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浅谈办公室秘书的基本素质

作者:高 毅
出处:论文网
时间:2010-09-06

  摘 要:现代秘书岗位是一项综合性工作岗位,对从事秘书工作者的素质要求愈来愈高。要做一名合格的办公室秘书,必须具备扎实的文字功底,敏锐的政治头脑,刻苦的学习态度,较强的交际能力,熟练的协调技术,务实的工作作风。

  关键词:办公室;秘书;素质。

  近些年来,随着形势的发展,秘书工作内容越来越丰富,工作领域越来越宽广,工作要求越来越严格。这就需要我们不断与时俱进,开拓进取,进一步增强“讲学习、讲奉献、讲责任”的工作意识,倡导“团结、务实、创新”的工作精神和树立“精、紧、细、严”的工作作风,只有这样,秘书人员才能取得领导的信任和支持、赢得群众的认可和拥护,才能不断树立务实、创新、高效的新形象。要做好秘书工作,必须具备以下基本素质。

  首先,要有扎实的文字功底。秘书作为领导的助手和参谋,一是记录和抄写;二是文稿起草。记录,有领导的口授记录,有接待来访者的记录,还有会议记录和电话记录等等;抄写,即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导攥写稿件使之能腾出时间去做其它工作,这是秘书应尽的责任。起草文稿,是秘书工作的主要部分。文稿的起草过程,常常是由领导和秘书合作进行的。有时,是领导亲自动手,秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实;有时,是领导口授主要内容,秘书记下后负责文字的加工整理;有时则是领导只口授一个要点,或者同秘书一起在讨论中形成一个要点,然后由秘书据此去收集材料、推敲观点,形成文字。这最后一种,领导只是出题目,而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改,则都由秘书单独负责。特别需要指出的是,在起草文稿的时候,秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考,而且可以在起草时直接把自己的想法写上去,形成初稿,让领导人去决断,而不是照葫芦画瓢,这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等,并使之成为群众性的行动。

  其次,要有一个敏锐的政治头脑。一是坚定的政治头脑。文秘工作涉及到的每一个方面,政治性都很强。在很大程度上,代表着一个部门的主张,反映着本部门的形象,连接着单位和职工的切身利益。对事关政治性的问题,善于从政治上观察、分析和处理问题,在大是大非面前头脑清醒,旗帜鲜明,立场坚定,不随波逐流、人云亦云。二是丰实的理论头脑。一个人的理论素养越高,预测、把握和解决问题的能力就越强。必须善始善终地把学习放在第一位,扎实、认真地学习马列主义、毛泽东思想,特别是邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观。

  三是辩证的思维头脑。随着改革的深入和社会生活的变化,人们的思维方式和价值取向正在经历一场变革,办公室秘书应在这场变革中走在前面。这就要求我们观察问题要多视角、研究问题要多方位、解决问题要多方法。要注意思维的超前性。四是求实的科学头脑。实事求是是我们的一大工作作风,也是职业道德,工作纪律。办公室秘书想问题、提建议、当参谋、写文章、办事情,都要符合客观实际。切实做到一是一、二是二,不夸大、不缩小,真实地反映客观事物的本来面目。五是精明的效益头脑。在工作措施上,要以最少的投入争取最好的效果,用最短的时间做更多的事情。在工作运作中,要讲效率、科学有序、操作规范、线条清楚。在工作效果上,要多出精品、减少次品。 [论文网 LunWenData.Com]

  第三,要有一套过硬的功夫。一是勤奋好学的功夫。在任何时候都应该有一种紧迫感和饥饿感,对知识永远保持一种旺盛的好奇心、新鲜感和求知欲。要养成一种坐得下来、静得下心、钻得进去的学习习惯。二是深入实践的功夫。办公室秘书要深入到征收管理的主战场和基层最前沿,主动、积极地与人交往,与方方面面的同志交朋友,建立工作友情,不放过每一个调查对象、线索、情节,做到“打破沙锅问到底”,“不到黄河不死心”,真正从实践中获取新知,收到实效。三是善于领悟的功夫。办公室的工作是与人打交道的,是学院的窗口和纽带。好的悟性是一个日积月累的过程,可在与领导和同事的接触中把握他们的工作习惯、思维方式和活动规律;在接受任务时,充分听取要求和主张,尽可能地准确理解和把握领导的意图和基层的反映,做到准确,有原则性;严谨,有逻辑性;独到,有精辟性。四是精于表达的功夫。口头表达和书面表达能力,是机关干部的基本功。特别是文字水平,是一个工作人员素质的综合反映,是办公室秘书的最基本要求。一篇好材料要经过调研、加工、提炼、归纳、总结等复杂过程,使文章具有“真、实、准、启”的特点,让大家听后或看后能受到教育和启迪。“说”和“写”同样重要,办公室秘书都要加强锻炼,力求做到精雕细刻、千锤百炼,工作上人人都能“打通关”,个个都是“多面手”。

  第四,要有一种务实的工作作风。一是对事业有春天般的热情。既然有幸走上这个岗位,就要义无反顾地投入春天般的热情,爱岗敬业,任劳任怨,执着地追寻它,尽力地干好它。只要每一件工作当成一种事业去追求,就会在工作实绩中获得无限的乐趣和丰厚的精神回报,我们的精神境界就会得到升华,人生价值就会得到实现。二是对他人有大海一样的胸怀。做好秘书工作离不开方方面面的配合与支持。对人虚怀若谷、宽厚容人,就会走出世俗,接近崇高。这是秘书的美德。俗话说:“有容乃大,无欲则刚”,我们要容人胜己,不嫉贤妒能,甘为他人做嫁衣、作铺垫,以“甘为人梯”的风格送温暖、献爱心,只有这样,才能赢得更多同志对我们工作的支持与合作,你工作的环境也才会更加宽松、和谐。三是对自己像旁观者一样清醒。能不能知己所长、知己所短,是衡量办公室秘书是否成熟的重要标志。知己所长,是要保持一种乐观向上的自信心,而不是感到高人一等。知己所短,是要不断反省自我,扬长避短,取长补短。要坚持正确的思想导向,大力提倡埋头苦干,任劳任怨的奉献意识。要经得住诱惑,耐得住寂寞,以苦为荣,以苦为乐,把精力用在想事干事上,要通过默默无闻的工作,实现自身的价值,赢得社会的尊重。

  总之,作为一名合格的办公室秘书,除了要具备良好的职业素质外,更要不断提高自己的观察力和实践能力,不断提升自己的综合实力,在工作中与同事建立融洽的协作关系,增强同事对你的信任感和认同感,与大家和谐相处,就一定能成为一名合格的办公室秘书。[论文网 LunWenDataCom]

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