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加强大数据时代人事档案管理工作的探讨

出处:论文网
时间:2017-06-05

加强大数据时代人事档案管理工作的探讨

  中图分类号:G27 文献识别码:A 文章编号:1001-828X(2016)009-0000-02

  进入大数据时代后,人们能够在多领域多层次下获取全面、完整的信息量,用于在当前世界中获取新知识和探索新经验,进一步获取大量的商机。大数据时代的到来,为企业的人事档案这类用于数据整理和归类的工作来说,既提供了机遇,同时也带来了新的挑战,此外,还为我们在思路和方法上开辟了新的路径。当前,在我国的企业中一般都是以收集、整理和保存作为人事档案管理共组的基本模式和内容,并不能真正意义上达到大数据时代对数据的管理需要。当前科技十分发达,运用大数据理念对人事档案进行统一管理,是我们需要面临的重要问题。

  一、企业人事档案管理存在的问题

  在企业人事档案管理中作用,有一个经常被提起的话题,就是人事档案缺乏完整性和全面性。进入大数据时代后,对数据的需求量和管理量的要求很高,更重要的是要求研究数据的完整性和真实性。

  1.保密性原则导致档案所有人无法及时完整地核对、补充个人信息

  人事档案在企业中是重要的机密文件,一般会有专门的人员统一进行整理、检查、审核、保存和传递,档案所有人是没有资格自行申请的,特别是一些保密级别高的个人人事资料,就算是档案所有人自己在申请查看这一方面,也是没有资格的。这些因素导致了档案所有人不能及时了解自己的档案信息,档案所有人也没有办法及时了解,更没有办法做到及时补充和完善了。

  2.档案所有人的个人重视程度不够

  人事档案是一个人所经历的所有历程和在各个方面所取得的成绩的信息档案汇总资料,需要有专业的档案管理人进行记录和整理,非专业人员是无法认识到档案的重要性的,同时也不会明白档案中需要记录的重要信息有哪些。企业一般在市场和科研上投入大量的人力、经理和物力,而忽视了个人档案的整理和完善工作。

  3.人事档案收集频率过低,导致归档信息有所丢失

  我国在考察教职工年度工作成果的时候,一般采取年度总结的汇报方式,考察教职工的各项工作表现,同时在必要的时候还要将证明材料一并归入到个人档案中。但是由于一年的时间过长,很多重要资料在时间面前都失去了重要价值,同时由于保管不当,还会出现资料丢失的情况,这些问题都直接导致了人事档案信息的丢失。

  4.企业人事档案信息归档存在的问题

  首先,人事档案或者是业绩档案在归档前都要经过仔细的筛选和审查,而且要严格遵循“优先归档重要信息,其次归档重要信息,对于一般的无用信息采取不归档”的原则。在企业中专门有专业工作人员来从事信息的判断工作,而这些工作人员在学历水平、知识结构和个人喜好等方面都会影响到归档信息的评估,造成在归档过程中误判或丢失一些重要信息,或者是存储了一些无用信息。丢失部分的重要信息,有可能在企业的长期发展战略的制定和人才培养以及科研团队的组建工作中用到,所以信息的丢失会造成档案失去了参考价值。

  其次,在企业中,人事档案部门一般采取条目式或概要性的归档方式来管理企业人事档案存储工作,重点关注记录发生时间、地点、内容和造成的结果,以及产生的重要影响等。详细内容则由档案所有人自己保管,对于一些重要成果也可以保存在相关的职能部门。如果需要调取具体的信息内容的时候,若只是人事档案中的资料无法满足这一需求,可以求助于其他部门提供资料。因此,人事档案信息归档是目前企业人事档案管理要解决的主要问题之一。

  二、人事档案管理制度中存在问题的解决措施

  1.建立完善的人事档案数据库

  (1)人事档案的保密形式

  人事档案中由个人填写,完善个人信息、教学成果和科研成果,这部分信息可以采取开放式的处理方式,便于档案所有人及时查看和随时完善,确保归档资料的全面和完整,至于组织评价等重要信息,要采取保密原则进行封闭式管理。

