探析机关档案的提供利用服务
一、机关档案提供利用服务的概念和重要意义
（一）机关档案提供利用服务的概念
机关档案提供利用服务，亦称机关档案利用服务，是机关档案工作人员采用多种方式积极提供档案信息为机关工作服务。
（二）机关档案提供利用服务的重要意义
1.机关档案提供利用服务，是实现档案工作为机关工作服务这个总目标的直接工作，是机关档案业务工作的重要环节和中心任务。机关档案提供利用服务是机关档案工作的根本目的和基本任务，其他档案业务工作环节都应为这个中心基本任务服务。
1.机关档案提供利用的服务，是实现档案工作为机关服务这个总目标的直接工作，是机关档案业务工作的最重要的环节和中心任务。机关档案提供利用服务是机关档案工作根本目的和基本任务，其他档案业务工作环节都应为这个中心基本任务服务。
2.机关档案提供利用服务工作，是检验和推动其他各项机关档案业务工作发展的根本动力。在档案的提供利用服务工作中，会发现其他基础性档案业务工作的不足之处，以便于采取措施改善档案管理工作。例如，利用者需要的档案文件，由于搜集不完整而不能提供利用；档案文件保管不当，产生丢失、损坏，而不能提供利用或不能较好的提供利用；档案文件的保管期限断定失误，造成保管期满的档案因销毁而不能提供利用；档案检索工具编制的不完备、质量不高，致使不能迅速、全面、准确地查到要提供的档案文件；档案实体保管秩序混乱，不能迅速从档案库房里取出要提供的案卷等。在档案的提供利用工作中，发现了基础性档案业务工作中的问题，就对进一步改善档案管理工作提出了新的要求，便于推动改进其他档案业务工作。另外，只有档案利用服务工作做好了，才能从根本上扩大档案工作的影响，使机关领导和各部门认识到档案工作的重要性，支持机关档案工作，给予必要的资金物质条件和帮助、配合，从而促进机关档案工作的蓬勃发展。
二、机关档案提供利用服务工作的任务
《机关档案工作业务建设规范》指出：“机关档案人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。”
（一）熟悉室藏档案的成分、内容和检索工具的使用方法
要熟悉室藏档案有哪些门类、载体、类目、案卷、文件、资料和档案资料的存放位置，熟练掌握各种检索工具的使用方法，这是档案提供利用服务的基本功。如果基本功不过硬，就不能做好档案信息的咨询服务，就不能迅速地使用检索工具查找调出者需要的档案。因此，档案人员应对室藏档案的内容了如指掌。熟悉室藏档案和检索工具的具体途径如下：1.通过编制档案检索工具和开支档案编研工作，全面、系统地熟悉；2.通过检查档案和专门翻阅重要档案资料有针对性地熟悉；3.通过日常的档案管理工作有意识地熟悉。
（二）主动了解机关各项工作利用档案的需求
把握机关工作利用档案的需求规律，是有针对性地主动做好档案利用服务的基础。
1.机关档案利用需求的类型
（1）实际工作利用档案的需求。这是机关工作利用档案需求的主要类型。由于机关工作的连续性，机关的领导及各部门的工作人员在经济建设和行政管理、生产管理、科研管理等各自的工作中经常需要参考利用档案文件。
（2）科学研究利用档案的需求。这是指未某项科学研究和编修志书而产生的利用档案的需求。随着社会的发展进步，越来越多的机关工作人员和科学技术研究人员，为搞科研、撰写学术论文，日益重视档案信息的开发利用。另外，编修本机关的志书，已经蔚然成风，需要全面、系统地利用档案。
（3）个人利用档案的需求。这是指机关或下属单位的职工个人为解决自己的问题，如为解决自己的学历、身份、工龄、工资、财产等社会生活问题而产生的利用档案需求。随着我国人民文化素质和档案意识的逐步增强，人们在档案中获取凭证、情报、知识的需求也在不断增加。
2.机关各类人员利用档案需求的特点
（1）秘书部门办事人员利用档案的需求，具有较强的全面性、系统性。由于秘书部门要辅助机关领导制定计划、作出决策、组织生产、协调工作，需要掌握大量、全面、系统的回溯性档案信息。
（2）职能部门办事人员利用档案的需求，与其所承担的业务工作任务相适应。职能部门办事人员利用档案具有较强的专指性，即各个职能部门的办事人经常利用各自业务工作的档案文件。由于机关具体工作十分复杂和比较紧迫，他们利用档案具有比较明显的随机性和严格的时间性，即为处理事务，随时都需要立即查阅有关档案文件。
（3）机关领导人利用档案信息的需求，具有浓缩性和间接性。多数领导人往往通过秘书来实现其利用档案的需求，并且要求档案人员或秘书对其所需要的档案信息进行加工、提炼。机关领导人很少直接到档案室查阅分散在不同案卷中的有关档案信息。
3.机关档案利用需求的一般规律
（1）机关档案利用需求具有时间性和阶段性。机关的日常工作具有稳定性，什么时间阶段做什么工作，需要查阅什么档案，年年如此。掌握了这个规律，就可以主动地超前做好档案利用服务工作。例如，制订工作计划，进行工作总结，换届选举，举行重要节日的庆祝活动等，都是机关例行的工作。
（2）机关档案利用需求的程度与档案信息的宣传介绍程度相一致。档案内容有鲜为人知的社会属性。机关工作人员如果不了解有哪些档案，资料可以被自己利用，就不会产生利用档案的需求；反之，才会产生较强的利用档案的需求。因此，档案人员应当向机关领导和各部门印发有关的档案目录、全宗介绍等资料，以激发机关工作人员潜在的利用档案的需求强度，提高提供档案利用服务的效率。
（3）利用档案需求的求便规律。机关人员利用档案，希望手续简便，能及时查找到所需档案。我国在开放历史档案之前，为利用档案设置了许多人为的障碍，手续繁琐，因而人们即使想利用档案，也因其繁琐而望而却步。档案室应当适应人们的求便心理，减少不必要的手续和限制，方便机关工作人员查阅档案。
