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建筑施工企业的工程档案管理对策探析

出处:论文网
时间:2017-05-28

建筑施工企业的工程档案管理对策探析

  目前我国在建筑施工企业工程档案管理工作方面始终存在着一系列问题,这些问题严重影响了工程档案管理的进程。而法制意识薄弱,档案整理工作不到位,部分单位档案项目人员的素质较低等都造成了工程项目方案整理的误区。为了尽快改变这一现状,各个单位的领导人员必须要及时认识到这些问题,并且针对不同的问题及时采取相对应的解决对策。例如,单位应该首先提高对于工程档案管理工作的重视程度,不断地改革并且完善管理制度,提高所有工程档案管理工作人员的工作意识和责任意识。

  一、建设施工企业工程档案管理存在的问题

  (一)工程档案管理人员的法制意识薄弱。法制意识薄弱,很多工作人员对于档案管理工作的重视程度较低,部分单位甚至认为档案管理工作在建筑施工企业中无关痛痒,他们仅仅认为建筑施工主要与项目实体有关,不能全面、正确地看待建筑施工工作,认为工程档案的管理是档案部门的工作,不与自己相干。造成这样的原因首先是管理上的欠缺,其次是档案意识上的匮乏,致使工程档案工作无法展开,没有负责人,组织机构不完善,管理方面不到位,档案处理上问题多。所以很多时候往往是建筑施工工程要竣工验收时,各单位才进行补收档案工作,由于平常不重视档案项目工作,使得档案只能依靠少数人回忆来进行填补,严重损害了工程档案的原始真实和完整准确。所以,我们要加大对于工作人员的道德法律观念培养,积极落实相关政策法规,坚决做到从源头杜绝这些行为。

  (二)部分单位档案项目人员的素质较低。很多工程项目的档案管理人员(资料员)没有接受过档案专业培训,很多是由一些非专业的人员来兼职做这一工作,单位并没有聘用专业的管理人员。因为这些非专业的人员缺乏专业性知识,所以在进行工作时只是模仿其他单位的做法,然后通过自己的个人判断来整理档案,这样的档案不仅质量不高,而且有很多的弊端,不能将档案完全、精确、系统、规范地展现出来。人员素质较低的直接体现就是档案整理的不全面甚至于有错误现象。这些现象的出现在影响日后查询的同时也给企业发展带来了潜藏的危险,不利于企业的健康有效发展。

  (三)档案管理手段比较陈旧。如今,建筑施工企业的工程档案内容主要是建筑施工的工程概况、各个阶段基本的施工工作、总结等等。但是档案记载的语言非常僵化抽象,不够科学、系统,有的信息资料不能完整、全面地反映建筑工程的真实情况,同样也不能准确无误地评价一个建筑施工企业。建筑施工企业的工程档案管理工作基本上都是手工操作,管理手段比较落后,缺乏现代化的操作设备和管理手段。而且档案材料收集的办法也比较简单,严重缺乏实时性和系统性,在很大程度上影响了建筑施工企业的工程档案管理工作作用的发挥。

  (四)档案保管工作不到位。很多建筑施工单位的档案保管工作仅仅是在管的层面,对这项工作的重视程度有很大的欠缺,档案在建筑施工中没有起到应有的作用。而且目前有很多建筑施工单位的档案观念差,严重影响了档案保管工作的开展,甚至有不少单位认为档案保管工作仅仅只有人事档案,而却忽略了自身的真正体现价值的主体档案,这样直接影响到了建筑施工单位的发展和档案的利用。这些现象也是导致档案工作者在单位没有地位,可有可无的主要原因。我们必须要提高管理层对于档案保管工作重要性的意识,不仅让他们看到工程档案保管的重要性,更要让他们知道相关的保管人员对于活动的重要性。

