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人事档案弃档的原因及解决对策

出处:论文网
时间:2017-04-17

人事档案弃档的原因及解决对策

  一、人事档案弃档现象存在的原因

  (一)收集和鉴定工作不到位,档案信息可用性低

  首先,收集工作不到位。由于部分单位在档案管理工作中,档案意识较差,在档案材料收集工作中做不到及时性和完整性,这就给人事工作带来了较大的难度。再加之现场人事档案收集千篇一律,档案内容几十年保持不变,这就导致通过人事档案无法真实的反映一个人的能力、素质和信用情况,仅仅凭借档案不能有效的满足用人单位的需要。

  其次,鉴定工作不到位。人事档案管理工作中,为了自身利益故意篡改档案、及档案不按真实情况进行填写的现象较为常见,不仅给人事档案的真实性和严肃性带来了较大的影响,而且不利于人事工作的顺利进行。部分人员在人事档案填写过程中找他人代写,从而导致失误的发生。这些存在的问题都说明了人事档案缺乏统一的标准和健全的档案管理制度,由于收集和鉴定工作的不完善,从而导致人事档案的作用无法发挥出来,从而导致了弃档现象的发生。

  (二)人事档案存在多头、分散管理的状态

  当前我国人事档案管理制度还是在计划经济体制下建立起来的,在管理上采用的是用人单位保管的方式。但在当前市场经济环境下,大部分企事业单位都进入到市场中来,流动人员数量不断增加,导致人事档案管理出现分散和多头的现象。不仅人事档案主管部门较为混乱,部分无权保存和管理人事档案的单位也开始对人事档案进行保存和管理。同时,人事档案在保管上存在严重分散的现象,人事档案保存工作分别由用人单位、人才交流中心及个人。这两种情况充分的体现出当前我国人事档案多头和分散的管理状态,制约了我国人事工作的顺利开展。不仅对人事档案的真实性和权威性带来较大的影响,而不利于监管工作的开展。由于人们对人事档案管理意识越来越淡薄,这就导致人事档案管理工作越来越不重视,不仅材料归档不及时,而且材料完整性较差,人事档案的安全性受到较大影响。另外,人事档案多头分散的管理,严重阻碍了人才流动和人力资源的合理配置。这种分散的状态也不利于人事档案的收集和管理工作的顺利进行,导致人事档案被篡改及散失的问题,个人存在主动或是被动放弃档案的现象日益严重。

  (三)存在社会信用危机和意识淡薄的问题

  在当前市场经济环境下,行业之间存在激烈的竞争,同时在多种经济成分的发展下,部分单位生存周期较短,这就导致人事档案被迫需要放置在人才市场上进行保存和管理。但在部分地方的人才流动服务机构在人事档案管理工作中存在着严重的信息危机,档案存在丢失、伪造及涂改的问题,导致人事档案可信度降低。再加之人们对人事档案管理缺乏意识,认为其可有可无,由于重视度缺乏,从而导致遗弃人事档案现象发生。

  二、人事档案弃档案现象解决的对策

  (一)丰富人事档案信息的内容

  增加人事档案的信息内容,添加反映个人个性特点、专业能力和个人信用记录等方面的资料,使人事档案不再是千人一面的模式。加快人事档案信息更新的速度,使之与人员流转的速度相协调。可以尝试为所有流动人员建立新型的业绩档案,并对流动人员的工作变动及其工作业绩等进行及时跟踪。

  (二)建立一个统一的人事档案管理机构,健全各项规章制度

  我国目前的人事档案管理制度决定了人事档案由用人单位来管理。但是在当前市场经济体制下,各单位用人制度的改革随之深入,而且社会流动人口越来越多,人员调动越来越频繁,过去由用人单位管理人事档案的办法便不能继续满足现实中的需要。另外,为了解决人事档案管理“分散多头”的问题,也应当建立一个统一的机构,或者建立人事档案管理的统一政策、针对这一提法,建议建立国家人事档案中心,在档案法的基础上,遵循“统一领导,分级管理”的原则,在一定区域内设立各级国家人事档案中心,集中管理该地区的人事档案。

  (三)加快人事档案信息化建设

  人事档案管理应当积极使用新手段,研制管理软件,开发数据库,对人事档案信息实行动态化管理和维护,探索建立电子人事档案的新途径,通过现代化手段建立人才业绩跟踪系统,不断提升人事档案的使用价值。今后,人事档案电子化可以尝试IC卡形式,用IC卡储存个人的基木资料,可以由个人持有,但数据库中的修改权限只有人事部门拥有,转单位的时候立刻就可以输进电脑。而企业想要查询这个人的资料,只要通过网络便可了解到此人过去的一切记录。

  (四)提高人事档案内容的透明度

  人事档案的透明度问题是近期媒体讨论的一个焦点,通过一些权威媒体披露一些因为人事档案不透明而对当事人的利益造成损害的事件,使这一问题摆在了人事档案改革的案头。在如今政务公开的背景下,人事档案部门应该积极探索增加人事档案透明度的方法,既能确保人事档案的安全,又能解决社会所关心的乱改人事档案的问题,增强社会和个人对人事档案的信任度。

  三、结束语

  人事档案存在弃档的现象要想得到有效的解决,则需要不断提升人事档案的使用价值,增强公民人事档案的意识,努力提高人们对人事档案认可和重视的程度,从而强化人事档案的保存和管理工作,降低弃档案现象的发生,有效的发挥出人事档案的重要作用。

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