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办公自动化环境下医院档案管理探讨

出处:论文网
时间:2017-05-29

办公自动化环境下医院档案管理探讨

  随着科技的发展和医疗卫生体系的发展,我国医院在管理水平上取得了长足进步,办公自动化方式在医院档案管理中起到了重要作用,但同时,仍存在着诸多问题。如何充分利用办公自动化、克服当下存在的问题,成为医院档案管理中需要重视的问题。

  一、办公自动化的概念和特点

  (一)概念。办公自动化是指利用计算机信息技术进行办公室工作,实习信息交流、资料储备、数据传输接收等,以提高办公灵活性、精准性和可靠性。办公自动化能够实现计算机同使用者之间的交流,是一种科技化交流管理方式。

  (二)特点。在医院档案管理中,办公自动化具有其显著特征:1.迅速精准。医院各部门对所记载资料进行迅速录入,能够改善传统人工操作的缓慢与误差,使档案管理更具时效性和精准性,更加科学化、系统化,方便实时检索查询。2.资源共享性。办公自动化最大程度上利用了计算机互联网信息共享系统,使档案管理更具广泛性和规范性,办公自动化能够使各相关部门资料实现共享,加强了医院各部门之间交流,利于提升办公效率。3.储存方式灵活。医院文档管理存储方式由纸质变为电子文档管理,增加里了对文本、图像、视频等多种直观事物记录,不断节约了以往文档管理所占用的空间,还增加了文档储存市场,延长文档使用寿命,便于医院资料长时期记录。

  二、医院档案管理办公自动化存在的问题

  (一)文档管理人员缺乏专业性。办公自动化是基于计算机信息技术进行的办公方式,要求文档存储方式更加多样化,操作精准。当下我国医院文档管理人员还基于传统文档管理习惯和理念,缺乏现代化文档管理专业知识和操作技能,缺少专业知识培训,不具备专业的文档管理能力,只是单纯掌握计算机技术无法胜任这项工作。

  (二)系统不完善。当前我国医院档案管理系统实用软件较少,管理系统水平较低,不利于管理人员操作。医院档案管理系统对医院的针对性不强,融合度较差,与实际操作具有一定差距。同时,电子文件同电子档案管理的转化和录入不具有连接性,给电子文件录入造成一定阻碍。

  (三)缺乏统一管理。办公自动化为人们工作带来极大便利的同时也存在一定问题,例如文档存储一般只保留最终正式文件而不会保留原始文件,文档的存储类别和存储方式不具备统一性,会造成数据库检索混乱,影响文献资料搜索。

  (四)缺乏安全性。办公自动化最大的问题在于其自身的安全隐患,电子文档不具备固定形式,没有特定的字迹和签名等特殊标记,易于修改,因此不具备个人权威性和标志性,较比纸质版更容易被改动。同时自动化文档管理易被外来病毒侵入,造成档案泄漏,数据混乱。电子病历的安全涉及到病患的个人信息和隐私性,安全保密工作尤为重要。

  三、加强医院档案管理办公自动化的策略与建议

  (一)提高人员素质。医院应该加强档案管理人员培训,为管理人员提供更多的理论知识学习机会和档案系统操作实践机会,制定相应考核机制,激发管理人员竞争意识和工作热情,落实医院档案管理工作,建立完善的档案管理人员人力资源管理制度。

  (二)完善档案系统。医院应加强办公自动化档案管理系统研究,设计符合医院基本情况的管理软件,建立档案管理子系统,实现电子文件同电子档案之间的有效连接,便于电子文件存储转化。档案管理系统应进行平台搭建,实现各部门之间的资源共享,同时针对具体应用建立档案权限管理,提高档案管理的适用性和针对性。

  (三)制定管理标准。医院档案管理工作应制定严格的档案管理标准,保证其符合国家相关部门档案管理规定,结合医院实际情况制定档案管理分类方式和检索查询权限,使管理更具标准化、规范化,严格要求管理人员按照文档管理标准进行操作。此外,针对医院具体情况,调整和更新医院档案管理制度,定期对档案进行检查和修补,帮证文档数据准确性。

  (四)加强网络监管。为了维护电子档案管理安全性,医院需要建设完整、可靠、精准的档案管理信息化网络系统,通过对网络系统进行加密、设置权限和设置防火墙等方式,加强文档网络安全建设和监管力度,使用数据恢复技术对被破坏的数据进行修补和维护。为防止人为违规操作进行文档更改,对重要的文档建议进行加密或特殊权限设置,尤为重要的文件建议采用纸质版。医院办公自动化安全直接影响到病患的个人安全和隐私安全,因此需要特别重视,病患信息的泄漏将直接影响医院的权威性。

办公自动化环境下医院档案管理探讨

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