我国高校办公自动化问题研究
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）26-0081-02
高校办公自动化系统的建设，必须要以必要的硬件设施作为基础。目前，几乎所有高校都己建立了校园网。为了提升管理水平，充分利用现代技术资源与信息资源，许多高校建设和使用着办公自动化系统，实现了现代化办公。但是，在实际建设和推广过程中也出现了建设目标模糊、功能需求不断变化、维护困难等问题。北京大学教育学院教育技术系一项调查表明，学校的层次、类型不同，其校园网络建设的完善程度也有所差别。例如，与本科院校相比，高等专科和技术学院的网络基础建设水平略差；此外，即使都属于本科院校，部属高校也要略好于省属高校。随着信息技术在高校的普及，校园网己经遍及学校办公、教学、科研、实验等各种场所，甚至是部分高校的教师住宅和学生宿舍。
1 我国高校办公自动化的现状
从安徽师大办公自动化建设情况来看，该校从1998年5月开始建设校园网，目前己达到光缆到楼，交换到桌面，网络己覆盖中、南、北三个校区和教师公寓、附属中学，实现了一校五区的千兆互联。校园网分别接入中国教育和科研计算机网、中国电信网和中国联通网，拥有四条出口链路，总带宽310 MB；己建成可接入信息点15 000多个，连网计算机6 000多台。为教学、科研以及管理工作的网络化、电子化、信息化奠定了坚实的基础。
总而言之，高校办公自动化硬件建设情况可以概况为：第一，学校网络条件口趋成熟目前我校网络建设步伐不断加快，校园网经过多年运行检测，可以为综合信息管理系统的运行提供较好的网络环境。第二，学校各单位客户端硬件配备比较完备经过多年的信息化建设，我校各部门、各单位基本都己具备联网计算机、打印机等硬件设施，为办公自动化系统建设提供了较好的终端硬件支撑。第三，学校办公人员技术储备基本完成随着计算机技术和网络技术的迅猛发展，利用计算机单机进行Word，Excel操作制作文档、电子表格，撰写、打印各类文稿等己基本在我校工作人员中普及，利用网络进行文件传输与共享、收发电子邮件信息或文档也日益成为学校提高办公效率的有效手段。
2 我国高校办公自动化建设存在的问题
2.1 办公人员自动化意识薄弱，水平较低
主要表现在对使用办公自动化的必要性认识不同，对传统的办公方式仍然有较强的依赖性，一部分领导还对使用办公自动化系统实现办公无纸化的前景心存疑虑。另外，许多领导对办公自动化理解不深，认为所谓的办公自动化就是在办公过程中使用先进技术和设备，目的只是提高工作效率。而实际上，使用办公自动化提高管理层的决策效能更加重要。
因此，各高校应该加大媒体的宣传力度，为校领导开设网络和办公自动化使用课程，提高其对办公自动化的认识。没有各级领导的积极支持和推动，办公自动化建设过程中的任何环节都可能出现巨大阻力。校领导的支持和参与对办公自动化建设的起步与完成都具有决定性的作用。
2.2 自动化配套的规章制度不健全
办公自动化不同于普通的管理软件，它所处理的电子公文都存在法律效力的问题，但是目前我国尚未制定出与之相关的法律规定。同时，就高校而言，办公自动化的正常运行，需要有完善的规章制度作为保障。目前一部分高校还未建立相关的制度，即使己经建立了相关制度的学校，制度也还不健全完善。
因此，在办公自动化系统建设和运行过程中，必须加强有关制度建设，使工作人员能够接受并正确、有效使用自动化系统，自觉维护系统的正常运行。
2.3 对升级自动化设备资金投入不足
办公自动化建设是一项资金投入较多的系统工程，从开发到成型再到完善都需要经过一个长期的过程。在这个过程中，网络建设、硬件购置需要资金，网络的维护、软件的开发以及系统的推广等都需要资金。许多高校碍于自身的财政状况，对于办公自动化建设的资金投入大大缩水，严重影响办公自动化建设质量。一套技术成熟、功能完善的办公自动化软件价格比较昂贵，部分高校由于资金有限等原因，不愿意在软件上投入大量资金，而选择了价格相对比较便宜、功能不尽完善的自动化软件，造成了当前各高校普遍存在的有车无货的状况。
因此，各个高校应着眼于学校的长远发展，尽量保证办公自动化建设过程各个阶段的资金需求。有些学校还设立了专项资金，有效地保证了学校信息化建设的顺利进行。
2.4 办公自动化软件和服务厂商选取不科学
办公自动化软件作为管理软件，关键在于其实用性，不同单位应根据自身的特殊之处，选择真正适合自己的软件系统和服务厂商。目前市场上面向企业和政府的办公自动化软件较多，但适合高校的成熟办公自动化软件并不多。
