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郑州档案中介公司现状调查与思考

出处:论文网
时间:2018-02-22

郑州档案中介公司现状调查与思考

  1 引言

  档案中介公司档案中介机构发展分化而产生的一种类型。我国档案中介机构最早的形式是1992年6月沈阳市成立的沈阳市档案信息开发服务中心[1]。此后十年,国内陆续出现了档案事务所、档案寄存中心、档案信息咨询中心等档案机构。其中档案中介公司通常以档案信息技术有限公司、档案管理有限公司的名称出现,以出售档案用品、档案业务服务为支撑。

  郑州地区档案中介公司这些年发展迅速,为了更好地了解该地区档案中介公司的现状,本文选取郑州10家档案中介公司作为样本,采取实地调查与网络调查相结合的研究方法进行研究。实地调查法主要对郑州地区10家档案中介公司现场走访,并通过工作参与的方式掌握第一手信息资料,了解了研究对象的工作环境、公司规模、员工数量以及工作内容等直观情况。网络调查主要针对调查对象的人事选聘情况展开。

  通过调查,笔者对档案中介机构的定义以及郑州档案中介公司的现状与问题有了更全面、更深入的了解。

  2 档案中介机构的定义

  学术界主要出现了两种档案中介机构的定义。第一种以“中介组织”为属概念,将档案中介公司定义为档案行政管理部门和社会之间沟通桥梁、联系纽带。如黄力、李圭雄认为:“档案中介机构是专门提供档案管理服务的社会中介组织,是社会化档案管理的’代理商’”[2];宗培岭认为:“档案中介机构是介于档案行政管理部门与社会之间提供档案业务服务的社会中介组织”[3]。第二种以“服务公司(经济组织)”为属概念,强调档案中介机构的法人地位,认为档案中介公司是提供档案业务服务的独立组织。如刘勤认为:“档案中介机构,是依法运用档案专业知识,按照一定的业务规则或程序为委托人提供档案事务代理、档案业务培训、档案技术咨询服务、档案工作标准认定等服务的经济组织。”[4]

  因此,基于对郑州档案中介机构的实地调察以及相关文献的研究,笔者认为档案中介机构定义有宏观和微观之分:宏观的档案中介机构是指联接档案行政管理部门与社会,提供档案信息咨询服务的社会中介组织;微观的档案中介机构是指依靠软硬件、人才、管理以及技术优势,面向企事业单位、机关团体、社会组织和个人,提供实体档案整理与寄存、档案信息咨询与加工、档案管理信息系统开发和档案人才培训的档案服务机构。

  本文采用档案中介机构的微观定义,并提出档案中介公司是以盈利为目的、具有独立法人地位的档案中介机构,符合郑州地区的档案中介实践。

  3 郑州档案中介公司现状调查

  本研究选取的10家档案中介公司名称有三类,如表1所示,主要调查的是公司发展规模、服务内容、服务对象以及人才状况。

  表1 十家档案中介公司名称

  3.1 档案中介公司的发展规模。“从业人员数”是重要的企业规模划型指标,它具有简单、明了的特点。因此笔者对郑州档案中介公司的人员规模进行了调查,结果(见图1)显示,有60%的公司人员规模处于1-49之间,20%的处于50-99人之间,另外有20%的处于100-499人之间。

  图1 郑州档案中介公司人员规模

  根据《企业规模划分标准》,从业人员10人及以上,100人以下的为小型企业,从业人员10人以下的为微型企业,郑州档案中介公司大部分属于小微型企业。

  3.2 档案中介公司的服务内容。调查研究发现,郑州档案中介公司服务内容主要分为以下三类:

  一是档案信息技术类。主要内容是档案信息化建设,包括数字档案软件开发、档案数字化加工与处理、电子文件管理系统设计与维护等。

  二是档案劳务工作类。主要指档案领域的劳务性工作,包括档案人员管理与培训、档案实体整理与托管、档案制度建立、档案管理咨询等。

  三是档案用品售卖类。主要指出售档案活动中的各种耗材如档案盒、卷皮等,档案设备如装订机、除湿机、号码机等。

  3.3 档案中介公司的服务对象。调查结果显示,郑州档案中介公司的服务对象包括两个方面:

