新形势下高校办公自动化建设改进方向初探
中图分类号：TP317.1 文献标识码：A
当前是高等教育改革与发展最为关键的时期，党中央、国务院作出建设世界一流大学和一流学科的重大战略决策，为学校在“十三五”期间的发展带来了新的机遇和挑战。随着信息化时代的到来，高等教育信息化已成为全球教育现代化过程中的一个重要环节，它是衡量一个国家教育水平乃至国家竞争力的重要指标。新形势下，进一步提升学校办公自动化水平，有助于加强全校工作的规范性和高效性，以此促进新时期、新条件下高校办公效率的提升。
1.办公自动化（OA系统）的产生与发展
办公自动化（Offi ce Automation，简称OA）于20世纪70年代被提出，在80至90年代得到了飞速发展。办公自动化是指利用现代化设备、计算机技术、通讯技术和互联网技术来代替办公人员的手工作业，从而大幅提高办公效率和办公质量的一种手段。美国是推行办公自动化最早的国家，从20世纪70年代至今，已形成一套较为完整的系统化、标准化、智能化的办公自动化体系。
我国的办公自动化始于80年代初，1999年，我国政府开始推行网上办公，极大地推动了我国办公自动化的发展。《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020）年）》中要求：院校要充分利用优质资源和先进技术，创新运行机制和管理模式，整合现有资源，构建先进、高效、实用的数字化教育基础设施，加快终端设施普及，推进数字化校园建设。近五年来，国家在教育系统大力弘扬中华民族勤俭节约的优秀传统，倡导建设节约型校园，办公自动化系统建设是构建节约型校园的重要组成部分。
2.南京农业大学的OA系统现状
2.1 OA系统的建设运行情况
南京农业大学的OA系统于2011年6月投入使用，与学工系统、资产管理系统、财务系统、科研管理系统等并行于学校信息门户平台，主要用于公文和日常请示的处理，其功能包含了公文管理、会议管理、日常事务、公共信息和领导日程五大模块，目前已完成更新，升级到第二代OA系统。自OA系统启用后，凡能通过OA系统处理的工作，不再走纸质办理流程，由于OA系统的程序是设定好的，所以任何节点上的工作人员均不可跨节点进行操作，这种程序规范流程的方式，可有效确保工作流程的有序性和规范化，形成一条更高效、便捷的办公路径。五大模块的规范化办公流程，大大提升了行政效能，基本实现了网络协作办公和远程办公。
2.2 OA系统运行优势
系统创新改进后，现行OA系统的主要优势有：
2.2.1新增了系统功能模块
根据实际办公需要，进一步扩展了系统功能模块。现行OA系统在老版的基础上新增信访收文、中层干部请假和移动办公三大模块，初步实现了日常办公各类事务的电子化流程。
2.2.2启用了个性化定制菜单
现行OA系统一改老版所有用户统一菜单的模式，在个人办公板块当中新增功能定制选择，用户可以根据工作需要，自定义添加常用功能。
2.2.3开发建成了移动端程序
与现行OA系统相配套的移动端程序“爱南农”建成上线，目前通过“爱南农”程序可以实现“移动OA”、“学术报告”、“工资查询”等十余个应用功能，其中“移动OA”的运用基本解决了掌上远程办公的需要。
2.3 OA系统运行中存在的问题
从使用者的角度来看，现行OA系统在实际运行中主要存在以下几点问题：
2.3.1系统功能尚待完善
OA系统的功能设置不能完全满足日益丰富的工作内容和工作要求。例如，随着无纸化办公的推行，电子文件比重增大，合理分类和批量管理成为OA系统中公文管理的基本诉求，而现行OA系统绝大部分功能暂时仅支持单个任务的执行。
2.3.2工作效率尚待提高
OA系统的工作效率普遍还不能完全达到使用者的预期，存在操作不便、运行速度较慢、稳定性不高等问题，制约了工作效率的提升。现行OA系统是2016年8月正式运行的，新老系统相互独立，新版系统（网页版和移动客户端）作为办公系统使用，用于日常办公；老版系统作为历史数据库使用，用于历史文件（事项）查阅。因此，新版OA系统在实际操作的过程中，很多系统功能和设置尚在磨合阶段，容易出现与电脑操作系统、IE浏览器版本不匹配等情况。
2.3.3.尚待加强
