建设工程电子档案接收模式的应用及注意问题分析
所谓的电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储的档案。在建设工程的施工中，电子档案的有效应用，将会给整体的施工有着极大的帮助。因此，为了提高电子档案的利用效率，我们就需要有效建立起电子档案的接收模式，从而为工程施工提供保障。
一、 档案接收形式
（一）移交方式。一般来说，档案的接收和管理有以下两种模式：1.在线模式。指得是依托网络对档案进行编制，或者实时把电子档案上传到网络中，能够保证档案移交的实效性，但编制档案的单位必须能够上网，普及范围受到一定的影响，而且难以保证档案的隐秘性，档案编制工作的效率较低。2.离线模式。简明扼要，就是在没有网络的情况下编制档案，此种模式能够保证档案编制工作的效率，普及范围广，档案隐秘性高，但档案馆无法掌握档案编制的实时情况。
（二）软件模式。通常情况下，接收档案的软件有以下两类：1.具有统一性的档案编制软件，当前，几乎所有的档案编制单位在编制档案时都采用了计算机软件，如果档案馆在编制档案时统一进行，在技术上，能够对纸质档案与电子档案实施一致性的检查措施，保证电子档案的真实性与可靠性。编制档案的软件不但应该保证档案编制的质量，而且应该尽可能为编制人员提供方便，以扩大电子档案接收的使用范围。
2.不具统一性的档案编制软件，在编制软件的过程中，往往会生成不同的电子文件，为了兼容这些电子文件，需要应用能够统一收集档案的软件，把档案编制过程中生成的电子文件收集起来，并转化为相同的格式，比如，PDF这一格式。或者，在对纸质档案进行扫描，使其成为电子档案时，软件需要具备接收档案的目录，以实现电子文件与目录之间的链接。此种模式具有操作简便的优点，但扫描、文件转换等环节降低了工作的效率。
（三）电子档案的组卷方式。1.根据工作组电子卷。这种模式不用对案卷进行区分，可以直接根据归档目标，让档案成为电子包，在日后查询档案时，能够充分应用查找电子文件的技术迅速找到所需文件，具有快捷性。2.根据案卷组电子卷。这种组电子案卷的方式与传统纸质档案组卷方式一致，能够把卷内的电子文件和目录逐一对应起来，具有查找方面的优点，但工作效率不高。3.工程+案卷组电子卷。统一应用一种编制电子档案的软件，能够按照工程的单位，自动生成相应的电子卷，软件中增加了能够根据案卷的形式进行组卷的功能，只要案卷相关信息填入，就能应用选择电子文件的方法生成卷中的目录，把这些档案移交至档案馆时，能够提供格式为xml的标准文件，此文件会自动进入档案馆相关的办公、业务系统中，能够自动生成项目级、工程级、案卷级的目录，使办公效率得以有效提升。
（四）电子签章。自2015年5月开始实施的《建设工程文件归档整理规范》中，在电子档案接收、电子签章等方面提出了明显的要求，接收电子档案的同时需要同步接收电子档案，而且电子档案中必须应用电子签章的技术，注重CA证书的使用，以保证文件的合法性。当前，住建部已经把电子行业的电子认证平台搭建起来，以保证国内建设行业相关单位、相关工作人员应用CA证书的通用性，从而使企业的成本得以降低。
二、接收电子档案需要注意的几个要点
为了保证接收电子档案的工作能够顺利进行，软件系统应该注意以下几个要点：一是软件系统应该保证档案工作者的工作效率。二是各个档案管理应该以自身实际情况为依据，合理选择应用离线或者在线模式。三是在与软件公司合作的过程中，应该对其签章效率、接收电子档案的经验等。四是选择与自身实际情况相符合的电子档案管理模式。
三、电子档案工作具体工作
各个档案馆的办公、业务系统存在差异性，在接收电子档案时，相关软件的接口应该具有开发性，可以接收格式为xml的文件，可以把接收到的文件导入原有系统，使系统兼容性这一问题得到解决。为了保证接收电子档案的工作顺利进行，系统应该包含以下一个：
（一）网上注册的系统。在工作开始之前，在网上填写、报送相关工程的基本信息，并向原有系统提供这些信息，以便于自动著录项目级、工程级的相关信息。
（二）电子档案的编制和移交。编制电子档案的软件不但应该接收相应的软件，还应该把各个部门、工程需要的资料完成，在使用时，应该具有便捷性、智能性、先进性、扩展性、实用性等优点，为使用者提供更多便利。
把电子档案组卷、著录、移交的功能添加到编制电子档案的软件中，并保证数据之间的共享性，形成的电档案应该包括项目级、工程级、案卷级、文件级等多个方面的内容。该软件还应该具有对电子档案、纸质档案进行统一检查的功能，以保证档案的真实性、完整性。
（三）电子档案接收、审核与完善。电子档案的设备端也应该具备对电子档案、纸质档案进行统一检查的功能，保证电子档案的实性、完整性和有效性，同时，该设备端还应该具备补录功能，最大限度保证电子档案的完整性，为日后电子档案的使用提供方便。
四、应用实践
《建设工程文件归档整理规范》明确指出，在对纸质档案进行提交的同时，需要一起移交电子档案，而在这规范实施之前，部分城市已经在电子档案接收工作中进行了探索，取得了一定的成绩。比如，辽宁鞍山市城建档案馆比其他单位先使用了住建部的电子认证平台，在电字档案的接收工作中，充分应用了电子编制软件，让项目级、工程级、案卷级等文件移交工作得以实现，有效提高了各项档案工作的效率，在电子档案接收方面进行了探索，做出了一定的贡献。
五、结语
总之，为了保证城建档案管理工作的效率，进一步提升档案工作的质量，构建高效的档案接收模式极其重要。因此，相关城建档案工作人员应该认真分析电子档案接收工作中的要点，并在此基础上采取有效措施，提升管理水平，保证工程施工建设顺利进行。
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