论现代企业管理制度下公文管理与保密工作
中图分类号：F279.23 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）12-0098-02
引言
公文是在企业日常的工作中形成的，作为一种可供日后查找、翻阅的重要文字材料，是企业之间以及企业内部用来记录企业中的日常情况、联系工作、信息传递的重要文字依据，是企业管理与发展中的不可缺少的助手。所以，科学地做好公文管理与保密工作，有利于及时解决企业内部的相关问题，加强企业内部上级领导与下级员工之间的密切联系，促进企业工作的顺利、有序开展。企业的工作人员必须意识到公文管理与保密工作在整个企业发展中的重要作用，正确分析当前公文管理与保密工作的现状，针对公文管理与保密工作中普遍存在的问题提出如何加强公文管理与保密工作的有效举措。具体分析如下：
一、公文管理与保密工作的概述、重要性及特点
1.公文管理与保密工作的概述和重要性
公文主要是在企业内部、企业之间的相互交流与工作中形成的一种文字材料，在当前的企业工作中被广泛使用，是企业内部、企业之间用来传达命令、表达意图、联系工作、处理问题的重要的文字依据，是企业的一项非常重要的日常工作。
公文管理与保密工作作为其中一项重要的内容，也是整个公文工作的核心与关键。公文管理与保密工作，发挥着企业章程的规范作用，在书面形式上具有极强的领导作用，能加强企业之间、企业内部之间的联系，有效地传达信息，是企业相关规范的重要凭证和记载工具。因此，企业及文书工作人员必须要充分认识到公文管理与保密工作的重要性，做好公文管理与保密工作，不断完善该环节，提高企业工作的效率和质量。
2.公文管理与保密工作的特点
第一，公文管理与保密工作具有较强的法定性。对于企业的公文管理与保密工作，必须要有法定的权威和效用，所做出的文书必须有明确的签章，符合文书特有的结构。从文书的机密性质来讲，企业公文分为保密文件、内部文件和对外公布的文件，针对不同的文件类型，应该制定不同的保密措施，严格遵循企业公文的等级划分类型，做好公文管理与保密工作。
第二，公文管理与保密工作具有广泛的使用性。由于公文管理工作和保密工作是企业日常运行中的一项重要工作，因此，被广泛应用到企业运行的各个环节，是企业成立与发展必不可少的重要举措。
第三，公文管理与保密工作具有严格的规范性。对于公务管理来讲，必须形成严格的规范体系。首先对于公文撰写方面必须严格要求，要准确地把握实际，简明扼要地传达信息，及时有效地进行收发，而且要符合规定的格式要求，在撰写完毕后，要进行严格规范的备案、传阅、归档以及检阅和收发等工作。对于保密工作来讲，更要求要具有严格的规范性。由于公文工作的环节众多，因此，泄密的可能性就进一步增强，因此，保密工作必须有严格的规范，做好每一个环节的保密工作，防止企业的机密信息流失，造成企业损失。
第四，公文管理与保密工作具有较强的时效性。企业处于不断变化与发展的状态，因此，公文管理与保密工作必须及时、有效地进行，不能有拖拉和积压的现象出现，造成文件传达出现滞后现象，从而导致企业的工作效率和工作质量的降低。
二、公文管理与保密工作的现状
公文管理与保密工作对企业的发展具有十分重要的作用，因此，必须做好公文管理与保密工作。然而，当前在一些企业中，在公文管理与保密工作中存在许多问题。下面，将以某企业为例，进行说明。具体如下：
1.职责划分不清
由于在公文管理过程中所涉及的环节过多，造成了公文管理过程中出现职责混乱的现象，造成职责滥用，有的环节多个人负责，有的环节则出现无人监管，使企业的工作效率和工作质量严重降低。例如，在该企业中，相关的检查和监督体系人员安排较少，造成员工可以随意查阅文件，对公文的保密环节的人员安排不合理，存在泄密的潜在危险。
2.公文管理体系不健全
