浅析小微型企业采购成本控制
采购成本是企业总成本的重要组成部分，一般而言，企业采购成本占总成本的40%～70%，因此，对采购成本实施控制成为降低小微型企业总成本的一个有效途径。由于小微型企业中有很多都是家庭作坊式企业或个体工商户，企业员工人数很少，大多没有专业的采购工作人员，采购成本控制也很难得到有效实施。
小微型企业实施采购成本控制，首先应该对供应商进行分类评估，建立备选供应商资料库。小微型企业应按照供应商所提供的产品类别来对供应商进行分类，然后对过去供应商在产品价格、数量、质量等方面的数据进行记录和评估，从中挑选备选供应商，建立完善备选供应商资料库。建立备选供应商资料库，首先应该对供应商的情况进行全面了解，不仅要记录供应商每次供货的价格、数量及质量，同时应对供应商的组织管理、财务状况、生产技术、主要客户等方面进行评估，然后再对这些情况进行综合考虑，重新整理供应商备选名单，剔除财务状况不佳或无法按时交货的供应商。再在电脑中建立备选供应商文件夹，其中按照不同原材料分为不同文件夹收录供应商名单及其详细资料。
其次应建立完善的供应商评价体系，对备选供应商资料库中合格的供应商进行准确评价，以便此后每次采购在备选供应商的资料库中挑选出合适的供应商。在建立供应商评价体系的过程中，小微型企业应一方面维护和供应商的关系；另一方面完善供应商备选资料库。在对供应商备选资料库中的资料进行评估时，应从产品质量、交货速度、产品价格和售后服务四个方面对供应商进行划分。产品质量要从每批产品的合格率和对产品不良问题的改善两个方面进行考虑，交货速度则要考虑逾期率与逾期日数两方面，售后服务要考虑对逾期交货和原材料不良问题的处理效率。
然后，则需要健全小微型企业的采购质量、物流与合同控制。在采购质量控制方面，由于小微型企业每次采购物料数量较小，采购员每次采购都应检查产品质量是否合格，发现不合格产品应及时向供应商反应情况。采购结束后，应在公司供应商档案中对此次货物质量是否合格进行记录，为下次对供应商进行选择提供依据。在采购物流控制方面，由于不同企业采购的产品所适用的运输方式不同，供应商提出的交货方式也不同，小微型企业应该通过询问物流公司或货车司机来掌握货物运输状况并进行记录，以便在货物出现逾期情况时立即采取补救措施。在合同控制方面，合同一旦签订当即具有法律效力，无论哪方违规，都可能造成经济损失。因此，采购合同管理是企业采购成本控制的主要环节之一。在每个合同签订前，总经理都应对合同和供应商进行认真审核，防止违规行为出现。合同应小心保管，采购结束后，在供应商档案中对供应商是否存在违规行为进行记录。
此外，小微型企业也可以通过完善采购流程控制采购成本。完善采购流程有利于小微型企业对资金流进行有效控制，从而提高资金使用率。由于小微型企业的采购通常由总经理主导，采购流程审批不完善，随着公司规模的不断扩大，采购成本渐渐到变得难以控制。因此需要在采购前制定出行之有效的采购计划和采购准则，要求采购员严格按照采购流程和采购准则行事。小微型企业完善采购流程可以从人员安排和完善审批流程两方面着手。在人员安排方面，由于大多数小微型企业并没有专门的采购部门，采购业务由总经理主导，由行政人员从旁协助，行政人员没有独立的决策权，导致采购效率降低，采购成本难以受到有效控制。随着小微型企业不断发展，采购业务不断增加，小微型企业应招聘专业的采购人员，逐步组建自身的采购部门。在完善审批流程方面，由于小微型企业业务数量较少，采购审批流程并不完善，通常所有的采购流程都需要经过总经理决定、审核，然而随着小微型企业的不断发展，采购业务不断增加，这样的采购审批流程显然将会增加总经理的工作量，使采购控制成本提升。由此，随着企业的不断发展，小微型企业应该逐渐扩大采购部门管理人员的审批权限，提升采购部门的工作效率，减少公司的采购成本。
建立采购成本风险控制制度也是小微型企业控制采购成本的一种方式。供应商、自身产品销量和市场外围环境这3个方面是小微型企业采购成本控制风险的主要来源。针对这3个方面，小微型企业应采取一定的规避策略。在供应商方面，小微型企业面临的主要风险是由供应商供货不稳定而导致的，对企业采购成本控制的影响最大。如果供应商不能及时供货，或供货质量达不到企业的要求，则可能造成企业停产，因此预防供应商供货风险控制对小微型企业十分重要。企业可以一边建立健全完善的供应商信用管理机制，据此对公司的供应商进行信用评估，根据其结果，选择信用指数较好的供应商进行合作；一边与供应商建立长期供需合作关系，以此防范供货风险。在预防小微型企业自身产品销量的风险方面，产品销量降低会导致物料堆积，采购成本占企业总成本的比例上升，使得采购成本增加。因此，对于小微型企业，采购物资时最好不要采购太多，造成呆滞库存。在预防小微型企业市场外围环境的风险方面，运输费用的上升，供应商服务质量不好，会导致采购人力增加，也会造成企业采购成本上升。因此，对运输、服务质量方面的考量也应该纳入供应商评估体系。
