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不断规范文书管理 确保档案信息完整

出处:论文网
时间:2015-06-12

不断规范文书管理 确保档案信息完整

  一、文书档案管理原则

  (一)区分不同价值

  档案提供利用是以馆(室)藏档案信息资源为基础,通过一定的方式、方法直接提供档案为利用者服务的一项档案业务工作。实现档案价值的逻辑起点是指档案在满足人们需要,体现其使用价值的具体实践的逻辑行程中所经历的首要环节。因此,我们要依照《机关档案归档与不归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定,区分归档范围不同文件价值,划定不同保管期限。通过将不同价值的文件区别整理,可以合理使用人力,物力、财力和时间,同时不同价值的文件经过整理后相对集中,为日后档案进行保管利用,以及到期移交进馆也提供了方便。由此可见,档案客体一经形成,就与未来的档案用户之间存在着一种潜在的价值关系。而档案的价值只有当档案客体获得档案用户的实际利用时,其与档案用户主体所构成的潜在价值关系才能转化为现实的价值关系,档案价值才得以真正实现

  (二)遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系

  在整理原则中,遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值。是手段,“便于保管和利用”则是最终目的。因此,保存档案并非是档案工作的目的,而只是档案工作的开始,遵循文件的形成规律,提供档案为社会主义现代化建设服务,并产生良好的社会效益和经济效益是一切档案管理工作的最终目的。所以,进行归档文件整理工作,必须遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

  (三)要便于保管利用

  这是归档文件整理最基本的原则,也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。执行文件级整理,正是新形势下对这一原则的合理发挥。从根本上说,保管和利用是相互影响,相互制约的关系,任何片面地强调某一方面,忽视甚至无视另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部门采取取消分类,排列时不强调事由,不区分保管期限。完全按归档文件形成时间或文号对归档文件进行排列,依靠计算机进行检索。这种做法从目前能够满足利用需要,但由于档案间缺乏逻辑联系,以及同一事由或问题的档案被分散到多个档案盒中,从长远看,特别是对档案移交进馆之后,将会给系统利用档案带来很大困难。因此,在处理类似问题时,要坚持以便于保管利用为出发点,具体情况具体处理,才能更好地实现文件整理目的。

  二、不断规范文书档案管理途径

  (一)做好分类,严格登记

  对归档文件进行合理的分类,不但能有能效地揭示出归档文件之间的内在联系,便于系统地提供利用,而且对将来馆室的系统化管理都有重要的意义。首先,在一年度下进行归档文件分类。这是以“件”为单位进行分类。归档文件的分类是整理工作中的一个非常重要的环节,分类工作的好坏直接关系到归档文件整理的质量。各单位要根据自身的特点,按照科学、适用的原则,选择分类方法,制定分类方案。其次,按“年度―保管期限”方案分类。按这种方案分类的单位,就是将一年度应归档的文件材料按永久、长期和短期三种保管期限分开。但在这一阶段因还未对文件进行划分保管期限,所以,按这种方案整理的单位,在此只按确定“件”的原则,将一“件”的文件材料分在一起。等到归档文件划分保管期限时,再按保管期限分开。另外,要严格登记。对本单位的收发文件进行登记,保证本单位主要文件的系统齐全。本单位发文,应编号发出,单位收文应先登记后使用。通过登记,对来往行文、机关内部文件、会议文件等逐件建帐,做到家底清楚,有据可查。

  (二)提高档案管理人员的综合服务能力

  档案人员要练就过硬的业务技能,档案工作既是一项业务性工作,又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员,既要有扎扎实实的业务功底,又要有较强的管理能力和服务意识。档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤,而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法,在务实基础上促进创新,努力使档案服务成为一项面向大众的服务,让越来越多的人能正确认识和利用档案。

  (三)要提前布置、完善机制

  首先,要提前布置。档案是反映专员办业务工作的重要载体。因此,我们必须要求将档案建设作为深化本单位工作、推进业务机制建设和全面提升内部管理水平的基础工作,做好整理归档。其次,要完善机制。重点是要按照《档案法》规定做好文书档案保管期限表,结合实际完善本单位的文书档案管理规定,确保文书档案管理规范有序。本单位档案管理部门要及时对各档案员进行辅导,并按照新要求做好文书档案的整理归档工作,确保档案资料归档及时完整、保管规范有序、调阅快捷方便。第三,注重规范整理方面。落实专人负责档案工作,严格按档案归档整理的要求进行归档和整理,并结合电子设备进行操作,确保档案规范化、信息化;在注重档案“收、管、用”方面。按档案保管要求,进行专柜保管,并明确档案管理、保管、利用、借阅等各项制度,确保档案保密性和借阅的规范性。

  三、结束语

  总之,文书档案管理是本单位档案管理的重要组成部分,规范和改进文书档案管理的方法对于一个单位有着十分重要的影响。不仅仅是保证了单位档案资料的完整性和真实性,也对有些重要资料的存储和整理起到了很好的保存作用,同时也能为本单位文书档案管理提供了很d好的实践经验。

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