  二、加强工程项目档案的收集与归档工作的有效措施

  (一)强化档案管理人员的培训。在工程项目档案的收集和归档过程中,项目档案管理人员扮演了极其重要的角色,他们是进行档案归档的主要力量,而在我国现阶段,许多企业所出现的问题就是档案管理人员的整体素养比较低。为了尽快改变这一现象,各个企业必须要不断的加大对于档案管理人员的培训力度,从而不断提高他们的工作能力和工作素养。例如,企业可以定期的对档案管理人员进行专业知识培训,法制教育培训等,在培训过程中应该聘请专业的人员对他们进行培训,在培训结束之后,还应该对他们的培训成果进行考核。最后,根据他们的考核成绩给予一定的奖励和惩罚,从而不断地提高档案管理人员工作的积极性。另外,企业也应该鼓励所有的档案管理人员进行自主学习,根据他们的工作表现来决定他们的薪资情况,进而更好地增加他们自主学习的兴趣。

  (二)应用多种档案管理基本方法。建筑施工企业的档案内容是多样性的。我们应该采用多种手段相结合的综合收集法。一是定期收集法,就是各个管理部门和档案管理工作人员,在企业或者项目每年定期举办的活动、会议中,做的相关活动记录,这些记录都是定期的,有规律可言的,一般情况下,都是按照建筑施工的时间定期收集,整理分类,并且定期向管理部门移交。二是随时收集法,在颁奖、培训等不定期的情况下形成的档案资料,根据掌握的实际情况,及时向有关部门报告。三是跟踪收集法,一般情况下,各个施工单位在进行建筑施工工程的过程中,对他们的施工情况进行一定的调查和了解,这就需要进行跟踪收集法,根据活动地点和时间进行有效跟踪收集。

  (三)建立健全的建筑施工企业工程档案的保管制度。一个完善的档案保管制度在建筑施工企业工程档案的管理过程中起到了一定的推动和约束作用,为了更好地确保工程档案管理和工作的高效进行,企业必须要根据自身目前实际的情况,及时建立健全工程档案保管制度。例如,企业应该成立专门的档案保管部门,在档案收集整理人员将档案整理好之后及时的向档案保管部门归档,然后档案保管人员应及时对这些档案进行保管,并且必须要确保这些档案的安全性。当有关部门或者人员需要利用这些档案时,必须要经过单位领导人员的批准,并且还应该持有相关的手续,档案保管人员才能将档案借给他们。另外,档案保管部门应该将所有档案放置在保管库房中,除了单位领导人员和档案保管人员,其他工作人员一律不能随便进入档案保管库房中。

  (四)及时制定一个合理有效的档案利用机制。我们知道,档案管理工作就是对建筑企业所有的工程项目进行详细的记录,并且必须要准确标注出各个工程的时间以及顺序,因此,这些档案都具有极其重要的作用,它们具有较高的价值,如果能好好的利用这些档案,必定能使企业在发展过程中不断地创造佳绩。因此,建筑企业必须要尽快制定一个合理有效档案利用机制。例如,企业在做投标标书时,相关部门就应该充分利用档案资源,经由正确的渠道,手续,借出所需要的档案,来更好地完成工作。但必须强调的是经过相关手续借出的档案必须在规定时间内将档案归还,在归还的时候。档案保管人员需要检查档案的完整性,确保档案没有发生损坏或者缺失。如果一旦发现档案发生了损坏或者缺失,必须尽快向上级汇报,并且对利用档案人员进行严厉地惩罚,同时,及时了解并且补充好档案缺失损坏的内容。

  三、小结

  总而言之,做好我国建筑施工企业的工程档案的管理具有非常重要的作用,因此,我国相关部门必须要不断地提高对于建筑施工企业的工程档案管理工作的重视程度。例如,我国相关部门可以针对我国建筑施工企业的工程档案管理所存在的问题,及时制定并且颁发相对应的解决对策。另外,政府也应该适当地增加对于建筑施工企业的工程档案管理工作的资金投入力度。

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