  (2)加大宣传力度,提高员工档案意识

  企业人事档案管理部门要扩大宣传,让职工了解到人事档案的重要性,培养职工的档案管理理念,培养他们主动完善人事档案的好习惯。

  (3)创建人事档案实时更新平台

  大数据时代对于数据的真实性和实效性的要求比较高,企业的人事档案管理部门要及时更新人事档案信息,做好人事管理和服务等工作,将数据信息及时、准确的录入到人事档案数据库中,保护职工在科研和创作,以及社会服务的业绩的安全性、准确性和及时性。

  2.创新“大档案”思维,掌握人事档案信息

  进入大数据时代后,人们已经不用担心海量信息的分析、整理和存储的工作。数据分析在档案管理工作中的作用更加突出,如果这些数据都记录在书中,那么这些书连起来能够覆盖整个中国高达52次。若说这些数据存储在光盘上,那么把这些光盘堆起来可以从地球推到月球上,并且可以堆成五堆。我们相信随着科技的发展和进步,在存储方面的技术水平也会越来越高,所以在信息的存储上,我们可以对企业的档案信息进行更加有效的管理。企业要根据自身的实际发展情况,建立起适合自己的大档案体系,从而促进企业的生产发展。大档案体系主要指的是在端口中能够迅速、准确和全面的搜索到个人的全部信息资料,即个人基本信息、工作情况、科研成果、等所有信息,包括各个方面、各种形式(文字、图片、视频)的全部资料。大档案体系的建立能够有效提升企业各部门的办事效率,同时对于企业的统筹规划、人才评估和科研团队的组建都有十分重要的意义。但是大数据时代背景下档案的建立需要对信息安全进行管理,用于用户的权限设定、限制访问权限和标注等级和密级,这样可以防止企业的人事信息泄露,维护企业人事信息的安全。   3.组建“大档案团队”

  进入大数据时代后,建立“大档案”体系是包含在人事档案管理工作中的,是人事档案信息量的庞大需要专业的管理人才对档案进行管理,建立完整的信息数据库,才能够加强对企业人事档案的管理。大数据的核心作用是预测和统计,为企业寻找需要的人才。所以认识档案信息要做到数据化而不是数字化。数据化和数字化听起来差不多,但是实际内容南辕北辙。数据化是将数据转化为表格用来分析量化形式。数字化指的是将模拟数据转换成数字的二进制码。比如说数字化的表现形式就是通常说的电子书,通过数据化的统计为企业人事信息管理产生重要的作用。因此,企业的人事档案若要实现实时检索,就必须要进行数据化,真正意义上的发掘数据的价值。

  进入大数据时代后,企业要进一步加强人事档案信息管理就要做到以下几个方面:首先,整合企业数据能力,对企业人事信息档案进行有效的管理;其次,挖掘数据的背后价值和准确制定行动纲领的能力;最后是行动时精确、快速地能力。企业大档案的数据建立,为企业人事信息档案管理带来了很大的方便。因此,企业要建立专业的信息管理团队,对企业人事档案信息进行管理,需要有各学科门类的顶级专家学者、资深的人力资源从业人员、IT精英、数据分析高手等共同构成。根据各个学科的不同特点和院校的下一步发展计划,首先进行程序设计,其次有人事档案信息为我们提供相应的数据,最后为了促进企业的进一步发展,制定相应的发展战略和制定培养,优化设置课程,此外还要根据准确的数据分析组建一支科研团队。通过分析员工的基本信息,可以了解到员工的年龄层次、学历水平、男女比例等信息,在现阶段,想要做到这些还十分简单,随着大数据的发展,相信会取得良好的成果,通过分析员工的科研成就,可以清楚地了解到企业的整体上的科技水平。科研团队的建立可以从各个方面保障企业的持续健康的发展。

  三、结语

  随着经济的发展和社会的进步,档案的数量也会积存的越来越多,为档案管理工作带来了严峻的挑战。这主要是因为当前的档案管理模式已经拖累了档案管理工作的发展,需要进一步提升档案管理人员的专业水平,提升档案资源的利用率。进入大数据时代后,可以利用大数据技术来管理档案管理工作,更新档案管理模式,这也是档案管理工作的发展方向。特别是在当前只是管理理念盛行的情况下,档案管理工作要及时抓住大数据时代带来的机遇,建立一套新型、完善的档案管理方式,提高档案的使用率和管理率。

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