出版物国际交换述略
出处：论文网
时间：2008-01-03
【内容提要】文章对出版物国际交换的历史背景、国际、国内的现状、运作模式、理论研究等方面做了全面的论述和探讨。提出了文献的国际交换工作在我国存在的诸多问题，并论证了全国性的文献国际交换中心建立的必要性。
【摘 要 题】国际信息
【关 键 词】文献资源建设/国际交换工作/理论研究……
【 正 文】
一、历史背景与现状
出版物的国际交换工作是一项区别于图书馆其他业务工作，而又与其相互联系、互为补充的一项系统工作。它作为科学技术文化交流的一个重要方面，是图书馆馆藏书刊的特殊来源，是采访工作不可缺少的组成部分，是图书馆开展资源建设和资源共享的重要基础。它对图书馆发展和利用有重要的影响。
一直作为图书馆间收集相关资料，进行馆际合作的重要形式和主要手段之一的出版物的国际交换工作，有着悠久的历史背景。
早在17世纪末，法国国王路易斯十四于1694年授权法国皇家图书馆，利用其馆藏复本与英国、德国进行新书交换。此举为国际间的图书交换提供了一个良好的开端。1697年（清康熙三十六年）该馆首次从我国换回140册中国书籍。1875年，德国马尔堡大学联合17所大学成立了“德国大学交换社”，吸引了全欧洲50余所大学参加。随着国际书刊交换范围的扩大，以及国际间交换内容的深入，1886年第一届国际出版物交换会议在比利时首都布鲁塞尔举行，英、法、德、荷、比等国共同签订了《布鲁塞尔协定》，规范了国际间书刊交换的运作模式和组织体系。1946年，联合国成立了出版物国际交换中心，以协调各国书刊资料的国际交换事宜，并定期出版《国际出版物交换手册》，为国际书刊资料交换的进一步开展提供了一个广阔的平台。
二战之后，许多国家的图书馆都开展了书刊资料的国际交换工作。以美国国会图书馆为例，1834年便开始进行出版物的国际交换工作，1869年（清同治十年）美国国会图书馆从清同治皇帝处获得10种、933册中国古籍，并订立了政府间图书交换协定，从而开始了中文书刊的收藏。1948年，由于交换工作的日益扩大，美国国会图书馆建立了交换与赠送处，下属4个交换科，即：美英科，欧洲科，西班牙科，非洲科。该处从事交换工作的人员最多时达65人，交换对象也已超过14000多个，是目前世界上规模最大、数量最多的文献交换中心。1974年加拿大国立图书馆也建立了加拿大图书馆交换中心。这些交换中心由国内书刊的交换业务很快扩大到出版物的国际交换。
我国1925年9月加入了《布鲁塞尔协定》，成立了隶属教育部的出版物国际交换局。1928年10月，改由中央研究院接管，下设出版物国际交换处。1934年由国立中央图书馆筹备处接收。1932年，当时的浙江图书馆委托国民党中央研究院出版品国际交换处向欧洲各国联系书刊交换事宜。到了1936年，已经与日本东方文化学院京都研究所、日本佛教研究会、波兰华沙大学图书馆、苏联乌克兰科学院建立了书刊交换关系。1937年，又与美国哈佛燕京学社建立了联系。在一份1947年4月19号国民政府下发的文件中，我们看到了国民政府正式发布的国立中央图书馆办理出版物国际交换事项办法，文件中第一项规定：政府各机关编辑出版，或给予津贴经费出版的中外文图书、期刊、政府出版物等，均应根据“实事之需要”，检送30份（本）交出版物国际交换处，用于《协定》内各国图书馆交换的业务。
自上世纪80年代以来，我国对图书资料的交换工作愈来愈重视，从国家图书馆到各地区图书馆、高校图书馆及专业机构图书馆都普遍开展了国际交换工作。到世纪末。中国国家图书馆国际交换组已与140个国家和地区的500余所图书馆及机构建立了交换关系，中国科学院文献情报中心同45个国家的1349个机构建立了交换关系，北京大学图书馆建立的交换关系有30多个国家300多所大学及科研单位，清华大学建立的交换关系也涉及30余个国家400多个图书馆。仅上海图书馆一家的统计，与国外交换的书刊就达到了19198册的规模，包含了英、日、法、德、朝等多个语种，交换机构70余家。这充分说明，国际交换已为信息的交流与互补，国际间的合作以及相关行业的深入研究创造了必要的条件。