公文管理体制主要是通过一系列的程序相互配合和连接，在文书的拟制和管理的工作当中发挥重要作用。例如在该企业中，主要包括了文件的收发、分送以及相关的登记，文件的拟办和承办，以及相关的催办，会议电话的记录和整理工作，文件材料的归卷、调阅和整理工作。但是，在该企业中，缺少了文件的制作和核对检查阶段，使一些文件资料的记载出现错误，对之后的查阅造成巨大的困扰，在会议电话的记录和整理环节常出现缺失的现象，或者对有关内容记录不准确，造成关键信息的丢失，严重损害企业的利益。这些都属于公文管理体制的内容，因此，当前的公文管理体系不健全，有待进一步完善。
3.保密力度不够
在企业内部，不同的文件资料的保密性质不同，其中的绝密公文、机密公文和秘密公文都属于严格保密的范围，可以阅读的群体属于公司内部中极少数的人员。在这些秘密公文中，大多涉及企业的机密和核心，一旦泄露，可能会给企业造成严重的不良影响和危害。但在该企业中，对该类文件资料的保密力度不够，对文件阅读群体的范围把握不清楚，常会出现机密文件被普通人员所阅读的现象。其他还有三类公文类型，分别为内部公文、国内公文和公开公文。对于内部公文，所阅读的群体范围只能是本企业内部的工作人员，对于国内公文和公开公文，所相关的保密力度就有所降低。该企业对各类公文的保密力度不够，是企业发展潜在的巨大隐患，严重影响企业的工作效率和质量。 在国内发生过的巨大信息泄露案，直接导致国家机密大量流失。最后，经过不断的深入探讨和研究，最终发展，造成信息泄露的原因是因为该国家机关保密措施不严密，保密力度不够，最终导致机密外泄，给国家造成了巨大损失。该案例应该引起各大企业的足够重视。
4.公文归档制度不完善
通过公文归档制度，能够方便企业在日后进行查找和翻阅。有效的公文归档制度，能够节省很多时间，在大量的不同文件资料中迅速查找到所要找的公文。然而在当前的企业内，对于归档制度没有严格的规范要求，对文件的标记不准确，造成有的公文无法归类，公文关键信息的缺失。
5.公文管理与保密工作存在问题
公文工作的基本要求要求公文必须及时、迅速的制作和传达，坚决反对拖拉和积压现象。对于公文制作必须准确、周密，坚决不收发质量不合格的公文。然而，在当前的企业中，很多公文都无法按照该标准来制作和收发，大量的公文格式不合格，严重降低企业的工作质量。
三、如何完善公文管理与保密工作
公文管理与保密工作对于提高企业的工作效率和质量具有极其重要的作用，因此，必须实施有效措施，完善公文管理与保密工作，促进企业的发展。下文将通过对某企业在该方面的有力措施进行分析和总结，具体措施如下：
1.充分认识到公文管理与保密工作重要性
首先，必须使企业与相关的工作人员认识到公文管理与保密工作的重要性。该企业在日常的工作中做好强调和宣传工作，增强员工对该类工作的意识，从而贯彻到自己的日常行为工作中。在该企业中，开设了相关的宣传课程，在课程中加大宣传工作，不断增强企业员工的管理与保密意识，自觉遵守相关的规范，促进企业工作效率与质量的提高。
2.提高公文管理与保密人员的素质和能力
公文管理与保密工作需要相关的从业人员具有较高的专业素养和个人修养，对于如何提高公文管理与保密工作人员的素质与能力，该企业主要从以下两个方面着手，具体包括：第一方面，加强该类人员的选拔，严格选拔程序和相关规范，对该类人才提出更高的专业要求，在该企业中，当前想要报考该类工作的人员要求，必须要进行过系统的公文管理专业的学习，具有过硬的专业知识的优秀人才具有优先录用的资格。同时，在人才选拔方面，注重对人才个人素养的考察，要求相关的人员能够保证文件的保密性。另一方面，该企业注重对该类人才的培养。定期组织相关工作人员进行培训，不断完善他们在工作中的工作能力，提高工作修养，在不断的学习中提高工作的效率和质量，实现不断的优化发展。
3.完善公文管理与保密工作体系