  第一,服务于政府、机关及事业单位。这些单位内部设有专门的档案业务部门、明确的档案规章制度、规范的档案办理流程,但由于力量有限,往往需要档案中介公司的辅助。

  第二,服务于企业、组织和个人。企业对象涉及能源、电力建筑工程等行业,主要是大型企业。它们能够意识到档案管理带来的巨大价值,同时有能力支付档案业务外包的费用。组织和个人则是因为偶有出现档案管理需求但无力实现,可以求助于档案中介公司。

  3.4 档案中介公司的人才状况。人才状况是衡量一个公司实力的重要指标。通过研究郑州档案中介公司员工学历的分布状况,可以直观地判断企业资质优劣。

  图2 郑州档案中介公司招聘要求学历层次情况

  调查结果如图2,50%的公司要求最低学历中专以下水平,40%的要求为大专以上,10%的要求为中专,没有公司要求最低学历为本科。这反映出目前郑州档案中介公司的人才构成结构缺乏合理性,高素质档案专业人才不足。

  4 郑州档案中介公司发展中存在的问题

  4.1 业务同质化严重,缺乏特色服务。档案中介公司可以提供档案管理任一环节乃至整个流程的服务,但郑州档案中介公司服务内容的调查显示,目前业务开展的情况是同质化现象严重,小型公司多从事档案劳务工作,大型公司着眼于档案数字化、信息化开发工作。公司没有令人耳目一新的亮点,作为用户很难根据自己的需求挑选最合适的公司;作为商家,也难以在竞争激烈行业内凸显自己的核心竞争力,特别是中小型公司无法实现持续发展。   4.2 企业规模较小,行业规模不足。从业人员数量的调查,显示出郑州档案中介公司在规模上存在两个方面的问题。一方面,郑州八成的档案中介公司从业人员数量都不足百人,缺乏一定的规模,既无法满足消费者各种档案管理的需求,也无法为公司带来更高的经济效益;另一方面,郑州档案中介行业规模不足,相关企业数量少,从业人员总量低,同时缺乏规模相当的企业作为领军人,没能形成规模经济,发挥行业性的规模优势。

  4.3 高水平、专业型人才匮乏。从调查的情况来看,郑州档案中介公司的人才构成模式往往是“专业领导+非专业员工”,即少数档案专业出身的高级人才居首,统筹公司规划,负责业务开展;底层雇佣大量非专业的廉价劳动力,经过简单的上岗培训从事一些基础性、重复性的劳务工作。这导致了三个问题:缺乏专业背景人才,人才水平低和“唯技术主义”倾向严重。首先,许多档案中介公司的大多数员工都不是档案科班出身,难以站在专业的角度审视自己的工作,阻碍了企业的升级与发展;其次,低水平人才在学习新技术、新知识,掌握新技能方面都具有一定的劣势,效率偏低;最后,大型档案中介公司在招聘中更加偏向IT、编程等计算机专业出身的人才,一如档案学理论研究领域出现的“唯技术主义”,偏离了档案的本质。

  4.4 宣传营销工作薄弱,社会影响力有限。市场推广是现代企业发展必不可少的手段,但是在调查中,笔者发现郑州档案中介公司中存在大量不重视宣传营销工作,导致社会影响力十分有限的情况。首先,以“档案中介”为关键字在互联网中通过Bing、Baidu等搜索引擎检索,命中相关网站极少,而且有些网站设计粗糙、数据更新滞后,无法吸引访客。其次,检索已知的档案中介公司,发现大多数公司没有官方网站,即使个别公司建立了主页,其也被大量招聘信息所湮没而难以找到。

  5 郑州档案中介公司发展对策的思考

  5.1 着力打造优势服务项目,增强核心竞争力。创新是落后者超越领先者的唯一途径[5],打造优势项目就是这种创新。在行业同质化的背景下,首先,小型档案中介公司应侧重特色项目,提升该项目的服务水平,获得效率以及价格优势,打造一张独具特色的企业名片,同时依靠优势技术推动企业的全面发展。其次,一定地域范围的中小档案中介公司可以结成联盟,发挥各自的优势技术,优化重组结合成前后紧密相连的整体,为客户提供“一站式”服务,获得集聚效应,实现部分功能相加大于整体的效果。

