浅谈图书馆中文期刊库房的规范化管理
中图分类号：G255.2 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）15-0224-03
自从人类社会进入信息时代以来，随着电子技术、信息技术和网络技术的发展，虽然更多的人还是愿意到公共图书馆来阅读他们喜欢的报纸、杂志、图书等纸质文献，但是依然有相当一部分人特别是一些年轻人改变了自己的阅读方式，他们直接利用电子阅读器等工具阅读电子出版物或者把自己喜欢的小说、漫画等作品从网上直接下载到手机或者平板电脑中并通过它们来阅读，相应地他们就减少了到图书馆的次数甚至根本就不去了。尽管现在这样做的人还不多，但是这种情况必须引起图书馆从业人员的重视，要想方设法把更多的读者吸引到图书馆来。作为一名普通的图书馆从业人员，笔者一直在关注着我国公共图书馆事业的发展，要做到这一点，就必须为读者提供更优质的服务。
在笔者所工作的国家图书馆中，开架阅览的中文期刊阅览室每天都座无虚席，这里有上百册期刊供读者随意阅读，可是即使如此，这些期刊也不能完全满足读者的需求，还必须由中文期刊库房再提供一部分保存本才行。国家图书馆尚且如此，那么在藏书数量不及国家图书馆的其他公共图书馆中，这个问题可能会更加突出，一方面中文期刊在全部馆藏期刊中所占的比重更大，另一方面，它们的中文期刊开架阅览室的规模也比不上国家图书馆，在这些地方中文期刊库房将起到更为重要的作用。
为了更好地为读者服务，使他们能够及时看到自己想看的期刊，图书馆的工作人员就应该做好期刊库房的管理工作。因为这项工作头绪非常多，所以期刊库房的工作人员需要用好的方法来帮助他们理清工作思路，对期刊库房进行科学有效的管理。而用诸如逻辑图、流程图这样的图形工具来描述和分析期刊库房工作的内容及特点对库房进行管理，应该就是这样的一种方法。
一、期刊库房管理概述
期刊库房的管理工作可以分为库内期刊的排架管理，期刊出、入库情况的登记管理和库房本身安全及卫生管理三部分内容。如图1这幅逻辑图所示，它们是有机地结合在一起的。下面笔者将分别详细说明。
（一）库内期刊的排架管理
1.期刊排架的要求
期刊排架，就是指将经过登记、编目的期刊按照一定的规律组织起来，并系统地依次排列在期刊架上，使每本期刊都有明确而稳定的位置，以便管理和利用。具体到中文期刊，各图书馆采取了多种排架方式。但是无论采取何种方式，都应该符合如下要求：第一，要方便工作人员取刊和归架。第二，要尽量减少倒架次数。第三，要尽量节省架上的空间。第四，要方便读者利用。
2.目前我国图书馆常用的排架方法及其优缺点分析
目前常用的期刊排架方法主要有按照中图法分类排架，按照刊名排架，按照刊号排架，按照出版年代排架，有的地方还混合使用以上两种或多种排架方法。
（1）按照中图法分类排架。这是目前最常见的期刊排架方法之一，即依据《中国图书分类法期刊分类表》，按期刊内容所属的学科体系来排列期刊的方法。其优点有：第一，它可以按照学科类别集中同类期刊，使中文期刊馆藏形成完整的科学体系。第二，这种排架方法本身就能揭示馆藏期刊的性质和类别，便于管理人员熟悉馆藏刊物，按类向读者宣传推荐和指导读者阅读。第三，它还可以有效地减少和避免因刊名变化给期刊排架带来的影响。但是这种方法也存在以下的缺点：第一，现代学科错综复杂，期刊内容跨度广、主题多、交叉频繁，除了一级学科外，还有大量由一级学科派生出来的二级学科、三级学科，这就使具体期刊的架位不能确定。第二，这种排架方法不利于安排期刊架位。
（2）按照刊名排架。这是一种按照刊名首字的拼音、四角号码或笔顺来排列期刊的方法。它的优点是管理人员只需了解与刊名首字有关的拼音、四角号码或笔顺，即可完成取刊和归架的工作。它的缺点一是有可能使不同地区出版的同名期刊发生混淆，二是对期刊刊名的准确性要求很高，依赖性很强，刊名稍有变动，就会影响到期刊的排架。尤其是当某种期刊在某一年中改名时，就很容易使不同的期刊排在了同一个地方。
（3）按照刊号排架。即按照ISSN号、CN号、邮发代号等期刊本身的各种代号排架的方法。这种方法的优点是能够把同一地区出版的期刊放在一起，不必重新编号。但是这种方法的缺点也很突出，即它无法体现期刊主题，而且刊号一旦发生变化，工作人员就要重新排架，更麻烦的是，非邮发的内部期刊没有编号，无法排架。
（4）按照年代排架。这种方法是以年代为单位，把相同年代出版的期刊集中在一起排架。其优点是基本不需倒架，能够节省架位空间。但是却破坏了期刊的内在的联系，影响到了读者对期刊连续性的需求。
