浅谈企业办公费用精益管控
中图分类号：F273 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）009-0-02
我国经济发展进入新常态，面对严峻的外部市场形势和持续加大的内部经营压力，大多数企业越来越意识到在企业转型升级过程中成本管控对企业可持续发展的重要性，但尚存在一些认识与实务的盲区，比如对办公费用的管理在其科学性和合理性方面就有待改进。由于办公费用在一个企业的管理费用中占比较小，没有引起应有的重视，企业在激烈的市场竞争环境影响下，将更多的注意力放在了其他管理费用的管控上，以致目前我国多数企业办公费用管理现状不尽如人意。
1.办公费用管理得不到重视
长期以来，人们对“精益管理”都局限于生产过程中，企业往往注重生产成本的管控，而对于办公费用的控制则不加重视，认为办公费用占比小，无足轻重，对企业的经营指标不能产生直观、可见的经济价值，不会影响到企业的生产经营，对办公费用的支出缺乏实际的管控，而企业内部各单位对办公费用的支出随意性比较强，员工在使用办公资源时没有形成节约意识，对办公资源的利用不合理，造成了很多不必要的浪费。
2.办公费用管理不规范
由于企业在新的经济环境下面临更多的挑战和风险，还在不断地探索新的经营模式，在费用管理方面还不尽完善，财务部门与专业部门之间缺乏互动或互动不够，专业部门的参与面还主要集中在预算指标编制和执行结果评定阶段，而对预算过程的管理监控参与度低甚至基本不参与，致使业务预算数据更新不及时，财务部给出的办公费用与实际可能不相符，实际损耗信息无法通过财务报表反映出来。这使企业经营管理者对办公费用实际使用情况不完全了解，以致对办公费用的管控不精准。而且目前我国很多企业在精益成本管理方面经验不足，资金预算管理粗放，对办公费用的管理更是简单，还基本沿袭传统预算管理模式，费用管理方式陈旧，没有创新。在办公费用管理上缺乏整体的规划，没有建立与企业实际发展相适应精益化管理模式，管理手段单一，不规范。
3.费用支出监管不到位
由于对办公费用没有实行精益化管理，随着市场经济的发展，有些人会利用管理的漏洞谋取私利，很明显的一点就是，支出随意性比较大，变相列支现象严重，为了本部门的小团体利益挪作他用，甚至私用，而企业对办公费用的管理还较粗放，缺乏系统的监管，财务部门对办公费用的支出不完全了解，没有及时控制办公费用的来龙去脉。对办公费用的监管力度不够，导致我国企业办公费用没有发挥其应有的作用，没有对资金进行合理的利用。
二、办公费用精益管控的方式方法
1.办公费用精益管控的概念
办公费用精益管控的核心就是通过减少不必要的浪费，以最少的的资源投入，推动企业党政组织系统的正常运转，创造出尽可能多的价值，并有效的推动企业发展。近年来，随着市场经济的发展，企业外部竞争压力不断增加，企业内部成本压降的压力也日益增加，对办公成本进行有效控制，也成为困扰企业发展的新问题。推行办公费用精益管控，就是要对办公费用进行有效控制，通过预算管理实施有保有压，一方面保证核心业务部门办公的需要，一方面又控制其他部门的办公费用，做到各级组织的办公费用的精?化管理。所谓没有最好的管理，只有最适合的管理，办公费用精益化管理立足于本企业的长期发展，从细节入手，全员参与，持续改善，能做到物尽其用，减少浪费；能提高企业员工的成本意识，能引导员自觉加入费用控制改进行列。
2.办公费用精益管控的精髓
办公费用的精益管控与生产制造成本的精益管控类似，都是希望合理使用资金，减少浪费，以最少的投入，获得最大的产出，通过持续的改善，以便企业能最大化地利用资金，使企业在同行业之间相比更具发展优势，更具竞争力，最终取得较高的经济效益与社会效益。
三、办公费用精益管控的探索
办公费用精益管理以优化资源配置、消除浪费、提升效率为目的，这就需要企业从费用指标各个环节出发，严格控制费用支出，达到开源节流的目的。
