谈突发事件中档案风险预警机制的构建
中图分类号：G271 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2016）03-259-01
因档案具有不可复制和不可再生的特点，国内自汶川地震类重大灾害后，对档案灾害的预警和处置工作越来越重视。
一、研究的背景
2008年以后，各级各部门对档案灾害的重视程度大幅度提高，特别是针对灾害的应急处置建立起了应急预案与防控体系，加强了档案灾害的应急处置工作，但是对灾害的风险预警评估机制的建设仍相对薄弱。普遍问题是，专业档案机构和工作人员应急管理的意识仍然较淡薄，风险评估的技能掌握不够，机构大多没有建立起预警机制，同其他灾害衍生导致的档案灾害联动机构缺失、力度不够。
二、档案风险的预警机制的构建
（一）档案风险预警信息的监测机制
1.完善档案风险预警监控系统。各组织部门要从消防、治安、环境监测、后勤保障等各个环节建立起风险监测系统，界定出风险点，并建立监测机制，指定专人负责，及时收集预警信息。
2.建立档案风险信息收集机制。对档案存在的各种潜在的危险进行分析评价，定期汇总档案灾害可能发生的类型、时间、概率，相同事件的进行归类，对风险点进行预测分析，特别是针对已发生的各种档案灾害的原因、影响、危害进行记录，并对发展衍生趋势进行预测，分析风险趋势转化的可能性，做出是否需要发出预警报告的判断，并据此形成应急预案，建立起行之有效的操作流程，加强处置效率。
（二）档案风险的预警信息评估方法
1.列出档案风险因素指标。预警信息的评估需明确列出分析指标，包括灾害发生的诱因、可能造成的影响、发展变化趋势和涉及范围，来预测灾害的大小、持续的时间以及灾害的影响程度等，以便后期做好风险的预警评估。
2.用风险矩阵方法分析预警信息。信息的分析方法也直接影响到结果的客观性，可按照常用的风险矩阵分析法，结合专家打分，一般采用风险矩阵和德尔菲法，对预警信息进行分析，确定出重要的风险点，划分出不同的风险系数，对高、中、低等不同风险进行区别应对。
3.对档案灾害形成风险分析报告，确定可能存在的风险点，并且按照相对法，得出一个百分数的相对系数，划定风险级别，如0-30%的风险为低风险，30-60%的风险为中风险，60-100%的为高风险，按照不同级别确定哪些是需要重点防范和处置的风险点，并进行排序，列出预警的重点并指定不同等级的应急响应，实现大险大救，中险中防，小险小控。
（三）档案风险预警应急响应及处置预案的制定
1.依据档案风险信息分析对信息分析评估得出的结果数据，确定出风险点的数量和类别，评估出风险的危害与处置难度，区分出外部风险和内部风险，明确各类风险可能涉及的范围，并以此来确定应急响应级别和处置预案。
2.按照灾害的严重程度和影响范围等因素，确立不同的响应。我们国家一般将预警响应列为4级，但各单位及部门可根据情况自拟响应级别，既可以并入组织内部大的应急响应体系，也可以自定简单的响应级别，以便增加可操作性。建议一般档案的响应级为3级，一级为最大级别的响应，二级响应可为超出档案灾害范围但仍局限于一个组织内部的灾害响应，三级响应为档案部门内部可以指挥处置的风险。级别越高，显示的风险越大，其响应的范围与难度也大。确定好应急响应后，可针对预警标志制定不同级别下的应急预案，包括报告流程、指挥流程、人员响应的范围、人员物资调配、后续处置情况。
3.处置预案的制定。根据风险分析和响应级别制定档案应急预案，包括适用的范围、风险处置的操作流程、人员调动与物资调配、报告与信息发布、外部联动协调，以及处置信息的记录和收集，并且包括处置后期的总结、评价，灾害损失的评估、恢复重建，档案损失如何修复，都要在预案内体现。
三、档案灾害预警响应的启动和终止
1.预警响应的启动。当预警信息达到一定的响应级别时，要及时报告上级领导和部门，及时启动相应级别的应急预案，并展开应急救援，调动人力、物资，启动联动机制等，确保档案灾害得到及时、有效的处置。
2.预警响应的互动。档案灾害具有衍生性，也可因其他方面的次生灾害引发，响应启动时也要建立及时的信息报告机制，密切观察档案灾害和其他灾害的动态，请注意灾害事件的变化，以随时调整响应和处置。
3.预警系统的终止：档案灾害影响结束后，由档案馆（室）及时完成档案灾害预警终止报告，由档案预警负责人发布终止指令，终止档案预警及灾害响应。
