探析高校教务秘书队伍的建设工作
教务秘书是从事高校教学管理的工作人员，详细定义为：教务秘书工作从属于学校教学管理部门和院系领导，受双重领导，直接参与教学活动的工作组织、安排，管理本院系的教学行政事务，贯彻执行院系的教学指导思想和具体指示，保证院系教学正常运行，围绕教学活动主体（教师和学生）做好管理、协调和服务工作[1]。因此，教务秘书是执行者、参谋、助手、服务员、管理者、协调联络人，具有多重角色。
一、高校教务秘书队伍现状
（一）目前教务秘书存在的问题
目前教务秘书存在的问题主要是：队伍不稳定，岗位要求高。不少学校的教务秘书是刚毕业的大学生或者兼职、临时人员，变换极为频繁。这些临时、兼职人员素质参差不齐，既没有作为教务秘书应有的技能和责任心，也不知道什么时候该做什么、如何做。而这个工作恰恰是需要主动性和灵活性的。凡是教学的事都要主动去处理、不能靠等。因此，临时、兼职人员不仅难以胜任常规教学管理工作，还会造成教学管理的脱节、混乱，更不用说去思考、解决高校教学中的难点和热点问题。在学校中学习永远是第一位的，任何事情都是为教学服务的，在部分院系中可能有很多的学生，但是却只有―名教务秘书，因此教务秘书是高强度的工作岗位。每件事都有时间要求，有时候还要加班处理突发事情，因此，在相当长的一段时间里不少高校教务秘书队伍很不稳定，真正愿意长期从事这项工作的人并不多。这对高校教学管理是非常不利的。
（二）教务秘书工作职责
教务秘书工作要涉及到组织与协调，教务秘书在学院主管教学的院领导和教务处长的领导下进行工作，同时还要协调本系领导、教师、学生之间的关系。如协调本系教师与学生、教师与教师、教师与领导之间的关系，如协调本系教师与外系教师，本系教师与外系学生之间的关系。具有协调上下、左右之间关系的作用。
具体教育任务的执行者：作为系部教学秘书，更多的足与教务处下属的各个职能科室联系。如教材科、实训科、教学科。接受职能科室直接下达的命令后，教务秘书直接处理事情。例如四六级英语考试，从接到教务处的报名通知、学习文件、通知学生报名及缴费、报名信息确认签字、发准考证、培训监考老师、通知学生查成绩、发成绩单。一项任务的完成是很繁杂的。
工作头绪多、任务重：教务工作者的工作很具体、很繁杂、任务重。常有的任务有：教学计划安排、人才培养方案编写、学生学籍管理、学生日常考勤、教师工作量统计、教师课表编排、教学评估材料准备、教学检查、数据平台采集、教研论文统计、学生补考、四六级考试。所有的工作都要求严格，比如一次考试，从通知考试、教师出卷、制卷、分装卷、考场与监考教师安排、成绩管理、试卷管理等一系列工作，有很多工序。任何一个环节的拖后，都将影响整个工作进度与任务的完成。为了按时完成任务，教务秘书不得不加班加点，白天不能完成，晚上必须加班。而有的老师，对这个工作并不理解，缺乏全局观念，只看到教务秘书经过大量工作以后的结果，殊不知为了这个结果，教务秘书要付出很多辛劳[2]。
二、高校教务秘书队伍建设的对策
（一）按需设岗、合理调配
根据岗位设置要求，按工作内容和工作量，在人员数量等方面进行合理配置，改善教务秘书队伍的知识结构，提高专业水平，使他们成为一支素质合格、结构合理的队伍。随着大学门槛的降低，大学的师生比压力越来越大，系部教务秘书成为了教务处的二传手。工作量也越来越大。但是教务人员并没有随着学生数量的增加而增加。有条件的学校可以安排2名教务秘书。相互配合，协调工作。没有条件的可以安排辅导员、实验员、专任教师兼职协助系部教务秘书，或者可以安排勤工助学的学生帮帮忙，有些跑跑腿的工作可以交给学生，归档的材料交给学生去做。既安排好了工作又让学生得到了锻炼。所以必须科学地安排好人员，合理配置人员，才能使在有限资源下，使得教学工作有所突破。
（二）努力提高自身素质
为了适应繁杂的教务工作，教务秘书必须不断学习、不断创新，提高自身素质。秘书工作是一项有自己规律和规范的工作，不学无术、腹中空空是无法胜任这项工作的。此外，还要了解高等教育学、高等管理学和心理学方面的知识，懂得高等教育管理的规律和方法。教学秘书必须是工作认真负责、头脑清醒、动手能力强的人。熟悉自己所在系部的专业设置、课程划、课程设置、实验、实训环节。对各专业的课程开设、教学计划、教学大纲要非常熟悉。努力提高自己的计算机水平，熟练运用办公软件。对教务系统各个模块牢记在心。目前，高等学校工作遇到的难点问题很多，许多重大的理论与实践问题需要我们去认真研究和思考，作为一个教学管理者，要自觉研究教育教学规律，把握教学改革的方向，认真学习高等学校教育管理知识，及时解决教学工作中出现的新问题，提高自己解决问题的能力。要善于总结，做事细心。这样才能不断改进工作方法，保证教学秩序有序地进行，更好地发挥其在教学管理中的作用[3]。
总 结
教务秘书在工作中要不断创新，准备工作要提前做好。要不断学习新的知识，熟悉各个岗位的工作要求，善于总结归纳。提高自身素质和教务管理水平，提高工作效率，推进高等学校教学管理水平不断发展。
