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电力企业档案管理中的文书档案管理策略及运用

出处:论文网
时间:2015-08-02

电力企业档案管理中的文书档案管理策略及运用

  引言

  档案是一个企业经济发展经营的重要原始凭证。文书档案管理工作主要是把这些原始凭证进行良好保存,以备需要时进行查证。文书档案产生于公务活动中,一般是由办理完毕的文件转化而形成。文书档案具有参考性、信息储存性以及凭证性等特征。随着电力行业的不断发展,电力企业文书档案管理工作显得尤为重要,为保证电力企业健康发展,必须加强电力企业文书档案管理,从而为电力企业后续发展提供良好的参考凭证。

  一、当前我国电力企业文书档案管理现状分析

  相较于发达国家而言,我国经济发展较晚,我国企业管理模式还存在着许多的不足,特别是电力企业文书档案管理问题诸多。管理模式的落后,成为制约我国电力企业经济发展的重要因素之一。

  (一)未充分认识到文书档案管理的重要性,管理意识淡薄

  纵观我国电力企业管理整体来看,大多数电力企业员工没有认识到文书档案管理的重要性,缺乏档案管理意识,致使电力企业档案管理混乱。档案资料乱收乱放,造成企业档案细聊丢失损坏,档案资料不齐全,为查阅带来了许多的不便。

  (二)档案管理人员整体素质不够高,缺乏责任性

  由于电力企业管理者没有充分认识到文书档案管理的重要性,忽略了档案管理工作,导致企业文书档案管理人手不足。加之,一些文书档案管理者学历偏低,缺乏扎实的专业管理技能,拉低了我国电力企业文书档案管理整体工作水平。文书档案管理人员薪资水平不高,工作变化大,在一定程度上降低了文书档案管理人员工作积极性,缺乏工作责任性,严重制约了我国电力企业文书档案管理水平的提高。

  (三)缺乏健全的文书档案管理体制,大大降低了档案利用率

  尽管一些电力企业建立了文书档案管理部门,但文书管理体制混乱,许多管理未进行明细规定,电力企业档案管理人员在进行文书档案的收集、保管、保密以及借阅工作时,没有完善的管理制度可以参靠。加大了文书档案资料丢失损坏的可能性。加之,企业为对文书档案作用缺乏宣传力度,大大降低了档案资料的利用率。

  (四)档案信息管理技术水平落后

  信息化技术的不断发展完善,为企业管理提供了极大了便利。但在当前我电力企业文书档案管理工作中,并未充分利用当前信息化技术。一方面是因为企业没有认识到档案信息化管理技术的重要性,信息化投资建设少。另一方面则是因为我国在档案信息化管理方面缺乏相关的管理制度,未充分应用专业的信息化管理人才进行管理,信息化管理设施利用率低,信息技术缺乏,严重影响我国电力企业文书档案信息化管理的建设发展。

  二、当前我国电力企业文书档案管理原则分析

  文书档案管理是企业在一段时间里生产投资经验的原始凭证记录,是企业管理的重要组成部分。我国文书档案管理一般是由党委办公室、综合办公室或者行政办公室进行管理。由于电力企业文书档案管理内容复杂,因此,在管理过程中,管理人员必须要遵循文书档案管理原则进行档案管理工作。

  (一)必须遵循电力企业文书档案管理保密原则

  我国文书档案管理按其内容可分为绝密文件、机密文件、秘密文件、以及内部文件四类。企业的文书档案也可根据自身内容进行分类,但在一般电力企业档案管理中,文书档一般都属于秘密文件和内部文件。机密文件和绝密文件只是极少的一部分。文书档案管理是企业在一段时间里生产投资经验的原始凭证记录,对企业的生存发展有着重要的影响。因此,电力企业进行文书档案管理工作时,必须加强管理人员保密意识,提高文书档案管理人员信息防范意识以及检查能力,充分运用当前先进的科学技术,不断改革更新文书档案管理手段。从而提供电力企业文书档案管理工作水利,维护企业发展利益。

  (二)必须坚持电力企业文书档案管理标准化原则

  随着信息化技术的不断发展,文书虽然是电力企业文书档案重要的基础来源,但并非所有的文书都是以文书的档案出现。为紧跟时代发展潮流,建立健全的电力企业文书档案管理管理标准尤为重要。为了方便我国政府对各行企业档案的管理,我国制定了《中华人民共和国档案法》。因此,电力企业在文书档案管理工作时,必须依照我国法律标准科学合理的进行管理工作,坚持文书档案管理中的标准原则,合理的将电力企业文书档案中的专业名词、著录、代号代码、标引语言、制成材料、库房建设以及文书档案的收集方法、鉴定方法、统计方法等进行科学合理的分类。充分运用当前先进的信息化管理技术进行管理,以提高我国电力企业文书档案管理工作质量,增加文书档案的参考可靠性。

