“微信公众号+档案利用服务”的思考
2016年全国档案馆工作会议在安排部署“十三五”时期档案馆工作主要任务时提出，要树立新思维、适应新挑战。国家档案局局长李明华指出：当今世界，以信息化为基?A的科技创新正在深刻影响着各个行业的发展，档案馆也正从“纸与铁”的时代加速迈入“数与网”的互联网时代。在这个大变革的背景下，档案工作者首先要从思想观念上树立起全新的互联网思维，认真审视信息技术给档案流转方式、档案管理手段、档案用户体验、档案价值实现、档案文化传播等档案馆工作各个环节带来的变化，从开放、协作、共享的角度思考档案馆的服务模式，克服档案行业的转型阵痛，积极迎接共建共享时代的来临。[1]本文试以档案微信公众号为例，就优化、简化档案利用服务有关问题作些探讨。
1 现状
“因为微博、微信功能侧重的不同，其在政务公开中扮演的角色也不一致。”北京大学政府管理学院副教授黄璜认为，微博主要是快速发布信息，微信更大的优势则在于业务服务，其公众号可以提供一些接口，和政府的业务系统进行连接，让老百姓直接通过微信就能办理一些事务。[2]档案馆的业务，老百姓最关心的只有一个，那就是查询档案和政府公开信息，这个业务站在老百姓的角度是档案利用，站在档案馆的角度就是档案利用服务。
“十二五”时期，我国很多地方的档案馆开通了微信公众号。如，中国第一历史档案馆的“皇室?k”微信公众号，向社会介绍其馆藏和工作；天津、上海、福建、湖北、四川等地的档案微信公众号围绕档案讲述本地区发展历史，获得了很高的社会关注度；青岛完成微信公共服务平台和在线查档、全域共享平台建设。[3]同时，我们也要看到，虽然档案行业微信公众号已有长足发展，但缺点和不足也十分明显，能满足档案馆的主要职能需求、真正在微信平台上实现查询开放档案和主动公开政府信息的不多。[4]
其实，借助微信具有发送文字、图片、语音、视频以及视频聊天、位置共享等多种功能的优势，任何一个开通了微信服务的档案馆都可以轻松利用微信公众平台提供在线咨询服务。而且，反馈信息的形式可以根据实际需要进行选择或搭配，如通过语音、文字为信息需求紧急的用户提供查询结果，通过图片为用户展示档案原件信息，通过视频为用户讲解档案保管和利用知识等。针对出现频率较高的问题，还可以建立对应的解答信息数据库，通过微信进行自动回复，以提供全天候的信息服务。[5]
根据微信公众号自定义菜单功能，现在很多档案微信公众号都设置了“档案服务”或类似名称的栏目，在里面再设查档须知、查档流程、办公地点、联系电话、预约查档登记等内容。还有一些公众号已经实现了在线直接查询已开放档案和政府公开信息。比如：
“青岛档案”（微信号：qdsdag）在“档案服务”栏目里设置“在线查档”网页，明确提示：快速查询，直接在微信输入框里输入题名、文号、责任者，发送即可；高级查询，点击链接进入的页面包括档案查询、档案公布、档案专题和预约架。
“佛山档案”（微信号：fs_archive）在“便民服务”栏目里设置了公开现行文件、开放档案目录、预约查档等网页。
“嘉兴档案”（微信号：jxdasz）在“微服务”栏目里设置了查档须知、自主查档、就近查档、预约查档等网页。
2 设想
参照政府信息公开的说法，笔者将档案利用服务分为四种情形：主动公开、依申请公开、限制使用、不公开。主动公开包括已开放档案、馆藏资料和主动公开政府信息，依申请公开中间多了一个申请审查环节，不公开只是答复结果不同。如果对那些因为档案信息涉及公民隐私等一定秘密，需要履行一定手续，需要利用者提供相关证明材料，限制在一定范围使用这一块，也可以通过微信公众号来实现，整个档案利用服务工作就都可以在档案馆微信公众号上完成了。