1958—1972年我国召开了几次国际性会议，就出版物的国际交换工作不断提出新的建议，推动了国际交换工作的进一步开展。1980年—1982年的三年间，我国在与其他国家签订的32个文化协议中，涉及图书馆间的合作与图书流动意向的就达28个，占协议内容的80％以上。
二、运作模式和步骤
开展国际书刊资料的交换工作应首先参考《布鲁塞尔协定》的相关准则，切合实际地选择国际交换对象。对合作对象的选择应大致考虑三方面因素：
1.与本单位科研方向或课题有直接联系的机构。
2.在本专业上具有影响力并有研究水平的书刊资料。
3.有正式或非正式出版物可提供交换的机构。
就国际交换工作的实施步骤来说又可分为对内工作与对外工作两个方面：
（一）在对外工作方面
1.先要确定建立交换工作的单位和机构。
选择交换伙伴首先要清楚所交换机构的学科重点和研究方向，公共图书馆也要了解合作对象的资料交换优势和特点，从而使文献交换工作在建立之初就具有很强的专业针对性和实效性。
2.主动提供用于交换的资料的同时收集或索要对方可提供的书刊资料的目录。
交换文献资料的目录是交换双方各自提供给对方的可供文献目录，交换双方应从可供文献目录中筛选自己所需的书刊资料。交换关系确立后，双方应在不断磨合中丰富和调整交换文献的目录。
3.根据馆藏特点和研究专题，筛选本馆所需交换的书刊资料。
在交换资料的选择上应本着在联系本馆及本单位馆藏特色的同时，注重选择和交换国际上较有影响和水准很高的书刊资料。并应考虑本单位目前的研究重点和课题所需，尽量选择新的动态文献和新的研究成果。同时也要考虑期刊资料的连续性问题，避免有头无尾。
4.制定细致的交换方案和交换细则。
在进行出版物的国际交换之前，交换双方应首先制定交换方案，共同协商交换的数量和价值。在制定交换细则时，应明确规定好交换中必须遵守的所提供资料的范围，交换目录的变动周期，交换方式，交换所限时间等。以美国国会图书馆为例，其拟定的《美国国会图书馆交换章程》包含了除农业科学和医学文献外的所有专业文献（农业和医学文献由美国国家农业图书馆和美国国家医学图书馆提供）。其中重要的内容是美国政府出版物和该馆所收各种类别资料的复本文献。国外在书刊资料的交换上大多采用对等原则，即数量的对等或价格的对等。《美国国会图书馆交换程序》中写道：“一般言之，图书交换是一本对一本（杂志对杂志，书对书）为执行标准”。美国国会图书馆在国际交换中对问讯、索取、修改、致谢等信函交往都有明确的时间限制，一般自发函之日起3个月内无回复即视为拒绝。而在提供交换目录时则采用Exchange List Reply Form的方式进行资料提供，一般在规定期限内优先回复的客户，即：Fist—come，将得到优先提供的待遇，即：Fist—served。
国际书刊资料交换在国外的发展已日臻完善，它大致以三种协定方式被固定下来：1.政府间的多边公约，各成员国根据公约共同加入交换关系（一般通过交换中心进行）；2.交换出版物的双边协定，是通过交换记录或信件的非正式协定，或正式文本；3.一般性文化协定（双边的或多边的）具有直接涉及交换或通常涉及科学文献传播的条款，根据这种协定，可以促进甚至建立契约国机构之间的交换关系。目前，涉及出版物交换的多国条约重要的有：1886年布鲁塞尔公约（交换公约）、1902年墨西哥公约（交换公约）、1936年布宜诺斯艾利斯公约（交换公约）、1945年阿拉伯联盟公约（多边文化协定）、1949年欧洲经济合作组织公约（交换公约）、1958年联合国教科文组织公约（交换公约），这些条约或协定，既是不同时期国际书刊资料交换的历史记载，也是国际书刊资料交换双方一直遵守的准则。需要指出的是，就不同国家的交换伙伴的活动和国际特点来说，交换细则的标准化问题目前仍然是个亟待解决的现实问题。国际图书馆协会联合会出版物交换委员会多年来一直提倡在可能的情况下采用统一的交换形式，但这种标准化却尚未在各国图书馆界形成统一的认识。所以，包括我国，还缺乏相应的国家书刊资料交换细则的标准化制定，特别是与国际接轨，共同交流，取长补短，以求在内容和方法上趋于统一、为国际交换工作制定一个共同遵守的统一原则尚是一个努力的方向。
（二）在对内工作方面
1.内外有别，职责明确
