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数字管理平台下的现代档案管理体系发展趋势分析

出处:论文网
时间:2017-05-29

数字管理平台下的现代档案管理体系发展趋势分析

  传统的档案管理模式以人工为主,不仅工作效率较低且极易存在失误现象,已经无法满足时代的发展需求,基于信息化以及自动化建设的发展形势,档案管理模式创新具有必然性。现阶段,我国现代档案管理已逐渐形成了数字化管理平台,本文以客观层面为切入点,对现代档案管理体系在未来的发展进行论述。

  一、现代档案管理体系概述

  (一)特点。现代档案管理体系主要提炼于传统档案管理的发展历程,主要内容是对档案管理相关工作进行信息化处理,例如,档案资料查阅、管理、鉴别以及收集等。相对比传统档案管理而言,现代档案管理结合了先进的信息化技术,可以将传统的纸质文件转换为信息数据,例如,电子文档等,利用计算机可以对其进行有效的储存、管理以及查阅,促使档案信息实现了资源共享。应用现代档案管理体系,需要数字化平台作为支撑,通过数字化平台,可以为受众提供档案管理服务,不仅为受众的档案查阅提供了较大的便捷性,还有效提高了档案信息利用率。

  (二)优势。传统的档案管理模式,在记录、保存信息资料时往往只能选取纸质文件,不仅不利于受众及时查阅相关信息,占据大量的储存空间,还不利于档案管理者进行管理,导致档案出现缺失等现象。基于数字管理平台的支持,择取现代管理模式储存档案信息,不仅可以提高受众的信息查阅速度,还可以节约档案储存成本与空间,除此之外,利用计算机管理档案信息,可以有效提高档案存储的安全性,避免档案遭受人为破坏、自然灾害,例如,人为损毁、火灾、水灾等。择取现代管理模式,可以有效提高档案管理的信息化水平,提高档案管理的有序性、规范性。

  (三)完善措施。要想有效完善现代档案管理体系,必须优化软件使用以及软件配置管理。首先,要确保软件实现全面配置,确保其拥有良好的性能,不存在功能缺失的问题。在现代档案管理体系的应用过程中,软件与硬件的配置十分重要,只有软硬件实现最优配置,才能确保在档案管理过程中,管理软件可以成功地对纸质档案进行数据转换,并将其完整地保存在数据库中。其次,保存完档案信息数据后,还要对其实施整合管理措施,为档案信息检索工作奠定良好的基础条件。

  二、现代档案管理体系在未来的发展

  (一)先进的管理手段。基于信息化以及数字化的发展形势,档案管理工作必将不断创新与发展。全新型且更贴合社会发展需求的档案管理模式必将全面取代现今档案管理模式,新型档案管理模式不论是管理方法,还是管理理念均会有大突破,而且随着新型档案管理模式的应用及推广,相关管理内容也将得以全面革新与深化。基于档案管理体系的未来发展趋势,档案管理工作毕竟更具快捷性与简便性,档案管理人员在工作过程中,要保证具有良好的管理质量与效率。因此,新型档案管理体系必将对档案管理的各个环节进行合理有效的优化与完善,例如,档案调研、档案检索、档案统计、档案编制以及档案采集等,从而推动档案管理工作全面实现自动化,致使多项业务之间可以实现无缝衔接。除此之外,新型档案管理工作还会具有云端推送服务功能,促使网络资源共享覆盖面更广,这种创新与发展,将会促使档案管理工作进一步实现信息化与数字化建设。

  (二)管理方法多样化。现阶段,数字化观念已经深入人心,并受到了很多行业领域的广泛应用及大力推广,随着社会的发展,档案管理领域必将出现大量的新潮思想与管理理论,除此之外,科学技术的不断创新,也将推动档案管理软件实现全面创新,促使其类型更具多样化,数量规模更加庞大,基于这种发展形势,档案管理方法的发展趋势必将是多样化建设。档案管理的这种发展趋势可以为相关人员提供一个讨论平台,结合实际与理论相连的方式,可以提高人们对新型档案管理模式的认知程度,进而对其进行有效的革新与完善,促使其成为具有科学性、合理性、有效性以及可行性的新型管理方法,这种发展趋势必将推动我国档案管理工作实现进一步完善。

  (三)完善的管理制度。建立档案管理体系属于系统性工作,它需要整合多项档案管理任务,例如,确立档案管理制度、设立档案、设置档案管理组织机构以及建设档案基础设施等,档案管理工作为了适应未来社会的发展需求,必将会对档案管理制度提出更加规范性的要求,建立健全档案管理制度将成为档案管理工作的主要任务。建立具有良好的完善性以及规范性的档案管理制度,可以有效提升档案管理工作的业务水平。未来社会的档案管理工作必将对档案管理的业务进行全新规范,例如,资源共享、技术鉴定、数据交换以及文档保存等。

  (四)管理专网实现开放建设。未来社会,网络覆盖范围将越来越大,发展水平越来越高,档案管理工作为了将优质的服务提供给更多的受众,必将对管理专网进行开放性建设。随着档案管理专网访问人数的不断增加,档案管理工作会积极引进大量的先进设备以及专业人才,从而确保档案信息具有良好的利用率。

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