浅谈民营型企业集团档案工作的科学管理
民营企业集团档案工作是民营企业集团从事生产、经营等活动的基础，是企业集团信息资源宝库，是民营企业集团管理工作的重要组成部分。下面就如何系统科学地对民营企业档案工作进行科学管理，最大限度地发挥档案的使用价值，为民营企业集团生产、经营、利润和各项工作服务，提出了自己的看法。
1.企业集团从上到下各级领导要重视支持档案工作
档案工作是民营企业集团各项管理工作的基础，集团各级领导一定要重视支持档案工作，要以对历史高度负责、对员工高度负责的态度，切实加强对档案工作的领导，做到对档案工作重视到位、投入到位，对档案工作人员关心到位。要定期听取档案工作汇报，及时研究解决档案工作中的重大问题，为档案工作的顺利开展创造良好环境；加大对档案工作的经费支持力度，为档案工作的开展提供必需的物质条件，在生活上关心、工作上关注、政治上关爱档案人员，重视档案干部队伍建设，增强档案干部队伍的生机和活力，真心实意帮助档案工作者解决实际困难和问题，使档案工作者感到有温暖、有希望、有奔头，使干事创业的积极性、主动性、创造性得到更好发挥。
2.收集收齐归档文件及施工图纸材料
“巧妇难为无米之炊”，做好归档文件材料的收集工作，是确保档案齐全、完整、准确、系统的基础。要做好收集工作，档案人员必须熟悉和掌握收集工作的各种渠道和方法，处理好档案形成过程中各个环节、各个部门的关系与结构，对档案形成的全过程进行动态监督与检查，同时要不断提高集团全员档案意识，实现全方位的有效管理，采取各项有力措施，做好民营企业档案材料的收集工作，档案的归档率、完整率、准确率、查全率、查准率才有可能达到高标准。
3.档案集中统一管理
集中统一管理本单位形成的全部档案，是民营企业档案工作的基本原则，是档案法律法规对企业集团档案管理的基本要求，也是我们做好档案工作的前提和重要基础。集中统一管理有三层含义：一是档案实体集中，民营企业集团各部门形成的各种门类、各种载体的档案，都要集中到本单位综合档案室统一管理；二是人员集中，各部门档案管理人员都要纳入本单位档案管理部门管理；三是管理集中，各单位的档案、人员要在档案部门的统一管理下开展档案工作，提供档案利用。
4.建立健全民营企业集团档案工作科学管理体制
建立健全民营企业集团档案工作科学管理体制，包括建立档案工作机构，成立档案工作领导小组，明确档案工作的领导和直接负责人，建立健全专兼职档案管理网络，制定本单位档案管理办法、归档范围、分类方案、保管期限表、各项档案管理制度及“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度，“三纳入四参加四同步”是《企业档案工作规范》中明文规定企业必须建立的制度。如果一个单位没有落实“三纳入”制度，就难以保证档案工作的组织领导与健康发展，使档案工作无法与民营企业集团的改革和发展同步。如果不落实“四参加”“四同步”制度，就无法把民营企业集团生产经营管理活动所形成的重要档案全部保存下来，无法保证归档文件材料的齐全、完整、准确、系统。
5.搞好民营企业集团档案工作标准化、信息化建设
档案工作信息化，是促进企业集团信息资源全面收集、整合、开发的重要基础，通过档案信息化建设，能够实现对民营企业集团信息资源的集中管理，成千上万倍地提高利用效率，全方位地支持民营企业集团决策和集团各级信息服务，潜在的经济和企业集团效益难以估算。而档案信息化的基础是档案科学管理工作的标准化，没有经过标准化整理的档案不可能实现信息化，因此，企业集团档案部门要认真学习有关档案工作标准，研究档案工作业务规范，提高档案管理的标准化水平，为档案工作信息化创造条件。
6.强化民营企业集团档案保管条件及措施
随着时间的推移，档案保护显得越来越重要，加强档案保护，包括对纸质档案、电子档案的保护：一是对纸质档案，要加强库房“八防”设施的配备，使档案库房做到防火、防盗、防高温、防湿、防光、防虫、防有害气体、防尘的安全防护要求，杜绝档案霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象及各类事故的发生；二是对电子档案，一方面要采取必要的措施，加强对电子档案的载体保护，另一方面要加强对电子档案的信息保护。
7.深化民营企业集团档案信息开发利用
我通过对有关利用数据的分析与研究，认为可以采取如下3项措施，以档案利用来带动和推进档案业务建设：一是对历年来档案利用数据分析，着力了解档案利用所产生的企业集团效益和经济效益。通过分析，可以了解档案的自身价值和潜在的利用资源，有利于进一步拓宽档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用；二是开展档案利用跟踪服务。档案工作只有“有为才能有位”，而地位的取得有赖于档案人员的自身努力，积极开展送档上门，及时掌握档案利用的新动态、新动向，及时做好跟踪服务。三是结合数据对比分析，紧紧抓住档案利用的热点和中心工作，积极开展档案史料编撰工作。抓住档案的利用与信息开发工作，并根据归档材料编写大事记、组织沿革、年鉴、产品简介等编研成果，为各部门更好地利用档案服好务。
8.提高民营企业集团档案人员的素质
新时期档案工作的发展为档案人员提出了新的、更高的要求，要实现档案事业快速、协调发展，必须要有具有开拓创新和德才兼备的档案干部队伍。档案工作者要努力学习档案业务知识、企业管理知识、文秘写作知识、计算机知识，熟悉本企业基本情况，具备较强的综合分析、文秘写作、规划组织协调能力，成为一专多能的复合型人才。要结合当前的中心工作，从档案中寻找有规律的东西，并把它升华为一种历史借鉴，为科学决策提供参考，为集团各级领导当参谋、提建议、献良策，成为为领导建言献策的高参。
9.引入科学管理理念，开展档案工作六步循环
为加强民营企业集团档案工作，实现科学管理，开展“档案六步循环工作法”。
（1）制订计划，无论你做什么，首先要制定工作计划；（2）行动，有了计划就应该依据计划立即行动；（3）检查，依据计划行动起来后，就要把行动的结果与计划进行比较，检查结果与计划之间是否有偏差，查找原因；（4）修正，查找出原因，如果是行动偏离计划，就要修正自己的行动，如果是计划偏离了实际，就要修正计划，返回到第一步，重复以上四步，直到完成工作。现代过程管理，不再是简单的过程监督和控制，它是一个四环节的人性化管理过程：有序化――目的化――自动化――合理化，充分调动人的积极性和主动性，最大程度地实现民营企业企业集团档案科学管理工作预期目标。
民营企业集团档案六步循环工作法，以每一季度为一个工作循环周期，每循环周期分为“目标、措施、执行、考核、总结、交流”六个步骤，这里重点强调的是总结和交流：一是总结。企业集团各级档案人员要全面总结档案工作的目标、措施、执行、考核情况，认真撰写档案工作的总结材料，仔细查找不足，总结经验教训，明确下步工作计划，提出相关工作建议。通过总结档案工作人员可以无形中提高写作水平，能在有意无意中谋取领导对档案工作的支持，同时也可为以后的工作材料提供素材。二是交流。要通过单位内部专兼职档案员之间、集团各单位之间及各兄弟单位之间的广泛交流，达到互通有无、共同提高的目的。通过交流，及时选树典范，推广先进经验，切实加强集团各级档案工作的沟通、交流与培训，强化监督指导与信息反馈，不断打造出档案工作亮点，以点带面，促进民营企业集团档案工作全面发展。
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