设计相比,水利工程勘察设计本身具有很大的特殊性,水利工程设计的主要内容包括很多的方面,主要有勘测、规划等,同时还包括施工图纸的设计,之后需要根据施工图纸进行施工,最后完成竣工,在这几个过程中,规划所用的时间与其他环节相比是比较长的。在对档案进行管理的时候经常会遇到机器出现故障的情况,如果遇到这种问题会使得档案管理的完整性受到阻碍,还会造成档案资料的丢失,对档案资料的安全性造成严重的威胁,这样一来企业就会遭受巨大的经济损失。

  (三)管理人员的素质有待提高。电子档案管理和之前的纸质档案管理相比具有很大的不同,与传统的纸质档案管理相比,电子档案管理要求管理人员具备更高的专业素质和技能,对管理人员的素质能力要求非常高,但是目前的情况却不容乐观,因为现在水利工程行业的电子档案管理人员的专业技术水平非常低,使用的仍然是传统的纸质电子档案的管理方式,对电子档案相关内容的理解程度并不深刻,所以电子档案管理的优势并没有得到有成效的发挥,最终使得电子档案管理工作效率非常低下,企业所需要的重要资料和文件没有及时计入到电子档案中,这样一来电子档案的顺利发展受到了严重的阻碍。

  三、水利工程勘察设计电子档案的管理和利用

  (一)电子档案的收集管理。电子档案和传统的纸质档案管理相比,更容易丢失或者是修改,所以需要对水利工程勘测电子档案进行必要的管理和控制,确保电子档案的真实性和可靠性,同时进一步提高电子档案的完整性。水利工程勘测电子档案主要是对勘察设计的数据进行记录,并对水利工程设计中的数据信息进行科学合理的管理和控制,最后对信息数据进行归档,但是需要注意的是,应该保证信息数据的可靠性和完整性。

  (二)对电子档案进行管理。电子档案比传统的纸质档案更加容易管理,对其进行保管显得比较复杂,电子档案管理主要是依赖于计算机进行管理。与此同时,应该全方位地考虑电子档案周围的库房设备和计算机软件等,还要对库房的温湿度有明确的了解和掌握,这也是电子档案管理中非常重要的工作内容。

  四、结语

  水利工程勘测设计在水利工程中占据着非常重要的地位,但是在进行勘测设计的时候经常会遇到一些问题,如果使用传统的纸质管理会使得档案的管理面临严重的威胁,因此在水利工程勘测设计中需要使用电子档案管理,在发展的新时代需要重视电子档案的重要作用,促进水利工程勘测设计的顺利进展。

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