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对以文件为单位组织室藏的几点认识

作者:佚名
出处:论文网
时间:2006-02-02
以文件为单位组织室藏,是由少数单位档案部门发起并已产生了一定影响的管理方式。对于这种管理方式,档案界各说不一,笔者以此文参与对这个问题的讨论。 

一、以文件为单位组织室藏消除了传统的档案观念

传统的档案观念,案卷是基本单元。案卷是构成全宗的基本单位,案卷特征揭示了卷内文件某一共性。它是由卷内若干文件、卷内文件目录和备考表组成,以卷(或盒、袋、册)构成保管单位。该保管单位还应具有案卷标题、案卷编号、案卷分类号、作者、时间、保管期限、卷内文件份数等若干标识,形成一个完整的案卷概念。

而以文件为单位组织室藏,则使?档案"或"案卷"的基本特征不复存在。单份归档文件作为室藏的基本保管单位,首先使"档案"这一概念发生了嬗变。档案,是"机关或企业等分类保存的文件和材料。"①"是按一定规律集中保存而形成文件材料的组合…。相对的系统化、文件的有机体系才是档案区别于文件的本质属性之一。"②这里给档案所下的定义是:1?档案是由若干份文件按照一定规律形成的组合体,是文件集合的概念。2?档案与文件相互区别的本质属性,是文件的系统化和有机联系,而所谓的文件系统化和有机联系,一般是指文件按类别特征、问题特征、职能特征等构成的相互之间的关系。没有这些特征和相互关系,只靠文号联系,显然就是缺乏文件形成规律的有机联系,也就是从根本上抹煞了档案与文件的本质区另别。这样,以单份文件为保管单位,则使"档案"的概念荡然无存。那么,档案室、档案管理、档案管理人员、档案全宗以及《档案法》中所述一些基本术语的概念都失去了本质上的意义。皮之不存,毛之焉附﹖ 

二、以文件为单位组织室藏不适用于科技、声像等门类档案管理

以单份文件组织室藏,从目前状况分析,仅仅适用于原来意义上的文书档案。文书档案中的单份文件,相对独立性很强,或者说本来就是互相独立的案卷单元。以其为基本单位组织室藏,只要考虑好如何过渡,如何检索即可。而科技档案则与此相反。某一工程项目、某一产品或某一台设备的档案,不管是仅有几份科技文件或几张图纸,还是若干案卷,卷内文件或图纸的自然联系是不容分割的。它的各种文件、图纸,仿佛人的肌体,合则生命存在,失则生命丧失。会计档案、人事档案和声像档案都存在诸如此类的问题。会计凭证是由若干份凭证以旬或月为单位合订,组成保管单位的。如果以单份凭证为单位保管,则会给管理和查找利用带来不少的麻烦。人事档案往往以某个人为单位组成案卷,如果将某一个人案卷中的各种材料打乱,单份保管,也是不合情理的。声像档案是由某一盘录相带或某一片磁盘组成自然保管单位的,其上面记述了若干份文件或若干项活动,也无法将它们硬性分开单独保存。光盘档案更是以数千乃至上万份的文件组成一个自然保管单位,更是无法将其中的某一份文件分开管理。

如果在一个档案全宗内实行以单份文件为单位组织室藏,其它门类归档材料以案卷为单位组织室藏,必然给档案的分类、编号、编目、统计、保管等项工作带来明显的差别,这种差别是否会给管理带来诸多的不便呢﹖ 

三、以文件为单位组织室藏不适用于手工管理

归档文件的最初登录形式,是发文簿或收文簿。根据手工管理档案的经验,通过收发文簿查找归档文件,一般是万不得已而为之的事情。这主要是由于这种检索途径几乎是漫无边际的查找。文件的六大特征,其中仅有文号这一线索?一般单位的各种收文由于采取按时间顺序混编的方法,此线索则无?。而按发文文号查找,只是在所查文件的文号准确无误的情况下才可以顺利查到。如果不清楚所查文件的文号及准确的发文日期?时间长了,多数档案利用者难以提供出这一查找线索?,同时没有其它检索途径或标识加以配合,那么,只能从文件标题中查找,这往往会将发文簿从头翻到尾,其效率极低。在一个年收文数千份的机关,用此方法查找某一份收文,更如同大海捞针。由于收发文登记中掺杂了若干不归档文件,须有明确标识才可以辨别归档和不归档文件。如果将归档文件加以逐份标识,则增大了管理上的工作量。但是,手工检索单份归档文件,确实需要重新编制一份归档文件目录。对于身兼多职的基层档案管理人员来说,手工编制数千份归档文件目录,又是一件令人头痛的烦事,而编制完毕的这份归档文件目录,究竟能提供几种检索途径,能否实现有效、快速的检索,都是有待解决的问题。

单份文件保管,不甚适宜装盒。其理由之一是:某一年度若干份文件,是按月装盒,还是按形成部门装盒﹖按月装盒,可以不打乱文号,可保持按文号顺序检索文件这一途径。但由于每月发文数量不均,有的2棧掣鲈路⑽目勺奥?缓校?械囊桓鲈碌姆⑽囊?埃矖3盒。这种装盒的文件失去了月份特征而无助于检索。按发文部门将文件装盒,由于各部门发文数量悬殊较大,也存在着按月份装盒文件数量不均引起的问题。

此外,按发文部门装盒,打乱了原有的发文文号次序,而企业改革时期,机构名称不统一、不规范、常变动,机构重叠或过度精简造成职能界限不清,形成乱发文现象,在打乱了文号排序之后,按部门检索文件,可能使某些文件极难找到。另外,本单位文件按部门装盒可以,相当数量的收文又如何装盒、如何查找呢﹖理由之二是:没有一定特征的文件装盒,基本上是一种简单的文件数量上的匹配,而任何一种打乱文号排序的匹配,如果失去了文件间有机联系,都必然会增加检索难度。所以,以单份文件组织室藏,一般只适用于文件打捆这一种形式。从便于检索方面考虑,不如分成发文、收文,发文按文号排序,收文按原发文单位的文号由小到大各自排序,然后只做简单捆扎放入档案柜内。但是,这一种方法由于不存在文件间有机联系,同样使检索变得繁琐。而繁琐的检索方式,在成年累月、来回倒去的翻找中,必然加大文件的磨损程度,不利于文件的保护。采用木架保存的文件,失去卷盒的保护,使得灰尘和不相适宜的温湿度、光照,毫无障碍地穿透文件,必定引起文件过早老化。 

不同期限的文件混存在一起,不利于永久保存的文件得到一个适宜的环境,而按"三条鞭"分开期限保存文件,使一年的若干种类、若干份文件分成三捆,查找难度倍增。

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