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提高办公室档案管理科学化水平的路径探讨

出处:论文网
时间:2017-04-17

提高办公室档案管理科学化水平的路径探讨

  前言

  档案包括实体档案与电子档案两个组成部分,档案管理实际上就是对档案进行管理与利用,从而对用户的档案查询需求进行更好的满足,为用户工作、生活或学习任务的完成奠定基础。近年来,我国在档案管理技术上取得了很大的进步,但是随着社会的发展和进步,人们对于电子档案的使用增多让档案管理工作变得愈加复杂和繁琐。当前,实现档案管理科学会水平的提高已经成为了研究的重点课题。

  一、实现办公室档案管理科学化水平提高的必要性

  (一)办公室档案管理工作的现状及相关问题

  首先是目前我国更加通用的还是纸质档案,纸质档案存在丢失、浸湿、烧毁、破碎的风险,一旦档案被破坏,相应的信息也会丢失,对于个人来说,会影响到前途,对于企业来说,会造成不可逆的重大经济损失,对于一个国家来说,会严重影响到国家各项工作的开展和进行。其次,对于档案的利用和开发还不够。档案管理过程中存在工作人员用的还是传统的档案管理方法,这样的管理方法只局限于对档案的保存,很多档案变成了死档案,死资源,档案管理应当借着信息化改革的东风,让死档案,死资源变活,为人所用[1]。

  (二)提高办公室档案管理科学化水平的重要意义。

  档案对个人来说和自己前途命运息息相关;而对于一个国家来说,则是社会文化经济政治建设的基础和保障。所以,办公室档案管理工作能否顺利进行具有重要意义。而提高办公室档案管理科学化,也是这个新时代所提出的新要求,是实现社会主义现代化建设的重要措施。

  二、实现办公室档案管理科学化水平提高的路径

  (一)实现办公室传统档案管理理念的改革

  实现办公室传统档案管理理念的改革是提高档案管理科学会水平的首要任务。传统的办公室档案管理理念存在很多落后甚至是错误的观点,它们与现代的需求已经不相符合。在办公室档案管理发展的过程中,要重视档案管理科学水平的提高,树立正确的、先进的、科学的办公室档案管理理念,为档案管理科学化水平的提高奠定理论基础,促进办公室档案科学化管理走上正确的轨道。由于档案工作主要是由人来完成的,人的主观意识,对于从根本上提高办公室档案管理科学化水平起到了决定性的作用。同时对办公室档案室的资金投人和软件、硬件等方面也有更高的要求,例如通过计算机技术、网络技术等先进的信息技术实现档案管理的科学化;通过先进的档案信息管理措施,促进办公室档案管理科学化水平的提高[2]。

  (二)实行电子化与纸质化档案管理相结合

  目前来讲,办公室档案管理还是以纸质档案为主。但是随着技术的不断进步,电子档案也越来越多为人们所接受。由于电子档案使用频率的增加,对电子档案室与计算机档案管理系统提出了更高的要求,需要实现两者的建立与完善,提升档案查阅、共享的效率。同时,由于网络安全等各种因素,各单位还需要对电子档案的安全问题提高警惕。首先,要对电子信息档案进行保存与备份工作,防止电子信息档案出现残缺或者丢失的情况;其次,通过计算机杀毒软件对电脑进行定期的清理,防止隐形病毒对于电子档案信息的侵入导致文件丢失。

  (三)实现档案管理科学化

  在办公室电子档案管理工作中,工作人员是整个管理的主体,发挥着非常重要的作用。因此,档案管理工作人员的素质在一定程度上决定着档案管理工作开展的有效性。档案管理工作素质不相同导致档案管理工作的质量也不同。随着办公室档案数量增多与管理要求的增加,档案管理工作变得更加的繁杂,在一定程度上加大了档案管理工作人员的工作压力。而档案管理的科学化又对档案管理工作人员提出了新的要求,甚至于说是一种越来越大的挑战。所以加强对的培训刻不容缓。在对档案管理工作人员进行培训的过程中,一方面要注重档案管理专业理论知识的培训,另一方面要注重档案管理宫中诺人员职业道德与职业素养的培训。档案管理工作人员不仅要对档案自动化管理技术进行掌握,同时也需要有高度的责任感和创新能力,这样,才能为国家和人民更好地提供服务。

  (四)实现档案管理科学化需要依法规范档案管理

  办公室档案管理是一项复杂系统的工作,需要由专门的管理机构与管理人员负责。在实现办公室档案管理科学会水平提高的过程中,要注重档案管理制度的建立健全。因此,档案管理机构应该依据实际情况制定合理的档案管理制度,为档案管理提供依据,提高档案的收集、归档、存放及查阅等流程的规范性,使办公室档案管理工作真正实现科学化、系统化与规范化的现代化管理水平[3]。

  三、结论

  综上所述,在现如今科学技术高度发达的状态下,档案管理工作的水平也得到了进一步的提升。随着现代化的不断进步和科技的不断发展,对于办公室档案管理工作的要求也越来越高,办公室档案管理科学化水平的提升是响应档案管理工作与时代进步的必然,同时也是社会进步和发展的必经之路。

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