办公自动化通过公共网络而实现，网络及计算机设备的安全性是OA系统稳定运行的基础，目前校园信息门户的安全维护还不够，一旦遭受攻击，会导致整个办公系统的瘫痪，从而造成各项工作的阻滞。新版OA系统上线以来，也发生过因系统故障导致无法登陆的事件。特别是引入移动客户端程序后，操作的时间和空间范围更广，OA系统的安全性问题将更加凸显。
3.改进OA系统的初步思考
3.1基于需求导向，完善OA系统功能
坚持“以需求为导向，以应用促发展”的原则完善OA系统功能建设。从使用者的角度来看，现行OA系统中许多功能设计，仅是基于开发者的设想，或是因临时需要而进行的调整，没有真正以理论与实际相结合的方式进行系统考证，造成系统功能还不够完善，有些功能的设置经不起推敲。要进一步完善OA系统功能，应以对高校办公工作特点与环节的理论分析为基础，系统调查研究高校对办公自动化的功能需求，着眼?r代特征、着眼未来需求，并结合实际工作进行分析、研究与设计，得出更具先进理念、创新有效、内涵完整的OA系统功能完善建议。 3.2突出效率优先，提升OA系统效率
坚持办公效率优先的原则优化OA系统架构平台和程序。目前国内高校大多数OA系统采用的Lotus Domino/notes架构平台，虽然在工作流引擎、协同性、安全性等方面具有独到之处，但是，随着信息化时代的到来，高校数字化校园建设逐步深入，基于该平台的办公自动化逐步显现出一些与之不适应的地方。要进一步提升OA系统的工作效率，首先要解决的是基础系统、架构平台的升级换代，以此促进OA系统与数字化校园数据共享，减小运行成本，提高灵活性和可扩展性；针对今后大数据、大文件的累积存储，提高读取性能，提升运行速度和查询检索的便捷性。其次，要进一步提升用户端工作效率，设计者应参考调研高校目前实际办公流程，将其精确代入OA系统设计中，尝试在系统运用中对工作流程进行简化、优化，综合借鉴先进经验，探讨提升OA系统的流程顺畅度、环节简洁度、处理便捷度、网络设备利用度的有效方法，达到提高系统效率的目标。第三，要加紧开发移动客户端，使用最新的信息技术，让日常办公脱开时间、空间、设备的束缚，大幅提高效率，顺应互联网日新月异发展的时代趋势。
3.3注重用管结合，保障OA系统安全
坚持“用管结合”的原则全面保障OA系统安全性。OA系统架构过于简单、操作人员保密意识弱、保密及防复制篡改能力低下，一旦被别有用心者侵入或利用，会为学校工作乃至更大范围带来极大的损失。要进一步加强OA系统安全性，应从系统管理者和使用者两方入手。首先，OA系统管理者应就系统安全性的现状、漏洞展开分析进行深入探讨，寻求从构建新的技术方法、可靠的制度保障体系、完善的操作规则等方面，提出系统安全性改进建议，并同时加强整个校园网的信息安全维护和系统安全监测，为OA系统规避风险，安全稳定运行做好保障。其次，OA系统的使用者，应树立信息安全意识，对自己门户身份认证信息注意保存保密，对上传的数据做好备份，规范使用外接存储设备，做好OA系统使用中的日常维护，注重提高安全防范意识。
3.4强化OA系统软件管理
OA系统在应用的过程中会出现许多问题，影响了OA系统作用的?l挥。因此，学校不仅需要投入大量的财力和人力进行OA系统的改造和升级，实现对OA系统软件的二次开发，还需要由专业的技术人员对OA系统软件应用过程中出现的故障以及问题进行分析，采取针对性的措施进行处理。为了提高OA系统软件问题处理效率，需要强化对办公自动化专业人才的培训，提高技术人员的专业水平，提高发现软件问题和解决问题的能力。同时，为了保证高校办公自动化系统能够安全、稳定的运行，避免系统在运行的过程中出现信息外泄、被恶意修改等问题，还需要在办公自动化系统软件设计过程中做好访问权限设计工作，制定科学的涉密等级，只有相应等级权限才能够访问相应的信息，并且对于机密信息需要做好加密处理，避免对其进行传递和加工。此外，还应该做好数据信息和重要文件的备份，定期或者不定期的对电脑系统进行管理和维护，排除各种安全隐患，保证办公自动化系统能够更加安全、稳定以及高效的运行。
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