探析新时期下医院人事档案的电子信息化管理
近几年，随着科学技术的进一步发展，社会各行业实施的信息化建设和管理逐渐受到社会的广泛关注。医院作为社会组织构成中的重要组成部分，也逐渐实施了信息化建设的探索，人事档案的电子信息化管理就是其中一项重要的举措。从当前我国社会建设发展方向看，对医院人事档案实施信息化管理已经是经济和科技进一步发展的必然趋势，只有借助电子信息技术的力量，才能够促使人事档案管理工作的效率和效果满足社会的需求，为医院其他各项工作的开展提供相应的服务。
1 我国医院传统人事档案管理工作的缺陷
1.1 管理方式和管理手段陈旧僵化
当前我国社会上多数医院、特别是经济实力较差的中小医院硬件设备建设能力不足，导致实际人事档案管理工作的开展缺乏适当的场所，一般只是在工作人员的办公室进行，档案的存放设备简陋并且缺乏保密性，严重限制了管理水平的进一步提升。同时，由于医院缺乏对人事档案管理工作的重视，导致所招聘的人事档案管理人员本身专业素质不足，并且在入职后往往不会对工作人员实施专业的岗位培训，导致工作人员人事档案管理能力较差，对工作的认同感相对较低，影响了医院人事档案管理工作的优化开展。
1.2 档案管理机制建设不够完善
医院传统人事档案管理机制的不完善主要表现在人事档案的管理人员一般不会主动的搜集和归档档案资料，工作流程也不够具体、细致，工作人员的实际工作缺乏相应的规范性，在工作人员奖惩制度方面的建设也缺乏合理性。这些问题的存在导致医院人事档案管理工作工作量大，工作任务冗杂，并且由于不能够对工作内容进行具体的划分，导致重复工作现象出现，对工作效率的强化也产生着一定的不良影响，限制了人事档案管理工作的进一步发展。
2 医院人事档案实施电子信息化管理的优势
2.1 有助于在医院内部建立科学的电子文档机制
在加强医院人事档案电子信息化管理的过程中，医院领导部门和档案工作的实际管理者应该重视加强电子文档和归档机制的建设，积极加强对医院内部人事档案管理人员进行专业素质和计算机能力的培训，保证工作人员在掌握相应的人事档案管理专业知识技能的基础上，能够运用自身计算机方面的能力独立完成各项人事档案电子文档的编制和规定工作，为人事档案管理的电子信息化建设奠定坚实的基础。同时，医院各部门还应该加强对人事档案电子信息化管理工作的重视，充分发挥各部门优势为人事档案电子信息化管理工作的开展提供相应的辅助，促使电子信息化建设得到更好的发展。
2.2 有助于进一步实现档案管理工作的网络化
在加强对医院人事档案实施电子信息化管理的过程中，工作人员会参照人事档案的原始数据，借助计算机信息管理系统，将不同部门的人事档案信息全面的录入到计算机中，进而构建全面、系统能够实现信息共享的数据库，最大限度的提升医院人事档案管理工作的网络化和数据化程度，促使医院人事档案管理的服务性得到显著的增强，为医院人事档案利用率的进一步提升创造条件。
2.3 能够进一步深化人事档案的信息内涵
现阶段，随着新医改政策的实施，医院各项管理工作也在不断的变化和调整，在一定程度上给医院人事档案管理工作的合理开展带来了一定的难度。而加强人事档案的电子信息化建设，能够以医院人才队伍为基础对人事档案的相关信息进行科学而系统的分析和整理，促使管理水平得到显著的提升[1]。并且在电子信息化管理的辅助下，人事档案的信息内涵也会逐步得到相应的增强，在档案管理信息系统的支持下，能够实现对医院人事档案的网络检索和电子化应用，为医院人才培养、人才晋升工作的开展提供一定的支持，为推进医院持续稳定发展做出应有的贡献。
3 医院进一步加强人事档案电子信息化管理的途径
3.1 建立健全的电子信息系统
对于医院人事档案管理的电子信息化建设来说，只有建立健全的电子信息系统才能够为电子信息化管理工作的开展提供相应的保障。而要构建完善的电子信息系统首先应该具备较为完善的硬件设施，为电子档案信息的共享和电子档案作用的发挥创造条件[2]。同时，在具备硬件设施后，还应该注意对软件的强化，即应结合人事档案电子信息化管理需求对档案管理人员进行计算机技能培训，提升档案管理人员的计算机专业素养，保证管理人员能够胜任人事档案电子信息化管理工作。唯有如此才能够为人事档案的电子信息化管理创造条件，促使医院人事档案管理作用得到充分的发挥。
3.2 医院领导和档案管理人员加强对人事档案管理工作的重视
在我国传统的医院人事档案管理工作中，工作人员进行档案搜集和整理工作的积极性相对较差，并且由于对自身工作的重要性人事不足，在实际工作中不注意提升自身素养，最终导致在进行电子信息化建设工作后，档案管理人员很难适应电子信息化管理需求，影响人事档案电子信息化管理工作的开展[3]。因此在实际工作中应该加强医院领导对人事档案信息化建设工作的重视，并在领导的重视下引导档案管理人员转变管理意识，逐步提升自身管理能力，以更好的态度为医院人事档案电子信息化管理工作的开展而服务。同时，基于电子档案在安全管理方面的重要性，还应该加强工作人员的安全意识，注意引导工作人员严格按照工作流程实施规范化管理，为人事档案信息化管理提供相应的安全保障。
3.3 进一步加强人事档案的信息数据化建设
从当前我国医院人事档案管理现状看，要想实现电子信息化管理，就必须对传统的管理模式进行优化调整，这就要求将传统的纸质档案逐步录入到计算机系统中将其转化为电子数据资源，为档案的共享、检索和利用提供一定的便利[4]。同时，进一步加强人事档案的信息数据化建设，还应该在完成数据库的建设后对人事档案实施系统化管理，建立相应的数据信息管理规范，为档案管理工作水平的提升和人事档案管理服务能力的强化奠定基础。
结束语
总而言之，在当前社会背景下医院人事档案管理要想实现电子信息化建设，就必须对传统管理模式进行优化调整，引进先进的电子设备、管理人才，构建更为科学的电子信息系统，在逐步提升人事档案管理工作效率和效果的基础上促使人事档案管理满足社会的需求，为医院各项工作的开展提供相应的辅助。
- 上一篇：档案管理与知识管理的联系与对比分析
- 下一篇：浅谈数字档案文件长久保存策略
