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数字档案馆与电子文件中心关系 及其未来发展研究

出处:论文网
时间:2015-02-01

数字档案馆与电子文件中心关系 及其未来发展研究

  中图分类号TP39 文献标识码A 文章编号 1674-6708(2014)111-0216-02

  数字档案馆与电子文件中心关系复杂,我们必须加强对二者关系的分析,才能更好的促进二者的发展。基于此,笔者就此作出以下几点分析。

  1 分析数字档案馆与电子文件中心关系

  1.1数字档案馆与电子文件中心既有关系的分析

  数字档案馆是目前社会最好的信息化档案形式,在没有完善的建立数字档案馆的前提下,应先采用电子文件中心,作为数字档案馆的开门钥匙。电子文件中心在连接数字档案馆和电子政务各系统的过程中间,解决了目前我国数字档案馆还不能完善的在线接收与存取难题,电子文件中心就可以成为数字档案馆的纽带,成为电子政务各系统的桥梁,使其数字档案馆得到更快的发展。

  1.2数字档案馆与电子文件中心潜在关系的分析

  虽然数字档案馆和电子文件中心在使用的过程中再到外表都没有太大的差异。不管是从其身的本质来看,还是从未来的发展角度来看,都是目前电子时代新型的文档管理系统。其二者都是电子文件管理系统的配件,研究的最终目的也是管理好电子文件。但作为档案界的文档管理机构,也是需要不断的创新和发展,冲破老式的管理档案的一种工作职责。秉承不断创新,不断改进,建设成为方便、快捷的一套完整的运作系统。

  在二者并没有太大的差异后,为什么在名称上却各不同呢?其实只是由于不同的角度和周围事物的关联而取的不一样的名称。从平时运用的情况来看,公共的互联网网络以数字的方法来为使用者传输档案,其进行查找的方法都是通过数字档案馆来提供,主要倾注于社会需要;而电子文件中心则是把大部份的功能存放在了电子政务网中,主要运用到政府方面的精密电子文件的存放,且可连接网络传输一些文件,信息的接收功能,主要倾向于电子政务。一者面向政府的电子政务,另一者其靠拢社会的大众,都只是一个文件管理系统。

  2 数字档案馆和电子文件中心后续的发展与建设

  2.1理顺文件和管理系统

  电子文件中心和数字档案馆是我国精密的文件管理系统,为了能更好的得到建设与使用,首先要制止目前外伸式的技术运用方式,从系统的本质来研究数字档案馆和电子文件中心的内部价值。在电子文件中心和数字档案馆的互相矛盾下,电子文件管理的难题出现于没有真正清晰的运作过程。为了解决以后文档整理时受到的局部限制,必须要整理出一套关于整体文件流程的一个清晰思路之上,才能达到所有文件一体的整体链接。要想真正的把文件管理的流程理顺,必须要从文件运作的整个过程来进行探索和分析,对于电子文件的管理必须要进行全面性的研究,要从科学的角度来进行所有文件流程的一个整合,把文件从开始到结尾,从使用到存放,达到拥有一套清晰的思路来管理整个系统。

  在实际工作中,应尽可能地实现保存文档的同时将其归档,从根本上解决了电子文件的管理难题,这样也有利于电子文件中心未来的发展与建设。按照这样的思路来进行实施下去,电子文件的管理将要进行文件整体的再造。档案管理机构将要从传统的职能管理方式向流程管理方式改变,从全流程管理式的模式来整理政务电子文件,即可解决了职能模式的有限运作模式,也加强了机构电子文件的精密。因此,不是因为档案机构的改进,而是因为电子文件中心经过全新的变革,将出现一套新的新型管理系统。

  2.2管理、技术、服务功能的整合

  目前的电子文件中心和数字档案馆系统在使用的过程中都不是很完善:电子文件中心系统的运用偏向于政务服务,为保管长期文件的功能非常薄弱:而数字档案馆的运用则偏向于社会大众服务,且前端管理很薄弱。为长久的使用考虑,必须要将其弊端进行改善。

  未来的电子文件中心应是建立在目前的传统档案馆、信息中心、数字档案馆、电子文件中心等文档管理机构上面,于管理、技术、服务功能于一身,可以同时使用在社会和政府的文档管理机构。一者实现了方便社会大众对政府政务信息的共同的使用,连接了国家政府的在运作中的一个了解,即可对有价值的电子文件进行集中、收集、存放、都能得到统一整合。二者用档案管理的模式,如纸质的文件也会通过电子文件中心保存为永久的电子文件,提供了社会大众查询服务得到了一站式的方便服务。

  2.3整体的运作系统的建设

  目前的我国数字档案馆和电子文件中心都是以以前的档案管理机构,对传统的档案管理进行的一个部分功能的进化,进行的一个地域式的职能档案管理,有着各领域式的档案管理的传统模式,并没有得到共享。造成数字档案馆和电子文件中心无法得到统一、对未来的建设也受到了一定的影响。从对二者的长期的发展和建设来看,必须先要打破地域式的传统运作方法。整理各地域的运作关系,建立起一体的运作模式。从本质上统一运作模式,为所有的应用软件、交流平台、信息数据库、网络连接等严格要求的规定来进行其操作;为构建全面统一的网络,搭建一个可以随意浏览资源的一个渠道。统一的管理资源,整合文档信息资源,提高共享的程度,是合并机构职能的一项重要方针

  2.4电子文件一体化的管理

  电子文件中心的建设是对电子文件管理有着存放、交换、中转、归档可以一体的进行。从根本上讲,电子文件从开始编辑起就可以进行管理所有的信息和文件。统一以后可以成为文件的保存、交换、文件的利用中心。成为信息、文件、档案、为一体的文件管理系统。

  3 结论

  综上所述,未来的电子文件中心的建设与发展,具有对电子文件长久保管的功能。对电子文件的长期使用,安全保管、共享资源、保存电子文件的历史,和维持国家的数字库档案,起到了最佳的使用方针。也是国家档案机构把文件信息集中,最好的发展策略。

  

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