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办公自动化系统在高校信息化中的应用

出处:论文网
时间:2015-02-01

办公自动化系统在高校信息化中的应用

  中图分类号:R197.324 文献标识码:A 文章编号:1007-9416(2014)05-0221-01

  1 办公自动化系统(Office? Automation System)

  办公自动化系统是20世纪70年代中期发达国家根据社会需求为提高办公效率而提出的,是通过现代化的高科技工具,通过计算机网络,实现文字、图片、视频等文件电子化操作,大大提供劳动者的办公效率。

  当前办公自动化系统的实现需要计算机系统以及计算机网络技术,目前采用的主要有两种结构,即:B/S(Browse/Server)结构以及C/S(Client/Server)结构。这两种结构各有优劣,高校可以根据不同特点采用不同的结构,以适应学校的办公自动化的需求。

  1.1 B/S结构

  B/S结构是由学校内部的各个节点,通过外部互联网,利用计算机软件系统,把各个节点相互连接的一种网络。相对于C/S结构来讲,这种B/S结构的最大优势在与维护方便,操作简单,只要通过网络利用浏览器随时随地都可以操作。但是B/S模式对外部互联网的要去依赖性非常强,外部网络一旦出现故障,就可能导致整个学校办公网络出现问题。

  1.2 C/S结构

  C/S结构是由学校内部的各个节点,通过内部网络,利用计算机软件系统,把各个节点相互连接的一种网络结构。这种结构相对于B/S结构来讲,最大的优点是不依靠学校外部的网络,仅靠学校内部的网络就可以自主实现,无论学校是否与外网相连,都可以采用这种结构,这可以确保学校的安全,防止外界网络的侵袭。并且这种结构的处理速度非常快,很适合工作量大的场合。但是C/S结构的办公自动化系统也有其不足,例如,需要安装特定的软件,只能用于局域网,学校与其他机构之间无法进行交流。

  1.3 办公自动化系统的特点

  (1)集成化:软硬件及网络产品的集成,人与系统的集成,单一办公系统同社会公众信息系统的集成,组成了“无缝集成”的开放式系统。(2)智能化:面向日常事务处理,辅助人们完成智能性劳动,如:汉字识别,对公文内容的理解和深层处理,辅助决策及处理意外等。 (3)多媒体化:包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。

  2 办公自动化系统在高校信息化建设中的意义

  2.1 实现各部门及时沟通和实现信息资源的共享

  利用办公自动化系统,各部门可以实现信息共享,可以通过办公自动化系统可以发布信息或公告,通过即时消息或任务处理的形式实现信息的及时传递信息。通过该系统,能够促进各个教学单位和教辅单位之间的沟通,共同合作,提升学校的整体办公效率。

  2.2 实现各部门信息的规范管理

  办公自动化系统最有利的地方在于对文件、文档的规范管理工作,可以实现文件的电子化操作,便于使用者查询、整理,便于信息和数据的统计,提高各部门对使用信息的搜索和查询效率。

  3 办公自动化系统在高校信息化建设中的具体应用研究

  3.1 会议管理

  利用办公自动化系统可以方便地实现会议事物管理,例如会议的通知,会议消息的发布以及会议人员的管理。高校内部的工作人员可以通过办公自动化系统查看即将进行的会议,查看会议的详细信息。

  3.2 办公业务

  高校一般都是由教学和教辅单位组成,教学单位一般是以系或者学院为单位,教辅一般是以处或室为单位,办公业务平台可以建立不同部门子系统,这个各个单位可以独立操作自己部门的子系统,提高工作效率。比如,教务处对学生信息根据学校进行编码,记录学生的考试成绩、考勤等,招生就业处通过系统可以分析出招生和就业的动向。

  3.3 通讯平台

  为了方便高校员工的沟通,考虑到防止互联网病毒侵袭,可以利用办公自动化系统建立邮件和即时通讯平台。可以实现实时通讯,传送文件信息,加强内部员工的交流与合作。

  3.4 公告发布

  传统的公告发布是在学校的公告栏处张贴纸质文件,员工有时没有见去看公告栏,造成公告的无法及时送达。为了解决此弊端,可以利用办公自动化系统建立公告发布平台,将要发布的公告通过系统及时的发送出去。

  3.5 文件管理

  由于高校各部门的分工不同,各个部门都有大量的文件,要实现对这些文件的有效管理,必须有针对性地开发出合理的办公自动化系统。利用该系统可以做好文件管理工作,实现文件的接收和发送的电子化处理,对文件的批办、审核以及签发都可以实现电子化。

  3.6 其他应用

  办公自动化系统在高校信息化中的应用越来越广泛。可以用于课程安排,为教工课程安排提供向导,可以通过OA系统实现课表的网络化,方便师生查询;可以建立通讯录,师生可以通过系统及时地查询到所要联系的教师或学生的联系方式;可以通过OA系统查询到教工自己的工作信息,比如薪酬发放,绩效考核结果,工作日程等。

  4 办公自动化系统在高校的发展前景

  随着网络技术的飞速发展和智能终端的不断更新,办公自动化系统的应用也趋于多样化,利用无线WIFI可以实现手机、PAD等只能终端与电脑服务器的连接,开发出相应的办公自动化软件即可实现真正的随时随地“掌上办公”。

  5 结语

  随着高校信息化教育发展的要求,办公自动化在高校的引入和应用也越来越广泛,全国大部分的高等院校都有自己的办公自动化系统。相信在不久的将来,高校的办公自动化的发展必将更进一步,能够更加有效地促进高校各项教育事业的发展,更快地跟上以信息和效率为主要特征的社会前进的步伐。

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