浅谈创业担保贷款的档案管理
中图分类号：F832.479 文献标识码：A
创业担保贷款档案是创业贷款担保中心和客户间债权、债务关系的凭证，记载了创业贷款从申请到考核然后到发放直至还款的各个环节，是责任划分和认定的依据，也是保全创业贷款担保中心的重要法律依据。创业贷款档案管理是指对创业贷款工作相关的档案收集、整理、归档、装订，继而进行移交、保管、统计、利用和销毁等一系列工作的过程。做好创业贷款档案管理是创业贷款工作的基础和前提，是创业贷款工作规范化的必然要求，也是规避贷款风险的有力保障。
1.创业贷款档案分类
按照其性质，创业贷款档案可以分为：文书档案和业务档案两部分。创业贷款中的文书档案是指国家、省、市出台的关于创业贷款的政策、文件等以及工作过程中形成的申请、答复文件等，包括创业贷款的实施办法、贴息的管理办法、担保基金管理办法等等，这些档案构成了创业贷款工作的基本依据。业务档案是指在具体工作业务发生过程中形成的档案，包括申请资料、考察表、回访记录、贴息资料、材料交接单和审批表以及各种报表等。申请资料又包含申请人的申请表、证件复印件、身份证明材料以及担保人的证件复印件等。
按照流程分，创业贷款可以分为贷款前档案、考察审批档案、贷后管理档案、贴息档案等。贷款前档案主要包括申请资料、资格审查资料、征信查询结果等。考察审批档案主要包括考察表、考察照片、贷款借据、贷款合同、担保合同等。贷后管理档案主要包括：贷后检查表、催收记录等。贴息档案主要包括银行出具的结清证明、利息清单、银行卡复印件和贴息申请登记表等。
按照业务类别分，创业贷款可以分为个人贷款档案、企业贷款档案、合伙经营和组织起来就业贷款档案。
从档案的载体上划分，创业贷款可以分为纸质档案、电子档案和影像档案。在具体工作实务中，创业担保贷款档案往往采取三种档案形式并存，或者以其中一种或两种形态存在。其中，纸质的档案是基础。因为纸质档案具有原始性，最具法律效力，所以分类、整理和保存纸质的档案是创业贷款档案管理的重点。
2.创业贷款档案的管理
创业贷款业务流程各个岗位均会形成个人贷款档案资料，由于个人贷款业务量大，因此其档案整理、归档工作量很大。做好个贷档案工作，需要做好以下几点：
2.1规范贷款材料
所有纸质材料要求统一纸张、格式和摆放顺序。所有纸质档案都需要用A4纸，填表必须用黑色钢笔或者中性笔填写。比如，在实际工作中，比较合理的申请档案的排列顺序依次是：申请表、反担保人承诺书、反担保人工资收入证明、反担保人结婚证复印件、反担保人夫妻双方身份证复印件、反担保人户口簿复印件、申请人身份证明材料、营业执照复印件、申请人结婚证复印件、申请人夫妻双方身份证复印件、申请人双方户口簿复印件、经营场地租赁合同或者自有房产证明。
2.2规范归档程序
要想做好贷款档案管理，就必须严格按照整理档案的顺序和规范进行整理。按照贷款流程，每个流程产生的档案及时归档。这样才能达到事半功倍的效果。创业贷款的业务流程是：贷款受理―贷前调查―贷款审批―贷款发放―贷后管理―贷款贴息。
申请受理时产生的档案就是申请档案，申请档案按照一定的顺序排放整理后，以后各流程中产生的档案都要以此为基础。贷前调查时产生的档案，主要就是贷款调查表和调查照片，?包括资格审查的结果、征信查询结果等。贷款调查通过之后，就到了审批环节，审批是根据所提交的材料、调查情况和征信情况对该笔贷款风险进行专业判断，从而给出通过或不通过的审批意见。形成的档案主要是审批表。审批通过的贷款，需要和申请人签订贷款合同以及担保合同等。贷后管理档案主要是贷后检查的过程中形成的。贴息档案是在申请人贷款结清之后，贷款贴息申请时产生的。由于每一笔业务从申请到贴息这样的一个完整的周期会超过一年，所以在实际业务工作中会以年度为单位，将每年度中产生的申请档案和审批档案一起整理，贷后管理档案和贴息档案单独归档。
2.3完善信息系统，进行数字化管理
