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论企业管理类档案保管期限表中“批复”条款的缺陷

出处:论文网
时间:2017-05-28

论企业管理类档案保管期限表中“批复”条款的缺陷

  一、企业管理档案保管期限表及其“批复”条款

  2012年底,国家档案局发布“10号令”,公布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(以下简称《规定》)。作为一部新形势下针对企业档案业务建设的重要规章,《规定》在档案界和企业界都产生了重大影响。在档案界,《规定》正逐渐成为研究企业档案工作、科技档案工作等的新基础与新平台。在企业界,《规定》正逐渐使企业档案真正成为企业内部控制、健全各项管理、依法规范经营的基础,以及满足国家和人民对企业依法经营进行监督管理的重要依据。

  作为《规定》的附件一并公布的企业管理类档案保管期限表,是用表册的形式列举企业档案的来源、内容、形式并指明其保管期限的指导性文件。其对规范国有企业、民营企业及外商投资企业等各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限具有重大影响。企业管理类档案保管期限表正逐渐成为企业科学界定文件材料归档范围,准确划定保管期限的重要指南。企业在实际开展档案分类和鉴定工作时往往优先将企业管理类档案保管期限表作为其操作指南和参照标准。

  企业管理类档案保管期限表由序号、条款和保管期限三个部分构成。其中条款是指一组类型相同的文件的名称或标题,一般要求能反映出一组文件的来源、内容或形式,文字简明确切、合乎语法逻辑。条款对于档案保管期限表而言非常重要,条款设计的合理与否直接关系到档案保管期限表的科学性、实用性和可操作性。而科学性、实用性和可操作性恰是评价一个档案保管期限表的设计优劣与否的重要标准。在这里,本文试图结合企业档案工作的实际,就企业管理类档案保管期限表中的“批复”条款进行探究,以期进一步完善企业管理类档案保管期限表的科学性、实用性与可操作性。

  所谓的“批复”条款即企业管理类档案保管期限表中的第九条“本企业向有关机关、上级主管单位的请示、报告与有关机关、上级主管单位批复、批示”。为简便起见称之为“批复”条款。本文将从该条款自身、该条款与其他条款的联系、该条款与《规定》的联系这三个方面来进行探究。

  二、“批复”条款自身的缺陷

  条款设计的科学与否关键是看其是否符合档案工作的实际情况,因此分析“批复”条款时先要分析条款所涉及的文件在企业档案工作中的实际情况。

  企业向有关机关、上级主管单位制发的请示、报告,很多是由企业的各个部门撰写、拟制的。为了各部门的便利,这些文件大都会留存在各个部门手中,使得这些请示、报告散存于企业的各个部门。

  有关机关、上级主管单位向企业制发的批复、批示,一方面,许多企业将之集中保存于企业的办公室部门。由于企业相当多的生产、经营、管理、决策等活动要等到有关机关或上级领导的批准后才能进一步开展、实施,因此企业历来重视有关机关或上级领导制发的批复、批示,将之作为企业活动的凭据。很多企业会对这些批复、批示进行集中管理,以防在文件运转流程中出现纰漏或遗失。另一方面,一些企业收到这些文件后会按照内部业务分工和收文的内容与要求,将其分送到各个部门予以办理。如此一来,这些批复、批示就散存于企业的各个部门。

  企业档案部门通常以部门为单位来开展文件的归档移交工作,即企业档案部门依次对企业各部门的归档文件进行清点与接收。这样,散存于企业各个部门的向有关机关、上级主管单位制发的请示、报告,在归档移交时势必呈现一种零散的状态。而那些对应的批复、批示在归档移交时,在一些企业中由于集中保存于办公室部门而呈现出良好的集成性,在另一些企业中则同样呈现出零散的状态。

  首先,从条款内容可知,企业向有关机关、上级主管单位的请示、报告以及相应的批复、批示是作为一类归在一起的。这就意味着档案人员必须从大量的归档文件中找出那些分散于各处的请示、报告――有些企业还需要从大量的归档文件中找出同样分散于各处的批复、批示,并与相应的批复、批示进行对应。这一工作量是巨大的,费时费力,而且还会带来其他的问题。来自各个部门的相应请示、报告、批复、批示都归入一类,该类的文件数量是否过多?这些请示、报告都与各个部门相应的业务、事项相关联,抽取出这些文件会否削弱各个部门相应业务、事项的完整性,这些文件与相应业务、事项之间的有机联系会否削弱?来源原则提到要尊重档案的原始整理体系,这些零散存放于各部门的请示、报告,集成与非集成的批复、批示本身就体现了企业在文件流程、文件来源上的固有特征,人为拼接会否打破这些特征,削弱这些文件在来源上的联系?

