我国高校办公自动化变迁历程浅析
中图分类号：C931.4 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）26-0079-02
1 办公自动化的定义
美国在上个世纪六十年代第一个提出了办公自动化的概念，这是由于美国的人工工资太高，人力成本大，相对于办公自动化产出很低，同时计算机技术的普遍应用，也为办公自动化提供了有利的条件。七十年代出现了把信息处理技术应用到办公自动化的办公室信息系统。
美国麻省理工学院M.季斯曼教授指出：办公自动化是计算机、通讯技术、系统科学及行为科学应用在传统的数据处理技术难以处理的数据庞大且结构不明确的包括非数值型信息的办公事务上。20世纪80年代中期，我国学者对办公自动化的定义为：借助发达的信息技术，将某些办公业务活动物化于计算机等机器设备里，这些机器设备与办公人员形成了人机信息交互处理系统。
2 国内外办公自动化发展历程介绍
2.1 国外办公自动化发展历程
根据计算机技术的发展和时间跨度，美国的办公自动化基本上可以分为三个阶段。
①初级阶段：单机处理办公文件时期。截止到19976年，与办公自动化相关的是文字处理机、复印机、传真机等辅助设备的应用。这不是真正意义的办公自动化，仅仅是借助先进的信息技术和机器设备使办公变得更简单容易，它们只是辅助工具，促进了办公效率的提升。
②发展阶段：办公自动化设备的增加。从1976～1982年，办公自动化系统任务是信息的处理应用，同时办公设备处理的任务开始具有多样性综合性。本阶段办公自动化设备开始增加，很多设备也开始应用于办公自动化领域，例如美国白宫运行的办公业务信息系统，将上千个终端综合起来，提高了办公效率和信息传递速度。这一时期专业自动交换机等的发明应用促进了办公自动化和半自动化的发展。
③成熟阶段：综合管理自动化。从1983年开始，信息技术升级换代的速度加快，经济全球化的发展对办公自动化提出了更高的要求，除了解决日常事务和信息要求，办公自动化丰富发展了其他职能，促进了办公效率的提升。
由于经济发展水平的不同，日本的办公自动化与美国相比开始的比较晚，它的发展模式可以概括为四个部分。第一，初始阶段，从1978～1982，办公任务具有单一性；第二，推进阶段，时间段上是1983～1984年，办公自动化设备的增加，办公标准更加规范和具体；第三，推广阶段，从1985～1987年，不同的行业都开始进行自动化，流程的自动化；第四，完善阶段，从1988年开始，办公自动化的综合性增强，办公自动化系统不断的升级更新完善，向集成化方向发展。
2.2 国内办公自动化发展历程
国内的办公自动化建设也经历了一个逐步发展的过程，政府首先从上海开始试验，在海南省也进行了政府信息化的尝试，信息化也推动了办公自动化向智能化方向提升，有四个发展进程。
①文件型办公自动化，这一阶段从1980～1999年。从1985年全国第一次召开办公自动化会议，办公自动化的概念逐步深入人心。起步阶段从单机版的办公应用软件进行，例如微软office 不同版本的软件，办公模式从完全人工到借助计算机辅助设备，这一阶段办公自动化也叫做无纸化办公。
②协同型办公自动化，从2000～2005年。新世纪全球经济的发展要求将更多的工作内容与办公自动化相结合，包括流程审批和会议管理等，这一时期MS OFFICE也增加了很多新的功能和模块，来适应实际工作的需要。跨部门间的信息交流通过办公自动化成为了可能，工作环境更加协调和高效。负责信息沟通的人员大大减少，节省了很多人力成本，节约了沟通时间。在办公自动化包括的范围内，工作人员借助这一系统，实现了信息的及时处理和沟通。
③知识型办公自动化，时间跨度上从2006～2010年。办公自动化经过前两个阶段的发展，应用范围越来越广，另一方面用户也有了新的需求。这一时期进入知识爆炸阶段，协同工作的分工模式，和把门户当作技术路径，将一个单位内部的各种信息进行处理归纳使之自动化多功能化，就是知识型办公自动化。它将知识管理与日常的办公设备相结合，使得办公自动化系统不止是一个综合性的办公系统，也是知识协同管理的平台。办公自动化可以处理企业管理过程中的沟通、协调和控制性事务，以知识管理为核心的办公自动化能够解决这些问题。
④决策型办公自动化，2011年以后，信息技术跟新的速度不断加快，推动办公自动化系统的不断发展，使之朝着集成性和辅助决策的方向进步。
3 我国高校办公自动化模式的变迁
3.1 高校传统办公模式简介
