试论医院档案管理中的开发与应用
医院档案是整个医院在从事一系列职能活动过程中产生的党政、基建、医疗、科研、人事和设备等各个方面资料的汇总，是医院不可或缺的信息资源，与医院各项事业的发展息息相关，是推动医院精神文明和物质文明发展的重要动力。充分开发并且合理利用医院档案，才能使医院档案更好地为医院各项事业服务，因此，在信息技术不断向前发展、医院体制和结构改革不断推进的新形势下，深入地研究医院档案管理中的利用和开发问题，其重要性是不言而喻的。
一、新形势下档案服务改革和创新的必要性
在长期的运行和实践过程中，医院在经历一系列改革和变迁之后，留下了一系列发展轨迹，包括医疗、技术、设备、人事管理和体制变迁等多个方面，这些内容被载入医院档案中，成为医院今后事业的发展以及工作决策的重要依据。而随着新时期医疗服务体系覆盖面的不断扩大，服务水平和技术的不断提高，医院档案管理的内容、形式、要求也发生了改变。
一方面，档案管理部门面临着更加重大的责任，档案服务的内容更加宽泛、丰富，服务辐射范围进一步扩大，服务标准进一步提高，服务节奏加快，服务手段更趋于现代化。另一方面，从具体的工作职责来看，对档案管理水平提出了更高的要求。工作人员还需着重围绕业务建立档案，不仅要负责档案的接收和整理工作，还要切实强化档案开发、利用工作，保证档案工作能够更好地为医院医疗、管理、科研以及教学活动服务，带动医院整体管理和服务水平提升。
二、医院档案的开发及利用
档案管理与普通事务管理不同，它是一项系统化的管理工程，既涉及资料收集、整理、分类、汇总、统计和保管等环节，还涵盖了医疗、党政、人事、设备等多个方面的内容。但档案工作的最终目的是促进医院的发展，只有充分利用好档案，才能使其更好地发挥作用。
（一）病历档案
医院的宗旨是提供更好的医疗服务，治病救人，因此，记录了患者案情的病历档案，是医院全部档案管理工作的中心。病历档案既反映了患者病情的变化发展过程、诊治过程，也可以作为衡量和考核医院医疗服务水平、管理水平的主要依据。此外，病历档案还可作为医院医疗信息资源，能够为疾病预防、诊治以及管理等提供参考，可在医院的医疗、疾病预防、管理、教学、科研乃至于民事诉讼中发挥重要作用。但是病历档案的利用率、保障率不高，一直是医院档案管理中十分突出的问题。
档案的开发和利用是指进一步活化资料，就是利用多种渠道，最大限度地提升档案信息资源的利用程度和保障效率。既往病案室常常只局限于收集病案、保管病案以及提供病案等功能，而随着现代医疗服务理念的转变，人们对医疗服务水平、服务质量的重视程度逐渐提高，新时期病案管理必须改变既往的被动性服务模式，一方面要充分利用良好的外部条件，特别是高科技产品增多、信息技术发展的外部环境，广泛地收集多种有用的信息资源，丰富档案服务内容，并创新档案服务形式；另一方面，医院内部要充分重视病案信息，不断地提高自身病案信息收集、加工、分类、整合、统计和传递能力，推进病案信息资源合理、有效应用，将原始资料转化为病案信息，提供或传递给需要的人，实现由病案管理向卫生信息管理的过度。
（二）人事档案
人事档案作为医院组织人事工作、培养人事干部的重要信息资料库，能够在医院发掘和培养人才、加强人才交流和培训、提高人才选拔和任用效率等方面起到关键性的作用。人事档案编研就是人事档案开发和利用的重要形式，是档案工作中主动、广泛、系统化地提供档案服务的一种范式。在过去，医院人事部门往往将档案收集、整理、统计、鉴定和编目作为档案工作的中心，而对中后期档案编研工作缺乏足够的重视，这在很大程度上忽略了前期档案处理工作的价值，从而对人事档案的开发及利用产生了直接的影响，从长远上看，不利于人事档案社会价值的发挥。
在具体的人事档案编研工作中，一方面要注意点面结合，统筹兼顾，同时突出重点，有的放矢，在关注核心人事档案的同时，放宽编研的范围，可以从人事档案之中挖掘和获取人事信息，将其编制成某种特定形式的档案信息资料，使档案信息资料既可以作为普通案例来使用，又可以作为检索工具，便于查找和利用，如将人事档案中相关人员分别按照性别、年龄、职称、职务、任免、专业、学历和工资等多个类别来进行编制，使其成为分类检索工具。另一方面，要结合医院人事结构、制度的变化来及时调整和更新人事档案信息，以人员结构调整和人员配置情况为中心，对人员不断变动的人事信息、综合信息以及统计信息实施动态编制，以提高人事档案的利用率。具体来说，就是对医院全部在职人员建立起对应的人事档案，闭关结合现代化网络信息技术，对人事档案实施微机管理，保证人事档案的全面性、准确性，为医院组织人事工作创造有利的信息化条件，使医院的人才培训、干部选拔和任职以及职称晋升等工作都有章可循，真正实现人尽其才，促进医院可持续、全面发展。
（三）设备档案