应划分出本单位可提供国际交换资料的范围，防止保密资料和内部资料及可交换资料混淆，将对内服务的资料与对外交换的资料作必要的区分与限制。既能使出版物的国际交换达到促进学术交流，丰富馆藏的目的，又能做到使所交换资料界限清晰，交换人员的工作职责明确。
2.设立专人专管的工作流程和健全的规章制度。
国际交换工作最好由专人负责，并使这一工作保持相对的独立性和持续性，以解决其交换工作中特有的资料连续性问题。杜绝由于工作交叉、兼职工作或频繁更换人员出现的交换工作的混乱状态。避免给交换对象带来不稳定的负面印象，以保证国际交换工作顺畅进行。
3.经济核算，力求做到少花钱，多办事。
出版物的国际交换还应本着工作需要第一，利用价值第一的原则，对所支出费用与所交换资料进行具体而细致的测算。国际书刊的交换工作说到底是书刊采访工作的重要补充。是丰富馆藏资源的特殊手段。所以，它就有一个补充的合适与否的问题。交换工作应与常规采购渠道形成互补，更多的是要注重交换非商业渠道发行的资料和对口专业的书刊资料。
华东政法学院图书馆在1993年馆藏90余种外文期刊中，交换来的刊物有24种，占26％，减少经费支出2万元。馆藏外文书952种，交换所得外文书500余种，占52％。显然，书刊的国际交换工作总的来说是经济实惠的，因为双方往往在交换之初是本着互惠互利的原则建立交换关系的。
但仅仅算经济账还不行，如果是馆藏的重点所需，又是内部资料，正常的采购渠道无法购得，那么即使与之交换的资料从数量到价格都在经济上不是很合算，也要保持住交换关系，维护好交换渠道，从工作出发，从需要出发，使图书馆真正做到为课题服务、为业务研究工作服务。
另外，国际交换工作在强调专业性和规范性的同时，还应注意到其特有的情感层面的因素。试想：一封请求建立交换关系的信函如果字迹潦草、拼写错误、言词杂乱，或是冷冰冰的公文形式，它能让人有沟通、交流的欲望吗？而一封格式标准、行文规范的信函，在言简意赅的同时热情诚恳，措词得体又不失谦和真诚，效果自然不一样。在交换工作中，认真细致，一丝不苟的工作态度，从图书的卷次、刊物期号的连续性，到邮寄书刊的打包、标签、地址的清晰准确，都会给对方带来好感。及时地回复对方的信函，年终给对方寄贺年卡、明信片等也是国际交换工作中应有的礼节和深化感情的方式。
【摘 要 题】国际信息
【关 键 词】文献资源建设/国际交换工作/理论研究……
【 正 文】
一、历史背景与现状
出版物的国际交换工作是一项区别于图书馆其他业务工作，而又与其相互联系、互为补充的一项系统工作。它作为科学技术文化交流的一个重要方面，是图书馆馆藏书刊的特殊来源，是采访工作不可缺少的组成部分，是图书馆开展资源建设和资源共享的重要基础。它对图书馆发展和利用有重要的影响。
一直作为图书馆间收集相关资料，进行馆际合作的重要形式和主要手段之一的出版物的国际交换工作，有着悠久的历史背景。
早在17世纪末，法国国王路易斯十四于1694年授权法国皇家图书馆，利用其馆藏复本与英国、德国进行新书交换。此举为国际间的图书交换提供了一个良好的开端。1697年（清康熙三十六年）该馆首次从我国换回140册中国书籍。1875年，德国马尔堡大学联合17所大学成立了“德国大学交换社”，吸引了全欧洲50余所大学参加。随着国际书刊交换范围的扩大，以及国际间交换内容的深入，1886年第一届国际出版物交换会议在比利时首都布鲁塞尔举行，英、法、德、荷、比等国共同签订了《布鲁塞尔协定》，规范了国际间书刊交换的运作模式和组织体系。1946年，联合国成立了出版物国际交换中心，以协调各国书刊资料的国际交换事宜，并定期出版《国际出版物交换手册》，为国际书刊资料交换的进一步开展提供了一个广阔的平台。
二战之后，许多国家的图书馆都开展了书刊资料的国际交换工作。以美国国会图书馆为例，1834年便开始进行出版物的国际交换工作，1869年（清同治十年）美国国会图书馆从清同治皇帝处获得10种、933册中国古籍，并订立了政府间图书交换协定，从而开始了中文书刊的收藏。1948年，由于交换工作的日益扩大，美国国会图书馆建立了交换与赠送处，下属4个交换科，即：美英科，欧洲科，西班牙科，非洲科。该处从事交换工作的人员最多时达65人，交换对象也已超过14000多个，是目前世界上规模最大、数量最多的文献交换中心。1974年加拿大国立图书馆也建立了加拿大图书馆交换中心。这些交换中心由国内书刊的交换业务很快扩大到出版物的国际交换。