因此，在进行办公自动化建设之初，首先要对学校现状和需求进行详细分析，对各种系统进行详尽的询问和考察，进而有的放矢地选择与本单位条件相适应的软件系统和服务厂商。
2.5 系统安全无法保障
办公自动化系统建设需要建立校园局域网，各个部门的电脑都需要入网。对于高校的办公自动化系统，其传输、处理、存储的大部分信息都具有极高的保密性，有些还是国家有关部门下发的高度机密文件。由于办公自动化系统与互联网直接相连，一旦学校自动化系统遭到病毒或黑客攻击，必然会造成比较严重的后果，网络系统的安全性是不容忽视的。调查显示，少数高校的校园网建立较早，己经满足不了学校发展的需要，安全性也缺乏保障，还需要进行网络升级和改造。 因此，各高校可根据自身校园网络的实际情况采取措施保证其安全性，如统一要求各部门电脑安装防病毒软件、对重要信息的传输采用加密技术、建立学校内部网络系统，以便在物理上与外部网络系统隔绝等。
3 对 策
3.1 提高办公人员自动化意识和水平
首先，提高办公人员计算机水平。目前，许多高校行政办公人员的计算机水平良莠不齐。因此，为了彻底保障办公自动化的实现，除了要转变思想外，还要加大对办公人员计算机技能的相关培训，使办公人员个个都能掌握计算机基本操作，能够运用计算机进行文字处理、数据管理、信息表达和网上交流。其次，还要提高系统维护人员的技术水平。办公自动化系统投入运行后，为了保证系统持续地与用户环境、数据处理操作、其他有关部门的请求取得协调一致，必须要有特定的系统维护人员。因此，要进一步提升学校信息化管理水平，必须加大高水平专业人才的培养与引进力度，建立一支长于宏观规划、熟悉学校管理、擅长硬件技术、掌握软件技术的团队。
3.2 健全自动化配套规章制度
无规矩不成方圆，建立一套合理、科学的管理体系，才能确保高校办公自动化系统的正常运行。高校在加强办公自动化系统软硬件建设的同时，要根据本校实际建立和完善相关规章制度，明确规定用户权限、责任和义务等，按照办公自动化系统规定的工作流程，分解岗位职责，责任落实到人，确保系统 安全性、信息的可靠性、管理的科学性、发布文件的规范性和严肃性，促使每个用户能够正确地接收、发布有用信息，维护系统的正常运行。同时，加强办公自动化系统运用过程中的检查和考核，定期安排专人到各部门检查使用情况，定期考核，适时组织经验交流，表彰先进，推动办公自动化系统安全、稳定、高效运行。
3.3 加大自动化设备资金投入规模
高校办公自动化系统建设，应纳入学校教育信息化建设的整体规划，结合学校的管理需要和资源状况，充分考虑近期投资能力和建设目标，又要为系统建设的进一步发展和扩展留有余地。建设过程中要坚持以用为本的原则，以校园网为环境，在疏通各部门之间信息渠道的基础上。对全校已有的管理系统进行梳理、整合，使用全校范围的办公自动化系统，建立全校共享数据库，真正实现高效办公自动化的设备资源、人力资源、数据资源的共享，真正建成高效、完善、合理的办公自动化系统。因此，学校要加大自动化设备资金投入，以资金支持为后盾，推进办公自动化建设的进程。
3.4 科学选取服务商和服务软件
很多高校内部各部门较早的引入了计算机来辅助管理工作，个别部门已逐步建设了一套完善的信息管理系统。为了提高办公效率，安装了适合本部门工作流程和特点的办公软件，虽然在一定程度上提高了本部门的工作效率，但是由于缺少整体规划，使得各部门的办公软件没有统一的规划和标准，数据库信息无法共享，信息交流比较困难，常常造成信息重复录入，不利于高校整体办公效率的提高。因此，学校要科学的选取服务商和服务软件，保障办公自动化系统的先进科学。
3.5 采取必要的措施保障高校系统的安全
高校办公自动化系统是在现代化条件下，使用高技术办公设备处理日常事务的工作模式，这就要求操作人员不仅要熟练掌握办公活动的基本知识，还要学会使用各种先进技术设备和系统控制设施。由于我国高校在这方面起步比较晚，办公人员素质参差不齐，应通过培训提高办公人员的素质。首先选一批计算机操作基础比较好的人员，再通过信息管理员对各自部门的人员进行培训，起到以点带面的作用，在培训中要注意建立相应考核制度，把是否具备办公自动化操作技能列入部门和个人年度综合考核，采取分类指导、重点突破方式，注意加强对计算机操作水平较低人员的重点培训，保证办公自动化系统建设的顺利推广和应用。只有熟练操作自动化办公系统的工作人员，才可以设计出保障系统安全的程序，因此，学校需要着重从软件设施方面加强系统的安保工作。
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