试论基于新时期背景下的企业办公室秘书工作
中图分类号：F27文献标识码A文章编号1006-0278（2015）10-016-02
随着国民经济的速发展，进入二十一世纪以后，企业也迎来了转型升级的巨大浪潮。在现代企业中，办公室工作是企业要务的集中处理地点，在有限的空间内承担着重要的工作效能。
一、办公室秘书工作的具体含义
企业办公室秘书主要指的是从事办公室具体运转事项的工作人员，通过协助处理企业部门负责人的日常事务，能够对领导提出的决策开展更具体的服务。办公室秘书的主要服务对象是部门负责人，秘书能为他们的工作进行更加高效的处理和运作，把多项信息事务进行整合，以供管理层进行决策和分析。企业办公室工作的逐步推进，促使企业秘书承担着大量的综合调研信息工作，也使得企业秘书的涉及面不断的拓宽，对企业的发展起到了更加具体、更加细化的作用。
企业办公室秘书工作要求企业工作人员具备一定的统筹性，在不断的优化企业调整中，秘书的职责直接影响着企业办公室的工作水平。新的发展时期下，企业办公室的形象关乎到了产品销售、经营效益、持久发展等不同的方面，因此具备不同的发展意义。从总体上说，企业的实力与整体素质取决于企业办公室的工作水平与工作效率。为了做好各项办公室工作，广大秘书从业者需要不断加强对企业办公室的管理，提高企业人员工作的积极性，构造出齐心协力，努力奋斗的工作氛围。不断提升企业在市场的形象，从而使得企业在激烈的市场竞争获得一个市场和同行业的认可和尊重。
二、企业办公室秘书的具体职能
秘书这个职位承载着愈来愈大的就业压力，也承受着领导要求、企业形象等具体负荷，这也要求企业秘书在日常办公室工作中不断强化自身的综合素养，以耐心、细致的工作态度完成各项工作的使命。
（一）常务性秘书工作
常务性秘书工作指的是日常制定的办公室基本职责，企业办公室作为企业事务的集中处理中心，其所的日常工作内容也涉及到日常企业发展的方方面面，例如企业信息档案的管理、相关的公文资料统计、日常会议安排工作等等。
（二）辅助协调性工作
一个企业的运转需要多部门的配合，对于办公室秘书来说，要对企业各部门之间的联系和运作了如指掌。秘书人员要让各部门人员形成统一的认识，强化各部门之间的交流。通过手机等相关企业信息，帮助部门负责人进行各项决策，并提出多项预备方案，为部门领导作出参考，充分实施做好辅助和协调的工作职能。
（三）突发性临时工作
由于企业事务所涉及到的覆盖面都非常广，所以，企业事务的发展也会经常呈现灵活性和突发性。为了能够及时处理解决办公室秘书工作中的突发事件，要求办公室秘书要具备灵活的工作头脑，能够妥善处理突发问题，并能够根据事情的轻重缓急作出最恰当的安排。
三、现新时期背景下办公室秘书工作呈现的问题
在物质、经济、文化生活日益提速的今天，企业效益是企业发展的主要因素。企业办公室工作也是如此，除了要提高工作质量，还要在有限的工作时间内创造更高的工作效益。但是，新的发展时期下，企业办公室虽然得到了一定的发展，也存在着诸多的问题。
例如现代化基础设施相对欠缺、传统秘书工作方法陈旧，这样的问题直接导致办公室的信息化发展受到了一定的约束，办公室的信息化发展相对停滞。除此之外，秘书的女性化发展趋势严重，在探讨一些秘书员工的工作态度中，不难发现很多工作人员对于部门负责人下达的任务抱有一定的“敷衍”心态，将大量的时间放在日常性的工作中，缺少对企业优化意见的辅助、支持和参与，严重缺乏对工作的热情，这些问题制约着办公室秘书工作的开展。
四、强化新形势下企业办公室工作的若干建议
笔者作为工作在企业办公室的业务人员，总结以往经验，对新形势下企业办公室工作的具体强化措施提出了若干建议，供广大企业文秘朋友交流和参考。
（一）落实企业办公室秘书工作的各项规章
在企业的发展过程中，为了实现规范化、科学化的运转，首要的任务就是要建立起完善的办公室规章制度。企业办公室工作要做到岗位和职责细化到人的原则。只有在企业办公室中每个人都能明确自己的权利和责任，才能更好的完成自己的本职工作。对秘书人员要做到定时、定期的进行培训，通过各项规章制度，做到企业的规范化、程序化运行。从而使企业办公室工作有条不紊的进行。不断提高办公室工作的工作效率，办公室规章制度要和企业文化相互结合，并且进行周密的计划，充分制定办公室秘书中的各项章程。
（二）提高办公室秘书人员的综合业务能力
办公室秘书人员的个人素养是决定企业发展的重要因素。当今社会情况下，办公室秘书要具备一定的科学文化意识。特别是在知识经济的体制下，人们需要不断学习和强化，运用新的知识，来不断填充自己的综合素养。特别是要求企业秘书管理人员要不断强化计算机电子办公虎技术的能力，熟练掌握办公室软件，多多接触与现今文化知识接轨的学习方式。除了要提高秘书的专业效能，还要让他们具备精湛的业务素养。
在整体的工作进程中，企业办公室秘书要具有正确的工作立场，用正确的观点和立场来处理和发现问题。并能够根据实际情况，做出最实际的解决方法，为领导的决策提供可靠的依据。要在认识中具备全局观念，要围绕企业的整体发展来研究和解决问题，从而围绕生产经营的各项实际工作，当好领导的参谋。
（三）办公室秘书人员要树立服务观念
在企业的运转中，企业办公室接待工作是办公室职能中一项重要的人员。企业员工接待工作的态度能够决定企业是够具有更多的发展机会。因此，办公室秘书人员要树立良好的服务意识，要不断优化的工作智能，要让办公室秘书人员既能承担领导服务意识，也能够深入相应的基层服务的工作中。为了强化各项服务既能，要在实际的交往过程中秉承着“以诚待人”“以情动人”的思想观念，去认真学习涉及企业发展中的各项政策方针，从而全面用于规范办公室管理工作中，并密切围绕企业发展中心，研究和探讨企业的发展策略，让秘书人员的工作意识不断深入企业办公室工作中，全面提升企业的发展效率。
（四）实现企业办公室秘书性别均衡化
在企业办公室的工作中，女性的语言表达能力比较强、也具有很大的耐心，在信函回复、文件书写、接待来访等秘书的常规性事务中，占有一定的优势。由于女性的天生优势，使她们更加具备明显的脑力劳动能力。但是随着企业秘书要求的专业性逐渐增高，很多男性秘书除了具备较强的写作能力，还有熟练的电脑操作能力、事件处理协调能力。在一些党政机关，男性文秘工作者因为性别上的便利性，覆盖面更多，为了实现办公室企业的均衡化，企业要办公室要更加注重企业办公室性别的均衡化，扬长避短，促进新时期背景下的办公室秘书工作。
四、结论
综上所述，当发展形势下，我国的市场经济体制政治逐步走向完善，社会各项行业管理机制也在增强。企业办公室秘书工作需要工作人员具有严谨的工作意识、良好的服务态度和科学的办公任务规划。企业办公室秘书工作渗透于企业发展过程的始终，并呈现出了一些不同的发展特点。通过对企业秘书工作的强化和完善，有利于全社会对企业秘书的当前发展形势予以了解，促进企业秘书工作人员对于自身充分的认识和发展。