我国1925年9月加入了《布鲁塞尔协定》，成立了隶属教育部的出版物国际交换局。1928年10月，改由中央研究院接管，下设出版物国际交换处。1934年由国立中央图书馆筹备处接收。1932年，当时的浙江图书馆委托国民党中央研究院出版品国际交换处向欧洲各国联系书刊交换事宜。到了1936年，已经与日本东方文化学院京都研究所、日本佛教研究会、波兰华沙大学图书馆、苏联乌克兰科学院建立了书刊交换关系。1937年，又与美国哈佛燕京学社建立了联系。在一份1947年4月19号国民政府下发的文件中，我们看到了国民政府正式发布的国立中央图书馆办理出版物国际交换事项办法，文件中第一项规定：政府各机关编辑出版，或给予津贴经费出版的中外文图书、期刊、政府出版物等，均应根据“实事之需要”，检送30份（本）交出版物国际交换处，用于《协定》内各国图书馆交换的业务。
自上世纪80年代以来，我国对图书资料的交换工作愈来愈重视，从国家图书馆到各地区图书馆、高校图书馆及专业机构图书馆都普遍开展了国际交换工作。到世纪末。中国国家图书馆国际交换组已与140个国家和地区的500余所图书馆及机构建立了交换关系，中国科学院文献情报中心同45个国家的1349个机构建立了交换关系，北京大学图书馆建立的交换关系有30多个国家300多所大学及科研单位，清华大学建立的交换关系也涉及30余个国家400多个图书馆。仅上海图书馆一家的统计，与国外交换的书刊就达到了19198册的规模，包含了英、日、法、德、朝等多个语种，交换机构70余家。这充分说明，国际交换已为信息的交流与互补，国际间的合作以及相关行业的深入研究创造了必要的条件。
1958—1972年我国召开了几次国际性会议，就出版物的国际交换工作不断提出新的建议，推动了国际交换工作的进一步开展。1980年—1982年的三年间，我国在与其他国家签订的32个文化协议中，涉及图书馆间的合作与图书流动意向的就达28个，占协议内容的80％以上。
二、运作模式和步骤
开展国际书刊资料的交换工作应首先参考《布鲁塞尔协定》的相关准则，切合实际地选择国际交换对象。对合作对象的选择应大致考虑三方面因素：
1.与本单位科研方向或课题有直接联系的机构。
2.在本专业上具有影响力并有研究水平的书刊资料。
3.有正式或非正式出版物可提供交换的机构。
就国际交换工作的实施步骤来说又可分为对内工作与对外工作两个方面：
（一）在对外工作方面
1.先要确定建立交换工作的单位和机构。
选择交换伙伴首先要清楚所交换机构的学科重点和研究方向，公共图书馆也要了解合作对象的资料交换优势和特点，从而使文献交换工作在建立之初就具有很强的专业针对性和实效性。
2.主动提供用于交换的资料的同时收集或索要对方可提供的书刊资料的目录。
交换文献资料的目录是交换双方各自提供给对方的可供文献目录，交换双方应从可供文献目录中筛选自己所需的书刊资料。交换关系确立后，双方应在不断磨合中丰富和调整交换文献的目录。
3.根据馆藏特点和研究专题，筛选本馆所需交换的书刊资料。
在交换资料的选择上应本着在联系本馆及本单位馆藏特色的同时，注重选择和交换国际上较有影响和水准很高的书刊资料。并应考虑本单位目前的研究重点和课题所需，尽量选择新的动态文献和新的研究成果。同时也要考虑期刊资料的连续性问题，避免有头无尾。
4.制定细致的交换方案和交换细则。
在进行出版物的国际交换之前，交换双方应首先制定交换方案，共同协商交换的数量和价值。在制定交换细则时，应明确规定好交换中必须遵守的所提供资料的范围，交换目录的变动周期，交换方式，交换所限时间等。以美国国会图书馆为例，其拟定的《美国国会图书馆交换章程》包含了除农业科学和医学文献外的所有专业文献（农业和医学文献由美国国家农业图书馆和美国国家医学图书馆提供）。其中重要的内容是美国政府出版物和该馆所收各种类别资料的复本文献。国外在书刊资料的交换上大多采用对等原则，即数量的对等或价格的对等。《美国国会图书馆交换程序》中写道：“一般言之，图书交换是一本对一本（杂志对杂志，书对书）为执行标准”。美国国会图书馆在国际交换中对问讯、索取、修改、致谢等信函交往都有明确的时间限制，一般自发函之日起3个月内无回复即视为拒绝。而在提供交换目录时则采用Exchange List Reply Form的方式进行资料提供，一般在规定期限内优先回复的客户，即：Fist—come，将得到优先提供的待遇，即：Fist—served。
