浅谈《出生医学证明》档案的科学管理
《出生医学证明》是依法许可的医疗保健机构依据《中华人民共和国母婴保健法》的有关规定对新生儿出具的法定医学证明，有着“人生第一证”之称，其作用不仅是证明该婴儿是在中国境内出生的新生儿状态，而且可以为判断血缘关系提供最原始、最科学的原始依据，为公民获取中华人民共和国国籍提供医学依据，为公民进行户口登记、取得公民身份证号码的原始法律凭证，为儿童能依法免费获得接种疫苗等保健服务的科学凭证。随着经济的发展和社会的进步，孩子的上学、民族的更换、出国留学居住、对遗产的继承等都需要《出生医学证明》作为凭证，其价值愈来愈大。
《出生医学证明》重要性，对《出生医学证明》的档案管理也很重要。在《档案管理法》中就规定：《出生医学证明》的档案作为人从出生到死亡的最基本资格资料之一，是民生档案的重要组成部分。科学、有效的《出生医学证明》的档案管理能直接促进公安机关对户口办理的速度和效率，提高其为民服务的质量与口碑；能提升医疗机关对母婴保健工作的质量，增加人们对保健机构的满意度，从而协调医患之间的矛盾冲突，维护社会的安定与和谐，可以通过为某些事项提供最为原始的医学凭证，最大限度地维护国家、社会组织和公民的合法权益，保障公民的切身利益。所以，随着社会的进步和发展，生活中越来越多地利用到《出生医学证明》档案，健全《出生医学证明》档案管理工作势在必行并迫在眉睫。
二、目前《出生医学证明》档案管理中存在的问题
（一）保管部门不明确，影响管理质量
由于上级主管部门没有对《出生医学证明》档案管理做出统一的规定，造成各个机构的档案管理缺乏统一性：有的把作为病历在病案室管理；有的因新生儿出生在妇产科，由妇产科管理；有的统一上交到医院的档案室管理。由于管理部门的不明确性，造成其档案管理的不规范性，不同程度地造成《出生医学证明》档案材料的破损、混乱，甚至丢失，不同程度影响到保管的质量，为档案管理的服务性造成一定的障碍。
（二）档案管理无序，影响服务质量
目前在《出生医学证明》的档案管理上存在许多漏洞和混乱，比如签发机构关乎人情存在弄虚作假的现象，比如现在许多家长为了让孩子能赶在8月31日前报名入学，就需要寻找关系更改出生证明，更改户口本上的身份证号；再如档案管理人员缺乏必要的管理知识，对出生医学证明的档案随意排序，电子档案也项目不全，甚至有缺录的现象，造成需要时难以寻找，费时费力，甚至丢失，耽误他人的事情办理。
（三）管理交接脱节，造成人力重复
在医疗保健单位的《出生医学证明》档案管理虽然是专业管理，但由于人力资源的合理流动，管理者存在管理移交等问题，但由于《出生医学证明》档案相对其他医学案例档案受到的重视度相对弱，就存在了管理移交脱节的问题，造成每一届管理者都要重新进行整理、归档等，造成人力资源的重复劳动和浪费，甚至造成对于档案的管理总是处在原地踏步，而无所创新。
三、提升《出生医学证明》档案高效管理的措施
（一）加强学习，提高职责意识
档案管理中的问题存在，说明从上到下对《出生医学证明》乃至档案管理的不重视，因此提高档案管理的有效性，首先要提高从签发机关到具体管理者的档案管理意识，保证《出生医学证明》乃至档案的真实性、完整性、有序性。卫生管理部门和医疗保健部门要定期对签发科室和档案管理人员进行《母婴保健法》中关于“出生医学证明”知识学习，提高有关人员对“出生医学证明”重要性的认识，树立“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的工作宗旨，从而提高自身的工作职责。签发机关要明确责任主体的职责，做到及时签发《出生医学证明》，严格审核补签、换签的手续，确保真实性和公平性；档案管理人员要规范档案归类，做好有效档案、问题档案、废证档案的科学管理，促进管理工作的有序性和快捷性；档案管理人员在流动时做好移交手续，保证后续管理者对档案管理的规律掌握，避免错误管理、费时管理，保证出生医学证明发放工作的连续性和稳定性。
（二）统一管理，实现服务高效
对于《出生医学证明》的档案管理应该实行统一要求、统一管理，就是各医疗保健机构对《出生医学证明》的档案统一规定为档案室专业管理，若能统一到县局、市局档案室统一管理更好，能保障公民利用时求助单一，快捷高效，避免四处打听，万般求索。
（三）规范管理，提高工作质量
对于档案的管理要定位好《出生医学证明》的归档种类，统一于签发类档案，与管理类档案区别开来；《出生医学证明》档案由于存在历史存档和即时调取的双重作用，所以在整理时一定要对零乱的档案进行条理化整理，进行分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗、录制电子档案等，组成有序的管理体系，并在整理的过程中遵循档案的时间特性和形成规律，保持档案文件材料之间的有机联系，并区分档案的价值实行分类管理，为后续管理工作和服务工作提供方便。所以，要对管理人员进行专业培训，提高其规范管理的专业技能，提高管理工作的质量。
比如在对《出生医学证明》的档案管理中做到以下几个重要工作：
科学分类：在对档案按照“年度――保管期限――文件种类――事件分类（首次签发、补发、换发、废证）”进行分类，确保档案整理有理有据，相对稳定，体系连续，便于查找和利用。
规范整理：对“证明”文件的整理中，做到“正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、印件在后；改签在前，原签在后；换发在前，原发在后；废件挑出，另行整理”。
有序管理：对所有的档案进行编号，做到不空号、不漏号。对编号进行科学设置，让编号中包括全宗号、年度码、保管期限码、件号。实现一个年度一个保管期只现编一个流水号，每年度从1开始。并在档案首页附编码（如图所示），在档案盒上编制案卷目录，方便查找。
（四）互联管理，实现快捷服务
对于《出生医学证明》的档案管理要实现现代化管理，在对“出生医学证明”的附件、原件复印件归档时同步录取电子档案进行归档，确保档案的真实性。
档案管理部门还可以在同一档案管理的同时，利用医疗机构的信息化管理平台打造“出生医学证明”管理的信息化高速通道，实现婴儿出生、签发证明、录取信息三同步，减少差错，避免不良事件的发生。
档案管理部门对《出生医学证明》实现信息化系统平台的管理，在平台中设置基本的信息查询，方便群众自己查询，为管理人员提供必要的档案编号，节省档案管理工作者的查找时间；也可方便档案管理人员对“出生医学证明”信息的核查、更改，提高为民服务的质量与效率。
（五）实施监管，促进管理规范
监督方能高效，上级主管的卫生行政部门、档案部门，以及医疗保健部门要加强对《出生医学证明》档案管理的监管力度，定期对《出生医学证明》的换发、废证管理、信息管理、档案管理等工作进行检查督导，提高管理人员的严谨性和积极性，克服工作中的麻痹性和应付态度，确保《出生医学证明》档案管理的规范化。