  其次,2015年新版的《归档文件整理规则》中规定“来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件”。意味着在档案整理中,请示、报告以及相应的批复、批示可以作为一“件”,也可以不作为一“件”来进行整理。当然在后一种情况下仍需保持文件“批复在前、请示在后”这种实体上的紧密联系。而该条款并没有明确指出这些文件是否作为一“件”来进行整理。

  如果是作为一“件”来整理。企业中由于各种原因总会存在一些无对应请示、报告的批复、批示,和无对应批复、批示的请示、报告,如何处理这些“残缺”文件?

  如果不作为一“件”,而是维持其实体上的紧密联系。企业中往往会遇到,有些请示、报告领导只是在处理笺上批示;还有些请示、报告并没有单独的批复、批示文件,而是以会议纪要等其他形式告知结果。如何处理这些请示、报告及其批复、批示集于一体的文件?   综上所述,笔者认为“批复”条款本身在科学性和实用性上存在些欠缺,会给企业档案工作造成一定的困扰。

  三、“批复”条款与其他条款的关系存在问题

  企业管理类档案保管期限表中各条款之间是同位类的关系,这样在设计条款时势必要秉持唯一性和一致性原则。唯一性,即各条款的外延不发生大面积重叠,各条款之间存在着清晰明确的界限。一致性,即各条款的设计要按遵循统一的标准。只有这样,才能保证各条款的科学性、实用性与可操作性。

  因此,当把“批复”条款与其他条款进行比较时,就突显出“批复”条款的“怪异”了。其他条款是按职能结合来源划分出来的,而“批复”条款却不是。根据“批复”条款的内容分析,请示、报告、批复、批示显然是条款的核心词,它们虽然也能反映出文件的来源,但本质上都都属于文种,更多的是体现出文种的特征,因此“批复”条款实际上是按文种划分出来的。这就破坏了条款设计的一致性和唯一性原则,导致“批复”条款与其他条款在外延上都出现了大面积的重叠。进而大幅削弱了“批复”条款的科学性、实用性与可操作性,令企业档案工作人员无所适从。试想,本企业因党群方面的事项向上级主管单位制发的请示以及收到的相应批复,是归到党群那一项中呢,还是归到“批复”条款中呢?本企业因资本变动、投融资事项而向有关机关或上级主管单位制发的请示及收到的相应批复,是归到“批复”条款中呢,还是归到“本企业资本登记、资本变动、融资文件材料”中呢?

  综上所述,笔者认为“批复”条款的设计并没有遵照同位类设计时要求的唯一性和一致性原则,从而大幅削弱了该条款的科学性、实用性与可操作性。

  四、“批复”条款与《规定》存在理念差异

  企业研发、生产、服务、经营和管理等活动一般是按职能来进行划分,并根据一定的原则设置成相应的部门,企业的任何一个部门都承载着一定的职能,而每一项职能下都会产生一系列须归档的文件。可见,职能分析对企业档案工作非常重要。也因此,《规定》侧重与对企业职能的全面分析。作为其附件的企业管理类档案保管期限表也体现出了这一点,条款设计大都采取职能结合来源的方式,以期顾及我国企业发展现状和企业研发、生产、经营和管理活动的特点,进而使企业档案工作能进一步适应不断完善的社会主义市场经济体制、现代企业制度、以及现代产权制度的要求。

  反观“批复”条款,由于其设计标准的不同,只体现出了公文文种的特征,并没有体现出企业职能,显得与《规定》的核心精神不太一致,倒更像是从以往的规定中直接移植过来的东西。

  五、对“批复”条款的应对措施

  毕竟,《规定》及其企业管理类档案保管期限表是一种普适性的标准,针对的是全国范围内的各类企业在企业档案分类与鉴定中的一般性、普遍性需求。因此,并不强求企业完全尊崇企业管理类档案保管期限表中的内容,可以根据自身条件灵活应对,这对“批复”条款来说亦不例外。简言之,如果觉得“批复”条款不好用,可以不用。

  另外,企业也可以运用《规定》的灵活性,对“批复”条款进行适当的修改或外延上的限定。比如,可以将有关机关、上级主管单位的请示、报告按职能结合来源归入其他条款,并用档案管理软件等辅助配备对相应的批复、请示进行关联。这样既便于文件的分类,也不会削弱文件之间的有机联系,还体现出企业对批复、批示的重视这一现实。也可以规定某些方面的请示、报告及批复、批示才能归入此条款。

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