国际书刊资料交换在国外的发展已日臻完善，它大致以三种协定方式被固定下来：1.政府间的多边公约，各成员国根据公约共同加入交换关系（一般通过交换中心进行）；2.交换出版物的双边协定，是通过交换记录或信件的非正式协定，或正式文本；3.一般性文化协定（双边的或多边的）具有直接涉及交换或通常涉及科学文献传播的条款，根据这种协定，可以促进甚至建立契约国机构之间的交换关系。目前，涉及出版物交换的多国条约重要的有：1886年布鲁塞尔公约（交换公约）、1902年墨西哥公约（交换公约）、1936年布宜诺斯艾利斯公约（交换公约）、1945年阿拉伯联盟公约（多边文化协定）、1949年欧洲经济合作组织公约（交换公约）、1958年联合国教科文组织公约（交换公约），这些条约或协定，既是不同时期国际书刊资料交换的历史记载，也是国际书刊资料交换双方一直遵守的准则。需要指出的是，就不同国家的交换伙伴的活动和国际特点来说，交换细则的标准化问题目前仍然是个亟待解决的现实问题。国际图书馆协会联合会出版物交换委员会多年来一直提倡在可能的情况下采用统一的交换形式，但这种标准化却尚未在各国图书馆界形成统一的认识。所以，包括我国，还缺乏相应的国家书刊资料交换细则的标准化制定，特别是与国际接轨，共同交流，取长补短，以求在内容和方法上趋于统一、为国际交换工作制定一个共同遵守的统一原则尚是一个努力的方向。
（二）在对内工作方面
1.内外有别，职责明确
应划分出本单位可提供国际交换资料的范围，防止保密资料和内部资料及可交换资料混淆，将对内服务的资料与对外交换的资料作必要的区分与限制。既能使出版物的国际交换达到促进学术交流，丰富馆藏的目的，又能做到使所交换资料界限清晰，交换人员的工作职责明确。
2.设立专人专管的工作流程和健全的规章制度。
国际交换工作最好由专人负责，并使这一工作保持相对的独立性和持续性，以解决其交换工作中特有的资料连续性问题。杜绝由于工作交叉、兼职工作或频繁更换人员出现的交换工作的混乱状态。避免给交换对象带来不稳定的负面印象，以保证国际交换工作顺畅进行。
3.经济核算，力求做到少花钱，多办事。
出版物的国际交换还应本着工作需要第一，利用价值第一的原则，对所支出费用与所交换资料进行具体而细致的测算。国际书刊的交换工作说到底是书刊采访工作的重要补充。是丰富馆藏资源的特殊手段。所以，它就有一个补充的合适与否的问题。交换工作应与常规采购渠道形成互补，更多的是要注重交换非商业渠道发行的资料和对口专业的书刊资料。
华东政法学院图书馆在1993年馆藏90余种外文期刊中，交换来的刊物有24种，占26％，减少经费支出2万元。馆藏外文书952种，交换所得外文书500余种，占52％。显然，书刊的国际交换工作总的来说是经济实惠的，因为双方往往在交换之初是本着互惠互利的原则建立交换关系的。
但仅仅算经济账还不行，如果是馆藏的重点所需，又是内部资料，正常的采购渠道无法购得，那么即使与之交换的资料从数量到价格都在经济上不是很合算，也要保持住交换关系，维护好交换渠道，从工作出发，从需要出发，使图书馆真正做到为课题服务、为业务研究工作服务。
另外，国际交换工作在强调专业性和规范性的同时，还应注意到其特有的情感层面的因素。试想：一封请求建立交换关系的信函如果字迹潦草、拼写错误、言词杂乱，或是冷冰冰的公文形式，它能让人有沟通、交流的欲望吗？而一封格式标准、行文规范的信函，在言简意赅的同时热情诚恳，措词得体又不失谦和真诚，效果自然不一样。在交换工作中，认真细致，一丝不苟的工作态度，从图书的卷次、刊物期号的连续性，到邮寄书刊的打包、标签、地址的清晰准确，都会给对方带来好感。及时地回复对方的信函，年终给对方寄贺年卡、明信片等也是国际交换工作中应有的礼节和深化感情的方式。