1.提高员工精益管理的自觉性
企业办公费用精益化管理，关系到企业的每一个部门，每一位管理人员。实行精益管理，需要全员参与，做到人人参与办公费用管理，要提高员工的成本意识，员工对于精益管理的成效起着主要作用。因此，要将精益化的制度和思想传输给员工使其形成自觉性，让自觉性作为保障逐渐的使其成为一种规范化的制度模式，从而实现管理的目标。
2.全面预算管理
全面预算管理是现代企业管理的重要手段，一个好的预算方案可以更好的实现企业财务管理，节约企业生产成本。预算管理是一项系统而又复杂的工作。企业要实现预算管理，必须结合企业实际发展情况，对预算管理工作进行综合分析，针对办公费用支出，办公费用主管部门要及时掌握各单位办公费用使用情况，从发生源头开始介入管控，主动参与到预算管理中，与财务部门和各费用使用单位形成良好的联动机制，及时更新预算数据，将精益管理融入到办公费用管理的全过程，列出详尽完整的预算项目，从而进行预算工作，最终使财务预算管理能够很好的对企业的办公资金进行规划，进而保证企业办公费用的合理、科学流动，提高办公费用的利用效益。 制定了科学合理的预算方案之后，要加强对预算的管理，具体项目要落实到人，企业各部门都有相关责任，并加强各部门的合作，各部门都应按照预算方案相关要求进行科学安排预算费用，将办公成本控制在科学合理范围内，控制由人为因素而加大的办公费用。
3.强化财务监督，逐步消除浪费
强化财务监督，是对资金合理利用管理的有效手段。强化财务监督，必须从两方面着手：一方面是加强财务部门和办公费用分管部门对企业各部门的办公费用日常支出的监督，此外还得加强审计部门和纪委的监督，审计人员纪委监察人员应对财务管理各程序进行有效监督，加强审计工作力度，强化内审作用，关注财务操作的合法性，及时查处挪用办公费用的违纪行为，实施事前预防，用行政手段对办公费用进行有效管理。
在强化财务管理的基础上，企业应逐步消除铺张浪费的现象。费用管理部门应对办公费用进行有效分解，对各项办公费用支出进行有效梳理，强化预算管理的严肃性，对不执行预算标准的单位进行考核；严格区分办公费的开支项目，严禁将一些拟是而非的项目列入办公费用科目当中；对办公用品的领取进行规范，细化量化办公费的支出标准并及时完善，制定科学合理的管理办法，并严格执行该管理办法，对办公费用的支出做到全程可控，减少办公费用的浪费。并在每月底，对办公费用支出进行分析，梳理出不必支出的办公费用，并进行公示，用以提醒企业员工在今后的工作当中，减少不必要的办公费用支出。这样查找管理短板，并进行针对性的改进，我国企业的办公费用管理体系终将会得到持续的改善。
4.转变管理者的理念
取得长期持久的竞争优势，是现代企业的管理宗旨，所以在办公费用管理上，企?I管理者也应转变观念，成本意识，是现代企业管理的重中之重。企业管理者应根据实际情况，对办公费用管理进行改进，促进精益管理的可行，建立属于本企业实际的办公费用精益化管理模式。这就要求管理者在对办公费用精益管理中不单单只看重眼下，更要以长远的眼光，系统的分析费用管理现状，及发展方向，从而拟定费用管理方案，并在办公费用精益管理的执行中，注意各部门之间的协调，分析费用管理问题所在，深入了解企业当前费用管理现状，并从整体的角度提高企业办公费用管理能力和管理执行情况，优化办公费用管理水平。
四、成效
中车眉山车辆有限公司将办公费用管理全部纳入企业资源计划ERP信息系统进行管理，确保了办公用品的订货、审批、采购、领用各个环节全部通过ERP系统进行，各环节管理痕迹清晰可查，办公用品库存资源实现共享，主管部门可以有效调济调配使用。2016年全年办公费用比“十二五”期间下降12%，办公费用精益管控取得了明显成效。
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