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浅谈怎样做好档案管理工作

出处:论文网
时间:2017-06-14

浅谈怎样做好档案管理工作

  1.档案管理工作的重要性

  档案是一种信息资源,档案的原始记录性和知识信息性能够满足某个方面社会需求时就形成了档案的价值。档案是机关行政,单位和业务工作的查考凭据,是科学研究的基础和条件,是生产活动的参考依据。在知识经济时代,档案以其所载信息的原始性、真实性、技术成果的可重复性及可考查性等使其具有更高的利用价值,它在人类文明进步中一直起着承前启后的作用。档案是历史材料社会实践活动的的真实记录,具有保存价值的各种形式和载体的历史记录,是领导决策的依据,也是领导对工作查考的凭据,更是科学研究和基础设施,设备建设的可靠资料,它是在各项工作中逐渐形成的。档案具有特殊的使用价值,其管理工作非常重要 。新时期不仅要做好档案管理工作,还要利用好档案的作用,使其发挥最大效益 档案管理工作做好了,一方面为单位高层管理人员及时了解单位整体状况,适时调整策略提供准确依据,为决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方可以肯定成绩,与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映本单位形象和整体发展状况。因此,做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升本行业在市场经济中的竞争力具有重要意义。档案管理是每个单位有序、协调、高效运行的重要保证。做好档案管理工作,对于管好用好档案,充分开发利用资源起着重要的作用。

  2.怎样将档案管理工作做好

  怎样将档案管理工作做好使得档案事业与经济社会协调发展,使档案管理工作更加制度化、规范化、标准化、,并以此来指导档案管理工作,我觉得应从以下几个方面抓起:

  2.1拓宽视野,加强现有资源的综合利用,实现现代化档案管理

  随着改革的深入发展,档案管理面临着许多亟待解决的问题,例如档案数量越来越多,给保管和提供利用带来很大困难。目前管理方法手段很落后,这直接影响了档案管理的质量。只有实现现代化档案管理,才能更好地解决新形势下出现的问题。因此要不断加强学习,掌握管理新的技能。目前,电子计算机技术在档案管理中的广泛运用,可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等多项工作,这种现代化科技手段和先进操作管理技术,都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化都是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作者的必然方向。所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,一边学习一边操作,在提高业务素质的同时,特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握,努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

  2.2增强服务意识,提高服务水平,争取领导重视

  无论任何单位的任何一项工作,都必须得到领导的重视,这样才能使这项工作顺利开展,档案工作更是如此。领导对档案工作的价值和认识程度,决定着他们对档案工作的态度,从而在很大程度上决定着档案工作的发展。把档案工作列入议事日程,是规范档案工作的需要。档案管理人员应该充分发挥其主观能动性,以实际行动去影响并争取领导的重视。要使单位的档案工作更好的发展,领导和档案人员都必须同时重视档案工作。档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因,领导的重视是外因,外因必须通过内因起作用。然而如何发挥主观能动性,争取领导重视,档案管理人员应当做到如下几点:加大档案宣传力度,使领导增强档案管理意识。要经常把有关文件、材料给领导看,在领导的脑海里留下印象,尤其是一些与本单位密切相关的材料,很可能会使领导看后受到启发,并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况,多谈一些搞好档案工作对单位的益处,使领导更加重视档案工作。 爱岗敬业,使领导满意自己的工作

  2.3、利用现有资源,整理档案。

  档案记载着丰富的信息,成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐,劳动强度大,重复劳动多,。而利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。要发挥计算机的管理优势,减少手工操作,提高工作效率。 加强档案管理教育培训,提高管理人员综合素质 。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量,为了使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要,首先要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性,努力提高档案人员的知识水平和管理能力。

  2.4档案管理需创新

  2.4.1理论知识的创新

  要建立健全档案管理模式,就应保证档案完整,安全,高效。这就要求我们档案管理者要与时俱进,树立新的科学发展观和工作态度,正确的掌握和应用现代科学的理论、方法、技术,在新的领域中探讨、创新,让传统的人工管理方法与现在的科学信息方法相结合,改变过去的管理水平和管理手段的落后,运用当今的信息技术,真实的记载档案所记载的原始性,真实性,技术性,技术成果、减少传统管理的档案的收集、分类、整理及保管,也不符合当今社会对信息化的需求,这就要求我们档案工作者,要具有现代的网络信息技术,在这网络中要吸纳新知识,引进先进的科学理论观念,还要遵守档案信息化的管理法制,档案服务手段的创新。现在很多单位管理工作没有很好得落实,或者说根本没有落实,根本上没有意识到档案管理的重要性,要么会被某部门兼并,或是被撤销,或被某职人员兼职。运用现代信息技术来解决档案管理的原始资料的长期保存和稳定。不断的完善服务手段,用创新服务来满足档案管理的需要。

  2.4.2思想观念的创新

  管理观念的创新是档案管理的灵魂,是时代的要求,只有观念创新,才能有管理创新和服务的创新。如果档案人员没有创新的意识,就会影响档案管理现代化的进程,即使有一流的档案管理设施,也不能为社会提供高水平的信息资源服务。档案人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念,建立与时代合拍的档案意识,切实改变过去档案重管理轻利用的思想观念,实现档案被动式服务为主动式服务,将封闭式服务转化为开放式服务,使档案工作更好地为经济建设、教学科研、编史修服务,适应经济社会发展的需求。

  科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

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