现代医疗服务体系日臻完善，大型、中型医疗设备配备更加齐全，这些医疗设备往往斥资巨大，如何对这些医疗设备进行全面、有效地管理，已经成为医院管理者迫切需要解决的问题。设备档案是医院购置、使用、维护和管理设备必不可少的依据，能够为医院科学决策和设备运行维护提供第一手资料，通过及时给予信息参考，能够为设备管理部门提供预测性服务，从而可以有效降低设备的损耗率，防止出现资源浪费。如通过设备使用情况，设备管理部门可以在第一时间内掌握设备故障信息，及时组织设备维修，预防故障，保证医院的诊疗工作能够正常开展，从而有效地提高了医院管理水平。对于医院而言，根据医疗设备的档案资料，能够在购置医疗设备时，充分论证和考察欲购置的仪器和设备，还能够方便定期对设备和仪器进行维修和保养，使得医疗设备能够正常运行，减少了因医疗设备故障引起的不良医疗事件，提高了医院整体的综合实力和社会效益。 三、现代档案服务手段
现代医院档案服务手段主要包括了信息检索、信息编研以及借阅手段。其中，信息检索手段具有档案开发便捷、有效等优势，信息检索手段一般可通过两种形式实现：一是建立开放式的档案目录。《档案法》中规定，开放式档案目录是档案馆必须开展的工作任务之一，需要档案部门根据规定及时进行档案开发，既能够使档案的作用得到充分的发挥，又符合依法办事的原则。二是编制和引发专题目录，根据不同专题编制出的多种专题目录，能够方便后续分类管理，从而进一步改进档案分类管理工作。信息编研则是赞分析和研究档案内容分的基础上，结合社会和工作需要，进行档案选题、加工以及编辑等一系列的工作。具体来说，就是根据选题，核对校验、复印档案原件，通过系统性的编排，将其汇制成册，因为这种档案汇编形式所形成的数据和文集内容比较系统化、完整和真实，可以作为原件的替代品来使用。信息编研能够为医院各种服务事业服务，如编制晋升职称、工作总结等，推动了医院各项事业的全面发展。借阅手段有着利用目录明确、针对性强等特点，其和档案馆日常借阅接待工作的性质基本相似，将其作为档案开发的手段，是值得肯定和提倡的。借阅手段的主要实现途径包括：一是档案借阅者在获取档案信息之前，可以提前告知档案室自己所需档案的名称、数量和具体利用日期，由档案人员根据借阅者的要求逐一调出档案，待用户前来调取档案信息资料。这种提前预约的形式既有利于提高档案利用的效率，又有利于档案管理工作本身的有序开展。二是档案借阅者因为特殊原因不能亲自前来借阅时，却急需调用档案以核查相关事项，并要求档案室提供支持，这时，可转变既往的被动服务形式，由档案工作中主动上门提供档案服务，以此提高档案服务工作的水平和质量。三是除了上述两种提高档案利用率的途径以外，还可以利用举办档案展览、档案陈列活动等形式来增加用户与档案的接触机会，使用户能够直接应用档案，既可以提升档案的知名度，又能充分发挥档案的社会效用。
四、提高档案资源开发率和利用率的途径
档案资源开发的主要目的是在实现档案价值的基础上，为医院提供更加全面、有效的信息服务，因此，在档案资源开发过程中，应该重视将普通的档案信息转化为有价的知识资产，并将档案的知识资源转变为一种生产力、竞争力，使档案在实际使用中充分发挥价值和作用。
（一）加强档案规范化建设
实际经验表明，注重档案规范化建设，往往能够起到事半功倍的效果。特别是对于医院这样的运作速度快、服务性质突出的单位而言，建立起规范性的档案管理制度，能够促进医院各部门协调运转。因此，档案规范化建设的首要步骤是从人员培训方面入手，在全院内广泛宣传档案工作的目的、任务以及重要性，使全院工作人员都能够重视档案工作，并建立起档案利用意识。与此同时，还需着重对档案工作者组织专门的档案专业知识培训，建立起档案工作规章制度，使相关工作人员能够按照工作规范和工作流程办事。其次，要完善相应的工作奖惩制度，对档案记录马虎、书写不规范或不完整及替签名等行为予以制止和责罚，同时对工作表现出色的相关人员予以物质和精神奖励，以激发档案工作人员的工作热情，并提高其工作积极性。
（二）综合利用数字资料和影像技术
随着现代信息技术的普及和应用，计算机技术为档案管理和应用创造了极大的便利，使得医院在档案开发和利用过程中，可以使用电子文本、数据库等多种途径存储档案，并且通过网络、数字化平台分享档案信息资源，增加档案信息资源的交流，为档案部门以及用户带来了很大的便利。因此，医院在档案管理工作当中，要进一步完善局域网建设，建立起专业的档案体系，实现全面的档案信息化管理；同时要强化档案保护工作，重视信息安全技术应用，保证医院档案安全和完整。
五、结束语
医院档案管理是医院制度、文化、环境建设的重要基础，也是医院管理工作的有机组成部分。随着医院管理项目的增多，医院运转水平的提高，医院领导层也应该充分重视档案管理，鼓励档案资源开发和利用，并为档案部门提供必要的人力和财力支持，确保档案工作能够高效开展。档案部门也需要明确自身职责，积极探索有效的档案资源开发路径，推动档案资源合理利用，为档案利用者提供优质高效的服务，使档案工作真正能够为医院医疗、管理、人事调动等工作提供指导，促进医院稳定、可持续发展。