高校办公事务主要是对信息的处理。不同的部门之间构成了信息网，信息的收集、处理和整合，以及各个部门之间的沟通都需要借助办公自动化系统，从某种程度上说，这些内容在办公管理中是主要构成模块。以往的办公过程中，这些内容耗费了很多的人力物力和财力，但是由于工作内容繁琐和工作量大，效率低下，办公自动化的发展成功的解决了这一难题。
高校的办公从某种程度上来说是，是学校的领导处理行政事务的过程，主要是对高校的各种信息进行汇总和加工处理。不同部门运用计算机将本部门的信息汇总成图表和文档的形式提交给上机部门，学校管理层就可以及时了解各部门的信息；管理层对收到的信息进行分析判断，决策后再传达到各部门具体实施。
学校办公室作为一个综合性的管理服务部门，担负着学校党委工作和部分日常行政工作。学校办公室关注的是关系学校发展方向的核心工作或重大工作，具有辅助作用，还具有监督职能，不同部门的沟通协调职能，主要服务对象是领导、部门和师生，需要进行公文处理、接待工作、沟通工作等一系列的日常工作。 党委职能部门和行政职能部门共同构成了职能部门，涵盖了部、处、院、系等不同的级别。这些部门需要对本部门的相关的数据进行搜集整理，并且完成规定的工作，重要的信息及时提交给上级领导。
办公自动化是信息不断沟通传递的过程，不同部门之间实现了信息的交互作用，鉴于不同部门关注的重点存在差异，同一信息在各部门充分利用和挖掘的程度有很大差别。通常情况下，文件流转过程如图1所示。
3.2 高校办公自动化模式内涵
办公自动化系统将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来，专注于核心业务，逐步完善管理，提高办公效率，实现了信息可控，降低办公成本，提高行政能力。该系统实现了高校不同部门员工之间的邮件发送和接收功能，提供了一个科学、开放、先进和信息化的办公自动化平台，包含许多组件，旨在简化和标准化发展和部署的应用系统，提高便携性，安全性和再利用的价值，提高稳定性和可扩展性，同时实现建设办公自动化的目标，便利了他们之间的沟通，使高校的管理更加科学，更加有序。
互联网技术的发展使得浏览器或服务器基于分布式互联网的主流。办公自动化的发展和完善会吸引越来越多的公司和行业应用这一系统。在计算机硬件和办公软件相结合的条件下，信息资源整合和处理能力提高，高校内部的系统信息之间的交流沟通传递更加便捷，这一系统的平台功能得到了更大程度的发挥。另一方面，高校师生还可以借助微信、不同的网站和论坛等方式参与到这一过程中。
3.3 高校办公自动化的必要性
办公自动化有助于建设节约型校园建设。信息化的发展使得高校的行政工作量增加，难度增大，原有的办公模式的弱点逐渐显露，信息处理会不及时，耗费时间长，效率低下。信息的存储、沟通和传递面临着很大的问题。办公自动化的优势在这一方面发挥了很大的作用，在数据和文本的存储和传输方面具有交互性、综合性和及时性。同时计算机软件和硬件的升级换代、网络通信技术的提升，以及费用的降低，都有助于办公自动化的实现。更重要的是，办公自动化可以大大减少成本支出，节约大量的人力资源和纸张等办公资源，有助于贯彻科学发展观，建设节约型社会节约型高校。
办公自动化有助于加快校务公开步伐。校务公开一方面可以调动社会监督决策的科学性和民主性，另一方面可以促进资源的优化配置，提高人们参与校务的主管能动性。对权利起到约束作用，减少腐败行为的发生。校园事务透明性的增加还可以实现师生福利的帕累托最优，改善办公效率。时代的发展对信息化办公自动化的发展提出了更高的要求。高校内部行政信息整合以及分析处理，以及管理水平的提升都对办公自动化有了新的需求。它是高校加快建设的主要模块之一，应用性强、效率高的办公自动化模式有助于提升办学质量，促进高校更加开放更加积极地融入到信息化的洪流中。
3.4 高校办公自动化建设的可行性
随着信息技术的飞速发展和日益激烈的竞争，高校不再满足于独立、零散的办公自动化应用现状，追求解决方案的协调性、全面性，信息整合是必然要求。办公自动化实现了工作流、信息流、知识流的融合，高校办公开始朝着一体化方向发展，有助于高校的内部管理水平提升。一方面，校园网等软设施的发展以及计算机等硬件的广泛应用为其创造了条件，另一方面，高校有很多具有这方面知识和技术的师生，为其提供了人才支撑。
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