现在创业贷款业务大部分实现了系统管理，从受理到考察、审批、贷款发放、还款和贴息都从系统内进行操作。系统操作的优点就是贷款流程中的大部分信息都可以体现，解决了纸质档案管理中标准不统一、不结束所有流程无法归档的问题，而且查阅方便快捷，提高了档案管理的效率。在信息系统中管理档案需要注意以下几个问题。一是输入档案信息要准确、规范。由于创业贷款的受理一般在镇、街道的人社所，基层的业务受理人员多且不固定，标准不一致就会导致档案信息的准确性有偏差，所以要制定统一规范的录入标准。二是输入档案信息要及时。每一笔业务发生的每一个进展都要在系统内体现出来，如果输入不及时，不仅会导致下一个流程无法继续进行，而且会导致档案的缺失。三是输入的档案信息要全面。尽可能地把档案信息通过文件扫描、数码成像等形式把纸质档案进行数字化录入存储，同时把照片及视频等考察影像一并纳入数字化管理范围，建立规范、完整的档案数据库。
2.4创业贷款档案的移交
创业贷款的业务档案长期存放在业务部门弊端很多，一是业务部门人员不熟悉档案管理政策和规章制度，业务档案管理不规范；二是保管不集中，库房安全存在隐患。因此创业贷款的业务档案应该定期向单位负责档案管理的科室进行档案移交。 2.5创业贷款档案的保密和查阅
贷款业务档案记录着重要申请人及担保人的个人信息和商业机密。业务档案中包含个人的身份证号码、家庭住址、资产情况、家庭成员等信息。对于企业客户而言，业务档案包括了公司的资产、负债、经营、上下游客户等重要商业机密。所以创业小额贷款担保中心档案资料的查阅、借用必须按照程序办理，并详细记录，相关人员必须签字确认。档案借阅人为创业贷款担保中心从业人员的，需贷款担保中心负责人审批并报分管负责人签批；档案的借阅人为创业贷款担保中心以外的人员，需要持相关证明文件，经担保中心审批并报负责人签批后，由相关工作人员陪同借阅。档案借阅人员应严格保守个人信用档案所涉及的商业秘密，不得对外泄露。不得随意添加、涂改、勾画，也不得折叠、污损、撕毁、裁剪、拆散、更换档案里的材料。如档案内容有遗失，借阅人应写出书面报告，并负相关法律责任，担保中心必须采取补救措施。
2.6创业贷款档案的保管期限
创业担保贷款的档案保管期限没有明确的文件规定。只能参照《机关文件材料归档范围和文书保管期限规定》将档案保管期限定为永久和定期两种，定期又分为10年、30年。因此，在实际业务工作中，将创业贷款档案中的文书档案部分，保管期限定?椤?30年”或者“永久”。由于业务档案的主要作用一是上级或者审计部门检查时用，二是发生纠纷、诉讼时的依据，并不经常使用。所以一般来说业务档案的保管期限为10年。当业务档案已超过规定保管年限，可以由档案管理人员填写档案销毁清单，担保机构负责人报分管领导批准后，由档案管理部门监销，贷款档案未经批准不得销毁。
3.完善创业贷款管理的合理化建议
3.1健全制度，规范程序，实现创业贷款业务档案管理标准化
可以根据《档案法》《保密法》等法规政策，健全创业贷款业务档案的制度，在实际工作中，根据工作经验，制定可行的工作标准和档案的分类大纲、保存期限，做到有据可依、有章可循。
3.2加强贷款档案的设施建设
在条件允许的情况下，专门配备档案室、档案柜、灭火器、温湿度计等设备。由于在办理过程中出现大量的纸质证明材料和证件的复印件，需要存档备查的资料，受环境限制，保存不当就会流失。采用图像扫描的方式，将纸质档案转变成数字档案，存入系统或者制作电子检索目录，用光盘备份数据，形成电子档案。如果条件不允许，要及时将创业贷款的档案移交到有资质的档案管理部门，以确保档案的安全。
3.3加强对创业贷款业务档案管理人员的培训
由于工作人员数量有限，创业贷款担保中心不可能配备专职的档案管理员，单位专职的档案管理人员又不熟悉业务档案，所以创业贷款中心就要分工明确，负责档案管理的人员必须掌握一定的档案管理知识，具备档案管理的能力。同时，要积极与当地的档案行政管理部门联系，参加档案管理的培训，使创业贷款担保中心档案管理人员能熟练掌握业务档案管理的办法，及时学习新的档案管理技术。
4.结束语
创业贷款的档案工作具有十分重要的意义，通过规范管理创业贷款档案，可以有效防范信贷风险；可以使创业贷款工作有据可依、有档可查；对推动小额担保贷款长效工作机制的建立和创业带动就业政策的落实有重要的促进作用。只有充分重视创业贷款的档案工作，采用科学的工作方法对创业贷款各个流程产生的档案进行收集、整理、归档、利用，才能达到事半功倍的效果，才能顺应新时期创业担保贷款工作的发展需要。
