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中小企业网上办公自动化系统

出处:论文网
时间:2015-01-29

中小企业网上办公自动化系统

  中图分类号:TP311.52

  网上办公自动化系统的研发与应用不仅极大的提高了企业办公的工作效率,并且这一自动化办公系统还能够凭借着其超强对信息进行收集、整合、分析、传递的功能,实现对有效网络信息的高效、低价、广泛的共享,网上办公自动化系统的这一强大功能对提高中小企业工作效率、增强中小企业管理者决策的正确性具有十分重大的意义。从当前发达的网络技术来看,实现中小型企业的智能化管理需要从办公系统着手,采取不同的组网方式、不同的系统构架理论,使得企业可以建立起符合自身要求的企业。本文将主要对中小企业网上办公自动化系统进行介绍、分析与研究。

  1 中小企业网上办公自动化系统概述

  1.1 系统特征分析。基于电子计算机及网络信息技术的现代中小企业网上自动化办公系统可实现企业内部事务处理自动化的目标,搭建起企业各部门之间的交流平台,从而提高企业工作效率。我国大部分企业目前所应用的办公自动化系统是由多个子系统构成,每个系统模块分别处理不同的事务性工作,且由企业内部各职能部门的负责人进行管理,分配差异化的操作权限,对系统内的用户端口进行添加与修改等操作,从而令企业网上办公自动化系统更具安全性与稳定性。

  1.2 系统职能综述。我国中小企业目前企业内部管理所应用的网上办公自动化系统的主要职能包含企业人员管理、企业财务管理、企业会议管理、企业信息交流等[1]。例如:当相应系统模块的负责人选择添加新信息时,只需按照网上办公系统的指引按步骤操作即可,也可以分设不同级别的权限进行同时操作,进而能够发挥出系统的各项职能。

  2 系统的用户需求分析

  要想在中小企业内部建立起网上办公自动化体系,企业相关人员就需要事先对企业的用户类型与用户需求等信息进行分析与调查,用以最终对中小企业网上办公自动化系统的目标进行确定。对中小企业办公自动化系统用户需求进行分析一般从以下三个方面来进行:第一,可行性需求分析。进行这一需求分析,主要是由中小企业规模较小、功能较为复杂多样这一现状来制定的。中小企业办公自动化的主要功能除了利用电子邮件来实现对各种商业信息的共享与交流之外,还包括对企业内部的各种业务进行安排、管理等功能。网上办公自动化系统在中小企业的应用不仅能够提高企业的凝聚力,还能够提升企业的工作效率。第二,企业内部软、硬件的需求。中小型企业自身规模较小,没有很好的实现对信息资源的共享,并且由于资金的短缺,硬件与软件设施一直不是十分完备,这在很大程度上阻碍了中小企业的进一步发展[2]。网上办公自动化系统不仅对硬件设施配置的要求较低,而且价位较为低廉合理,系统简便易学,十分适合中小型企业的发展现状。第三,中小企业可以通过对现有软件进行加工改进的方式实现对网上办公自动化系统的二次开发。

  3 系统的设计

  3.1 系统的开发环境。中小型企业网上办公自动化系统在开发过程中主要采用的是由Eclipse3.3和MyEclipse5.1插件组合而成的集成开发环境体系,而此系统所采用的数据库系统则是由微软公司于2000年开发的SQL server集成软件[3]。

  3.2 系统运行过程与环境。中小型企业的系统在运行的过程中主要采用Web浏览器作为访问方式,通过浏览器向服务器发达命令,然后获得访问的权限之后进行访问,所以在整个软件的运行过程中首先需要Web浏览器、Outlook、Auto CAD作为数据图形共享。当然在小中型企业的办公系统均采用的是B/S架构,通过Web浏览器向服务器发送命令,然后再对服务器进行访问,获得Web发指令者所需要的服务。构建的整个B/S架构在客服机上采用Outlook进行程序控制,并且通过B/S架构的访问方式来构建起数据交换桥梁,实现了对数据的交换和存取。

  3.3 系统的主要特点。用户界面友好,容易操作,能够短时间内被人们所掌握和运用;能够实现对各种信息的快速收集与传递,能够让人们摆脱时间与空间的限制,了解到更多有价值的信息资料;办公自动化系统中信息平台的建立,为信息更为便捷的沟通、交流与共享提供了可能。

  3.4 系统的流程。中小企业办公自动化系统的大体流程如图1所示。

  图1 OA办公自动化系统的大体流程

  3.5 系统的开发工具与技术。现阶段,中小企业的网上办公自动化系统主要采用的是C/S应用程序、C/S+Web的复合型应用程序与B/S应用程序这三种开发技术。其中较为传统的C/S系统能够开发应用程序主要通过数据库与客户端这一双层结构实现对系统的开发。复合型应用程序则主要利用Web程序来弥补C/S应用程序的缺陷,但是在数据的更新与系统软件的升级等方面上仍然存在着较大的不足。B/S应用程序是由C/S应用程序不断改进发展而来的,其主要优势为能够利用Web接口实现与互联网络的快速连接,并能够对信息进行存储和指定下载。

  4 中小企业网上办公自动化系统的主要模块

  4.1 企业人力资源管理。对于初具规模的中小企业而言,企业内部精英人员的工作能力就是企业发展过程中的核心竞争力,准确掌握员工的基本信息极为重要。中小企业网上办公自动化系统中的企业人力资源管理模块能够实现员工基本信息管理、员工信息查询等功能,从而令企业人员状况更加明晰,有利于企业未来长期稳定发展。

  4.2 企业会议经营管理模块。现代企业依托计算机网络平台进行日常办公提升了企业管理的整体效率,其中会议管理模块具体分为四项功能,即查看会议记录、添加会议记录、删除会议内容、查看会议具体记录信息。在实际的管理过程中,会议经营管理模块的办公自动化系统界面较为明晰,使得操作人员应用该系统进行会议管理极为便捷,只需按照类别将信息录入到系统模块之中即可完成会议记录环节,并且将信息即时传送至公司内部管理人员的手中,能够起到提升企业日常办公效率的作用。

  4.3 企业信息交流模块。企业信息交流平台是中小企业网上办公自动化系统的主要职能之一,也是现代企业运营管理的基础,承载着企业内部大量的信息资源,而且,企业各部门之间的信息传递也依托于企业信息交流模块的有序运行。该模块主要分为:企业公共信息发布功能、企业各部门交叉信息传递、企业内部员工间工作交流。另外,由于该模块每日的信息量较大,系统管理人员要负责针对过期信息进行适时删除,且在整理信息前会通知到各级办公人员,从而保证企业发布的信息及时准确,促进企业内部各岗位人员日常办公的有序执行。

  5 结束语

  在信息化时代,及时的掌握相关的信息就等于把握住了一个巨大的商机,而中小企业只有实现了对有效信息与数据的快速收集、分析、传递、分享与交流才能更好的提高企业的工作与管理效率,从而做出正确的发展决策,推动中小企业的快速发展。本文主要对中小企业网上办公自动化系统进行了分析、介绍与研究,希望能够对促进中小企业的发展起到一定的作用。

中小企业网上办公自动化系统

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