企业档案利用和保密的关系探究
企业档案是企业文化的聚集，是企业的根本信息来源，市场竞争中企业档案就像是企业手中的武器，随企业在没有硝烟战场上征战。企业档案可以带来良好的经济效益，这一点我国的大部分企业都有了一定的认知程度，在企业运用各项资源求得企业利益最大化的同时，档案工作也展现着其独特的优越性。但是档案管理工作中需要特别注意的是，档案的利用和档案保密工作之间的关系，要保证将档案的价值良好的发挥出来，同时要做好保密工作，避免不良企业对本企业档案资源的窥探，确保企业的利益不会受到任何损害。下面就对此进行深入的探讨。
一、正确处理档案利用与保密的关系
档案的利用与档案的保密工作二者之间存在一定的矛盾，却又相互统一，企业管理人员需要明确的认识一下两点：第一点就是档案的利用，将档案转化为企业的生产力，使之能为企业带来一定的经济利益，不然档案只能被视作企业历史进程的遗留，没有任何意义。第二点就是档案具有一定的机密性，档案会记录企业的客户资料、产品内涵等多方面内容，一旦档案中的内容丢失被不良商家窃取，那么会对本企业造成不可估计的损失，档案可以说是企业生存的命脉，一旦丢失造成严重后果，很可能导致企业会退出市场竞争的舞台。所以相关的工作人员，要明确档案存在的价值，又要通过合理的方法实现档案的价值，同时要做好相应的防护工作，保证档案具有高度的保密性。
以某企业为例，工作人员对于档案的管理工作太过于单一，只是对档案进行整理和存放，受到传统的档案管理方式的影响，没有将档案的价值丝毫的发挥出来。在经济体制不断完善，市场竞争越来越为激烈的今天公司档案工作者逐渐转变观念，在“感恩做人，敬业做事”的宗旨指导下，转变工作思路，积极谋划档案利用效能为企业创造价值，在严格遵守保密制度的同时，转变工作职能，一边为领导决策服务好，一边在企业专利注册、货款回收、法律援助等方面提供有价值的档案资料，档案利用率每年都在80%以上，间接创造经济效益近千万元。
二、明确范围，完善机制，使档案利用在规范安全的轨道上追求经济效益最大化
1.界定保密范围。严格界定涉密档案与非涉密档案，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内提供利用，哪些还不能提供利用，使涉密档案提供利用工作按照解密的标准规范化进行，不能一味追求档案的可利用价值而放开范围。设立严格保密等级，并根据《保密法》规定，划分为“绝密”“机密”“秘密”三级，只有确定了档案的密级，才能让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，为行政管理、生产经营、销售、后勤等不同单位提供不同层次的档案资源，变“死档”为“活档”，为企业创造更大的经济和社会效益。
2.完善工作机构。为了更好地统一领导，管理、协调、监督公司各单位、各部门的保密工作，成立保密领导小组，并由公司党委领导主管，担任保密领导小组组长，相关部门负责人为保密领导小组成员。保密工作日常事务由公司办公室承担。同时明确公司职能部门为保密要害部门，档案中心就是保密的主阵地，进一步规范了保密管理工作，也规范了保密的体制机制，收到了较好的成效。为公司健康持续发展提供了有力保障。
3.规范内部管理。为了更好地维护企业档案的完整性与安全性，按照系统性、完整性、严密性和精练、可操作性的原则，补充完善了一系列档案管理制度，，将公司的行政、财务、科技、基建、职工档案等档案统一管理，并建立了一系列档案管理制度，如：档案登记统计管理制度、档案管理保密制度、档案鉴定与销毁制度、文书档案管理制度、科技档案管理制度、会计档案管理制度、平时归卷制度、档案查借阅利用制度、职工档案管理制度等。
三、加强队伍建设和对涉密载体、涉密人员的管理
1.档案管理人员的素质。多年档案工作经历使我体会到，担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质，否则就谈不上利用创造价值。提高档案管理人员素质应从以下几方面入手：一是政治素质，要有高度的政治责任心和为企业创造效益的意识，爱岗敬业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保密的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素养，要不断有计划、有重点地充实自己新的知识内容，利用工作的规律，寻求利用档案创造效益的“金点子”和新思路。
2、宣传教育，加强保密队伍建设。除学习贯彻各项政策法规和保密工作规章制度外，还通过有效的保密教育活动提高全员保密意识。如进行《保密法》颁布周年保密法律法规知识竞赛的学习和考试；加强《档案法》《保密法》《石家庄市归档文件整理规则实施细则》《科学技术档案案卷构成的一般要求》等相关法律法规的宣传力度；公司领导、涉密人员签订《保密协议》。严格按照规定，选配思想好、纪律强、作风正、素质高的人做这项工作。
3、强对涉密载体、涉密档案管理人员的管理。涉密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，在这方面档案人员需要承担起相应的责任。严格执行企业制定的规章制，指定专人负责计算机信息网络的保密安全。为加强涉密人员管理，公司对网络管理人员进行权限划分，避免了重要信息通过网络管理人员外泄，做到涉密计算机不上网、涉密介质不交叉使用，保证公司文件材料的安全，杜绝一切泄密事故的发生，为档案管理和有效利用提供了有力保障。如何在档案利用和保密的矛盾中做到“鱼与熊掌兼得”，为企业创造经济效益，是新形势下需要我们思考和面对的新课题。在利用档案时不忘保密，在做好保密的同时又维护了档案的完整和统一，更好地实现档案的利用价值，这样才能为企业长远发展创造知识性的竞争优势。
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