实际上在图书馆的工作实践中，一般都要根据具体情况来采用适当的方式来进行排架，比如在阅览室中，第一种和第二种的排架方式就比较便于读者顺利找到他们所需的期刊；而对于期刊工作人员来说，所有这些方式其实都可以采用，但是因为期刊工作是采访、编目、记到、收藏、维护数据一条龙的形式，这些环节环环相扣，特别是记到工作和收藏紧密相关，所以期刊库房的排架顺序应该和记到采用的方式保持一致。也就是说，如果记到是以刊名首字的笔画排序，那么排架也应该采用这种方式。这样做可以减轻除库房管理人员外的其他工作人员的劳动强度，有助于提高他们的工作效率。
3.排架管理的工作方式
（1）顺架。在库房管理的工作中，有时可能会出现架位错误的情况，如果没有及时发现，就会对取刊造成不便。所以就要经常顺架，把每种期刊都按照库房采用的排架方法进行排序。 （2）倒架。不管库房采用何种排架方法，随着时间的推移，库内的期刊数量都会发生变化，期刊架位也会出现相对紧张的情况。这样，就需要进行倒架，即按照本馆采用的排架方式重新安排架位，为其中出版频率高、开本和厚度比较大的期刊留出较多的架位，相应减少出版频率低、开本和厚度比较小的期刊的架位。
（二）期刊的出、入库管理
1.期刊出库管理
期刊出库包括现刊的借阅和过刊的下架两种情况。关于现刊，是指最近一段时间（根据图书馆期刊库房规模的大小不同分为半年、一年或者两年不等）中出版的期刊，而过刊则是这段时间之前出版的期刊。
现刊出库主要是馆外的读者借阅期刊，有时也可能是馆内其他部门用刊。在现刊出库的时候，库房管理人员都应该进行登记，将出库现刊本身的详细信息（刊名、年、卷、期号）、册数、借阅人姓名以及出库时间等一一详细记录在册，以备将来期刊回库时查验。在一些规模较大的图书馆，有专门收藏过刊的库房，当现刊库空间已满的时候，就要把较早入库的期刊下架装订，然后转入过刊库，以便为新入库的现刊腾出足够空间。这时候，也需要管理人员对下架过程进行监督和管理，做好出库登记。
2.期刊入库管理
期刊的入库包括新刊入库和出库的现刊回库两种情况。
（1）新刊的入库验收登记过程可以用图2所示的流程图来加以说明。从图中可以看到，首先现刊要由记到人员进行记到，然后送到库中由管理人员验收。如果验收出现问题，管理人员应该及时反馈给期刊记到人员，待其找出问题并改正后再由管理人员重新验收。如果验收没有问题，就可以将期刊上架。
（2）当出库期刊回库时，库房的管理人员就要认真核对期刊出库时的记录，如果一切无误，就可以注销这个记录，将期刊归架。
（三）期刊库房的安全和卫生管理
要做好期刊库房的管理工作，就必须做好库房的安全和卫生工作，特别是安全工作更应该是库房管理的重中之重，不能有丝毫松懈。
库房的安全工作可以分三个部分，它们分别是火灾与水灾的预防、门禁管理和鼠害预防。
对于水灾和火灾的防范是库房安全工作的重点，无论是被水浸泡还是被火焚烧都会对期刊造成严重的损失。水灾的预防就是在工作时间内时刻要注意库房内外是否有管线破裂跑水的现象出现，一旦发现就要及时向物业维修部门反映，请他们派人修理；火灾的预防要考虑两部分内容，一是在严格遵守库房的各项安全管理规定的前提下注意用电安全，包括接线板、电源插座、电脑和饮水机在内的电器等都必须经常检查，杜绝一切安全隐患。二是要保证消防器具的有效性，即与馆内物业部门配合，定时检查灭火栓，更换灭火器。
库房的门禁系统也非常重要，因此一定要确保库房的门锁或电子门禁能够正常使用，一旦发现问题，就要及时通知物业修理或更换，以免出现期刊丢失的情况。
除了火灾预防和门禁管理以外，库房还要预防鼠害，管理人员要积极配合物业部门定时更换鼠药和其他灭火器具。
另外，库房还应该具有一个干净的环境，这就要求管理人员要经常打扫库房的地板、擦拭期刊的架位。
二、做好期刊库房管理工作的意义
现在我们的社会正处于知识信息爆炸的时代，因为期刊具有出版周期短、实效性强、内容丰富、信息量大等特点，是广大读者学习知识，获取信息的重要来源之一，所以备受人们的喜爱。正是因为期刊在人类社会的文化知识传播、科技进步、经济建设中发挥着非常重要的作用，所以任何一个图书馆都设有专门收藏期刊的机构，因此期刊收藏，特别是中文期刊的收藏工作是我国图书馆馆藏文献资源建设的一项非常重要的组成部分。做好这项工作，就能够使读者更好地利用期刊，从中得到他们想要的东西。
总之，作为图书馆中文期刊库房的管理人员，要主动树立为读者服务的意识。虽然他们并不直接接触读者，但是读者也会从借阅期刊的过程中感受到库房的管理人员的工作方法和工作态度。所以图书馆中文期刊库房要进行规范化管理，使读者对图书馆的服务留下良好的印象。
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