  (三)必须坚持电力企业文书档案管理信息化原则

  科学技术的不断发展,不但促进了我国经济的发展。同时还为我国各行企业管理提供了方便。随着信息化技术的高速发展,文书形式也逐渐多样化,逐渐演变成以下四类:纸质文件、磁介质文件、感光介文件以及电子文档,促进了企业文书档案管理模式的改革。计算机在各行经济中的普及发展,在一定程度上为企业信息管理提供了方便,减轻了企业文书档案管理工作任务。逐渐取代了传统的人力管理模式,成为企业文书档案管理模式的主流,因此,企业应不读加强自身信息管理技术,充分应用专业技术管理人才进行管理,从而使企业的文书档案得到良好的保存与管理。

  (四)充分利用电力企业文书档案管理信息内容

  文书档案不仅是电力企业管理的重要组成部分。在电力企业的经济发展中还起着重要的推动作用。首先,文书档案是电力企业管理者发布经济投资决策、企业发展方向重要的公文记录,对企业的经济发展起着重要的指导作用。其次,还是电力企业管理法律规章的记录,在电力企业发展管理中起着重要的规范作用。再次,文书档案在电力企业经济发展中还起着重要的沟通作用。在电力企业管理上级与下级沟通工作中,一般常采用公文进行联系,获取企业相关管理问题,并针对问题进行解决处理,而文书档案也成为维持电力企业管理秩序正常运行的重要保障。最后,文书档案在电力企业管理中还起着重要的宣传教育作用。当企业管理者和工作员工出现问题偏差使,文书档案则担当着重要的传达作用,传到一些健康的方针政策,启发诱导员工确立正确的立场。在电力企业发展中,管理人员应充分利用文书档案作用,全面进行企业管理。   三、加强我国电力企业档案管理中文书档案管理的措施

  (一)提高电力企业管理者文书档案管理意识

  提高我国电力企业文书档案管理工作质量,必须使企业管理者充分认识到文书档案管理工作的重要性,使企业领导人员重视档案管理工作,提高企业管理者以及企业员工的档案管理意识。改进企业档案管理工作的的弊端,建立健全的文书档案管理制度。从而提高我国企业文书档案管理水平,促进企业发展。

  (二)提升电力企业文书档案管理工作人员综合素质

  文书档案管理员水平决定着企业的档案管理水平。要想提高电力企业档案管理水平,必须加强文书档案管理员综合素质的培养。鼓励档案管理员多参加专业培训活动,提升自身专业素养。现代企业经济的不断发展,市场经济竞争也日益激烈,为了使企业快速适应新的发展环境,存进企业发展,电力企业必须不断加强文书档案管理人员的再教育工作,增强管理员工的工作积极性和工作责任心,为企业在激烈的竞争环境中谋求一席之地。

  (三)加强建立健全的电力企业文书档案管理制度

  任何企业管理都离不开健全的规章管理制度,电力企业文书档案管理工作也一样。只有电力企业不断加强建立健全的文书档案制度,才能使文书档案管理人员有章可遵、有法可依,才能有效规范文书档案管理工作,提高管理质量。

  (四)提升电力企业文书档案管理信息化管理技术

  当今时代是一个电子化信息迅猛发展的时代,信息化管理已成为时代发展的主流。为了使企业经济发展能够顺应时代的潮流。电力企业应不断加强企业信息化建设,充分应用专业的信息化管理人才,不断进行管理模式的改革创新,充分利用当前先进的信息化管理技术进行文书档案管理工作。从而有效提升电力企业文书档案管理水平,存进电力企业的健康发展。

  结束语

  经济全球化的不断发展,催生了我国行业的多样性,经济市场竞争也越来越激烈。为了使企业能在激烈的竞争中站稳脚跟,各企业必须不断进行管理模式的改革创新。文书档案管理作为企业管理中重要的组成部分,其管理内容更是企业发展的重要参考凭证。因此,必须建立健全的档案管理规范,坚持档案管理原则,从而提高企业文书档案管理质量,促进企业的健康发展。

电力企业档案管理中的文书档案管理策略及运用

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