在该企业中，通过不断的改革与创新，当前建立起相对完善的公文管理与保密工作体系，提高了企业的工作效率和工作质量，具体包括：第一，在管理体制上，建立了完善的分工体制，加强企业的总体领导，在总的领导下，建立严格明确的分工体制，保证每一个环节都有工作人员进行负责，建立完善的责任制度，实现领导负责制和个人责任制相结合的管理体制，促进各个环节能够合理分配、严格分工。第二，不断规范整个业务的流程，从文件的收发、登记和分送开始，到文件的拟办和催办，再到文件的制作和检查核对，以及对文件资料进行归卷、调阅和整理工作都形成了完整的体系，建立起完善的管理业务流程，进一步保证每个环节的明确分工，使得各个工作人员各司其职。第三，保证企业不断给该项领域投入资金，通过建立现代化的信息检查系统，实现网络化和信息化的管理。例如，在企业中给相关员工办理查阅卡和指纹解锁阅读，通过现代化的技术来高效地进行身份的确认。在大量资金的支持下，保证该类工作能够快速、高效的积极开展。
4.做好公文归档工作
公文管理与保密工作是文书学和档案学的结合，公文工作是在企业日常的工作中形成和使用的文字材料，是对企业的各类情况的记录的文字依据。作为一种稳定的文字资料，对日后的查找和翻阅中起到巨大作用，因此为方便日后的工作，必须做好公文的归档工作。在企业日常工作中，通过完善公文的标记措施，对各类公文的标记都要求有严格的规范格式，确切做好该类工作。具体如下：在发文字号方面，应该严格按照相应规范要求制作，同时，确定该类公文属于何种密级等级，根据不同的密级等级进行归纳整理，在大的方面归类后，再根据各个文件的序号进行有效的编排，标注好公文的时效，包括：急件、紧急件、特急件和限时送达的公文，来突出文件的重要性和紧急性。
5.正确对待不同公文的保密工作
在加强保密工作力度的同时，应该正确区分不同的公文保密级别，根据不同的公文采取不同的保密措施，实现保密工作的进一步完善。该企业建立了严格的密级保密措施，具体包括：对于绝密公文，因为其具有较高绝密性，因此只有企业的董事会可以阅读查看，是属于企业内部最高的保密公文。对于机密公文，也具有较高的保密性，相对于绝密公文所阅读的群体稍有扩大，也属于企业内部严格保密的公文。对于秘密公文，可以阅读的群体属于企业的高层管理人员，因此在流通范围上采取切实的控制和把握。对于内部公文，可阅读的群体范围更广，只要保证内部公文不向外部流通即可。对于国内公文，应该保证该类公文不向国外流通，防止信息泄露。对于公开公文，则没有任何的限制，所有的人都可以进行阅读和查看，因此对于该类文件只要做好文件的归案即可。
6.建立及时的报告考核制度
在该企业中，建立了及时的报告考核制度。通过对公文资料进行定期的查看和翻阅，及时进行相应的汇总，组织报告会，通过这种形式进一步促进该类工作的优化发展，能够督促相关工作人员认真工作。同时，建立了严格的考核制度，通过对公文管理与保密工作人员的考核，可以促进他们进一步发展自己，提升个人能力和素质，督促工作人员不断进步，认真严谨工作，提高企业的工作效率和工作质量，促进企业发展。
7.建立有效的公文利用监督体制
在企业内部加强对公文查找和翻阅的资格的审查，在一定程度上减少企业信息的泄密现象，在公文流通的范围内，建立可靠的监督体制，防止秘密文件、机密文件和绝密文件的信息丢失，建立有效的公文利用监督体制，对于企业的长期发展非常有必要。此外，应注重有大量的资金做支撑，加强引入高科技设备，采用实名制阅读，通过给每个员工配备一卡通等高科技设备，对阅读对象有要求的公文，能够在最大程度上保证公文的机密性。
四、结论
经济和科技的迅速发展，要求企业必须适应时代的发展，提高企业的公文管理与保密工作。本文中通过对当前现代企业管理制度下如何做好公文管理与保密工作进行分析和探讨，提出了一系列的有效措施。通过建立完善的公文管理与保密工作体系，提高从业人员的素质，做好相关的归档工作，建立健全的监督体制等，提高企业的工作效率和质量，促进企业的优化发展。
