OA办公自动化系统在企业中的实际运用价值探究
一、OA办公自动化系统概述简介
由于信息技术的迅猛发展，全球化、便捷化的要求不断得到完善与满足。其中，由于传统办公模式存在过程繁杂，处理低效，人力物力资源大量无用浪费等诸多缺点。因此，信息化时代的来到，对于传统办公模式与手段的完善与创新也就显得尤为重要。
办公自动化即为Office Automation（OA）。其主要依托Intranet技术为载体，通过把企业内部中出现的固有办公流程与相关的特有业务环节，组合联系在一起。那么采用这种方法后，可以更为方便快捷的发送、接收、处理、消化信息，从而达到高效简约的办公目的，同时，可以实现跨时间区域的展开工作。例如，不同部门，不同地点均可以实现传递、审批、复查等办公目的。不仅促进了信息的准确度、规范性的提高，也大大减少了办公过程中的信息成本。在日益激烈的企业竞争中，OA将信息流通与管理层面相结合，在面向不同的受众时，也扮演着不同的角色。一方面为重大决策提供所需要的相关参数与佐证；另一方面，也为用户展示整体的企业动态走向，同时提供更为丰富的工作平台。因为办公自动化本身代表着一个企业在信息化时代中的管理水平，其重要性自然是不言而喻的。因而OA系统也成了广大企业简历发展影响力的必要因素。
二、OA办公自动化系统功能特征
OA办公自动化系统功能作为新兴的信息化办公系统，其本身具有诸多与传统办公模式迥然不同甚至截然相反的地方。同时这些显著的差异性也正是办公自动化系统优于传统办公模式的闪光点。最为重要的革新，当属于无纸化的办公实现。传统办公中，使用大量的纸质文件，不仅浪费资源，也不利于储存查阅，尤其对于本身具有大数据特性的企业，信息的不断累加，对往后的工作开展造成了极大的不便。OA办公模式的兴起于发展满足了当下高强度、快节奏、大数据的工作特点。细化优点特性后，OA办公自动化系统具有以下功能特性。
（一）创立了信息资源交流共享的平台
通过建立企业内部平台，提供了通信交流、信息发布、学习共享等功能特点，使得员工与员工、员工与企业之间的交流沟通快捷有效。同时也让企业相关章程、计划开展、任务进度等相关信息清晰明了化。依托平台，增强了企业透明度与信息时效性。便于及时接收掌握对应信息，为内部成员提供了较好的交流共享平台。
（二）完成工作进度的自动化记录
在不同任务阶段，不同任务类型的情况下，能够实现自由快速地记录转换。每项业务的传递下达与不同时期的阶段性成果都需要及时记录与上报。通过OA，只需要管理每人所独有的账号信息空间，就能实现很好的历史记录。并且简约友好的操作界面与外部程序化的操作要求大大缩减了记录时间。由于独立的管理空间，保密性与不变性得到了保障和维护。
（三）档案信息无纸化
对于相关信息文件进行电子档的形式保存传递，不仅保证了及时准确，对于文件的传阅也更为高效可靠。例如，多数企业内部的邮件系统，信息传输链路等等，根据自定义设置的模板流程，在收到文件后，可以及时做出反应，并给予最佳调整方案。同时可以根据不同档案文件的属性，方便快捷的进行分门别类的管理工作。而突出的最大优点，就是避免了资源浪费，节约了设备成本。例如，当文件受众特别多时，各部门机构，与各成员均需要文档，那么纸质显然不具备可操作性和优势，然而结合OA后，就能通过简单的上传下载步骤，即可完成目的。
（四）信息集中化
由于OA办公自动化系统本身与网络相结合，同时也与企业各类事项业务相联系，那么与之联系的企业动态、业务开展、事宜进度等等，都能以数据的形式存储录入。无疑为后期的分析观察，调控政策提供了最佳的数据支撑和参考依据。
三、OA办公自动化系统在企业中的实际运用
随着企业的不断进步与发展，壮大后往往面临的是信息化建设工程，如果对办公自动化的趋势与需求置之不理，将会直接导致办公效率降低，办公效果不佳，甚至对整个企业产生较大影响。那么，为了加强协作、分享资源、简化流程，企业需要引进OA办公自动化系统，协助日常工作开展与企业业务水平提高。
（一）办公自动化系统模块结构的运用
在满足基本工作需求的前提下，一般采用运行流畅，利于维护，性价比较高的系统。OA办公自动化系统主要包括有流程制定、公文管理、电子邮件、公共信息、综合业务、系统管理等模块。各模块一面启动自身功能，一面相互协同配合。通过对各类资源信息的过滤，筛选，提取，并加以利用。既方便传递，同时也有利于信息资源内部交流共享。而采用办公自动化的关键原因考虑到了促进企业效率的大幅上升，改善陈旧的管理理念，提高工作质量与企业管理水平，也加强了对不同员工工作能力、思想态度的认知了解。
（二）办公自动化系统权限管理的运用
在OA整体把控设计中，通过设置各模块的权限管理尤为重要。企业中每一个员工最终会得到不同的操作权限，与其自身所在的职位以及在公司中担当的角色有关。通过对不同模块的自定义组合，针对某项具体业务进行调配，并从活动数据表中，确认所具有的操作权限，从而达到权限控制的目的。
（三）办公自动化系统分散化管理运用
由于OA现代化的办公模式，可以不用受到区域因素的限制。可以实现多处多地实时办公，对于连锁企业而言，可以准确及时的把握处理信息，大大减少了地区因素所带来的不良影响，更加有利于企业的整体筹划与发展。
四、OA办公自动化系统应用展望
实现企业办公自动化，对企业的长足发展和有机运行具有深远的意义。在各大市场激烈的竞争形势下，自动化系统将会在这些残酷的竞争中起到必不可缺的关键作用，必将会更为广泛地运用。同时应当认识到目前办公自动化系统中存在的不足，制定相应的完善对策。例如，在实际运用中，主要体现在企业工作人员业务不熟练，企业章程不健全等方面。为了解决这些问题，需要完善相关制度，规范企业管理，注重人才培养，着力技术创新，推进OA办公自动化系统得到更为广泛高效的运用。
（作者单位为金川集团公司矿山工程分公司）
[作者简介：康校花（1977―），女，甘肃金昌人，大学，甘肃金昌市金川集团公司矿山工程分公司助理工程师，研究方向：计算机信息管理。]
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