  5.2 优化公司运营,拓展服务领域。基于“档案利用”为核心,笔者提出两种档案中介公司发展模式。按照中介连接对象的不同,分为“企业-决策者”和“档案馆-公众”两种模式。

  (1)企业-决策者模式。目前主流的服务模式是公司单向面对企、事业单位提供档案服务。本模式设计将企业档案信息同企业决策者相对应,档案中介公司居中处理、加工档案信息,再将具有价值的内容反馈给决策者帮助决策,提升企业效益。这一模式流程的关键变化在于,中介公司的业务重点从档案管理流程的前端转移至后端,从侧重实体整理与保管,转移至侧重档案信息的开发与提供利用。这对档案中介公司也提出了新的要求:专业的信息分析、深度的信息开发以及清晰的信息表述。信息的价值是巨大的,该模式下档案中介公司的社会价值、认可度都将得到提升,必然有着更光明的发展前景。

  (2)档案馆-公众模式。这一模式是为了解决文件数量指数级的增长规模与公共档案馆管理能力有限之间的矛盾。该模式分为两个阶段。第一阶段,档案中介公司可以承担一些基础性的劳务工作,减轻档案馆的负担,推动档案馆转变职能,更好地开发档案信息资源,为公众提供档案服务;第二阶段,中介公司可以承担一些不涉密档案的编纂开发工作,承包档案陈列展、城市记忆展等档案展览,参与档案有关纪录片、宣传片的拍摄,与档案馆共同向公众提供更加优质、及时的档案信息。既提升了档案事业在人们心中的地位,也提升了档案中介公司在社会上的影响力。

  5.3 完善人才结构,提升服务水平。人才是企业发展的关键要素。针对郑州档案中介机公司现有的人才结构,笔者提出三点措施:一是加强在职人员业务培训。公司应定期开展培训,聘请大学教授、档案局(馆)专家授课,指导在职档案人员系统学习国家有关档案法规和规章制度,掌握档案业务标准,用理论指导档案工作实践。二是重视新员工上岗培训。上岗培训不仅要注重讲解实践操作方法,也要兼顾理论知识讲解;既要学习单项具体操作,也要熟悉整个业务流程。做到理论与实践相结合,整体与部分相结合。三是引进高学历专业人才。信息化时代,档案与计算机网络技术的融合是大势所趋,计算机网络知识是每一个档案专业人才所必备的,既要满足信息化时代对档案从业者计算机水平的要求,又要以档案知识作为主体。因此,企业可以招聘高学历的档案专业人才,他们专业知识丰富,又掌握一定的计算机知识,是发展档案事业的主力。

  5.4 重视宣传工作,挖掘潜在需求。档案中介公司的业务开展不能局限于政府、企事业单位,在数量上处于绝对优势的公众也是主要的服务对象。因此,郑州档案中介公司应该抛弃忽视宣传工作的错误观念,积极宣传公司业务,开发新的客户群体,挖掘潜在需求。

  (1)多渠道宣传企业业务与服务。多渠道包括平面广告、多媒体广告以及网络途径。企业通过这些渠道宣传公司的发展历史、业务内容、服务优势,提升知名度,扩大影响力。

  (2)重视客户反馈,挖掘客户潜在需求。郑州各档案中介公司在服务过程中应当注重和顾客的交流,及时了解顾客的反馈信息;在平时可以开通微博、微信公众号及网站留言等媒体服务,搜集社会大众的反馈意见,分析不同的需求方向,挖掘服务对象。

  6 结束语

  作为市场经济发展的产物,档案中介公司既满足了企事业单位保管、整理档案的需要,也实现了对档案高效、系统的管理,是档案事业大家族的重要成员。尽管作为新生事物,郑州档案中介公司也存在业务内容同质化、企业和行业规模小、人才结构不合理以及社会影响力不足的问题,但仍不可否认档案中介公司的价值,并且笔者相信,今后郑州档案中介公司一定会不断完善自身,实现进一步的发展。

郑州档案中介公司现状调查与思考

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关键字:郑州 中介公司 现状 中介 调查 档案
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