《中国档案报》2016年10月24日的一篇通讯，提供了上海浦东新区2则民生档案服务入“云”的案例。一是市民徐先生到交易中心办理过户手续时发现忘记带结婚证，因赶飞机回家取时间上来不及。交易中心工作人员借助“民生档案自助查阅系统”，几分钟就查到并打印出了他的结婚登记档案，解了他的燃眉之急。二是公务员秦先生是知青子女，单位人事干部告诉他需要补一份知青子女回沪档案，因为工作繁忙，他很难抽出时间去档案馆，经同事介绍，他点击进入“浦东档案”（微信号：shpdda）的“预约查档”，输入个人信息和申请事项，选好取件点，根据短信提示，按预约时间去取件，果然方便快捷。[6]
让信息多跑路，让群众少跑腿，简化办理流程，精简证明事项及前置程序，是党和政府对各个职能部门的共同要求。档案馆有必要，也有可能借助微信公众号，为社会各界提供高效便捷的档案利用服务。
2.1 利用者查询主动公开信息。关注档案馆微信公众号，自主查询、自主打印相关档案信息，档案馆不再出具档案证明。有关部门需要验证时，自行登录档案馆网站或微信公众号查验。
2.2 利用者申请查询未公开信息。经审查认为可以公开的，档案馆将相关档案信息上传发布，然后按上条所述执行即可；认定结果为不公开的，通过微信告知利用者本人。
2.3 档案形成单位、档案相关人或其委托人、有关执法执纪部门查询限制在一定范围使用的档案信息。按规定可以提供的，借助微信视频、位置共享功能验证其身份后，利用者在本地的，按约定时间、地点取件；利用者在外地的，由档案馆签约的快递公司按收件人付款方式传送。
2.4 通过微信公众号自定义菜单设置“档案馆微信大厅”。对那些对利用者身份有严格要求，利用者又身在外地确实不方便到档案馆现场查询的，可就近到全国任何一个县级以上档案馆登记、验证身份信息，经两个档案馆沟通确认后，再通过档案所在地档案馆微信公众号按前条程序执行。这一点，很多地区已有成功实践，如广东省2012年3月就开通了粤穗深跨馆档案查阅利用系统，到2013年3月进一步扩大到全省12家市级以上档案馆；四川实现了全省，武汉城市圈9个市级档案馆推出民生档案异地查档、跨馆服务便民举措，上海浦东与全国不少地方实现了跨省查询民生档案……笔者的设想不过是将查询范围从民生档案扩大到所有馆藏，将签约范围从签约双方或一定区域扩大到全国范围，将技术支持手段从互联网的网站扩大到移动互联网的微信公众号。 3 小结
3.1 “微信公众号+档案利用服务”就在身边。广义的档案利用服务，既包括根据利用者的查档需求提供档案信息的被动服务，也包括有计划有目的开发档案信息的主动服务。管先海认为，档案馆利用服务工作的基本内容，就是介绍和报道馆藏档案、资料的内容和成分，通过各种方式为利用者提供档案、资料和已公开文件信息服务。包括六个方面的内容，即未开放档案利用服务、开放档案利用服务、资料利用服务、政府信息公开查阅服务、档案编研服务、档案陈列展览服务。[7]从这个角度看，不仅“我要查档”是档案利用服务，所有档案微信公众号上推送的文章，以及自定义菜单栏里的“网上展厅”“老照片”“××记忆”“乡音乡情”“往期经典”等都是典型的档案利用服务。也就是说，已经开通微信公众号的档案局馆都在有意无意地开展着“微信公众号+档案利用服务”。
3.2 “微信公众号+档案利用服务”不存在技术问题。前文已经提到，借助微信具有发送文字、图片、语音、视频以及视频聊天、位置共享等功能优势，档案馆只需开通微信公众号即可轻松提供在线咨询服务。据上海浦东新区档案馆的同志介绍，他们在档案利用服务工作中已广泛应用数字签章技术，在民生档案自助查阅系统上打印出来的档案直接就有具备法律效力的档案馆数字签章，同时运用在线加密传输，将便民服务由线上申请受理、线下实地取件的半传统模式，提升至在线申请、受理、取件一体化。也就是说，利用微信公众号开展档案利用服务，技术上不存在障碍，问题在于有关负责人怕出事，有关工作人员嫌麻烦。解决工作人员嫌麻烦，可以通过学习教育，进一步增强服务意识。解决负责人怕出事，则需要上级档案部门站出来搞好顶层设计，清理修订不适应“互联网+政务服务”的规定，制定完善新规范，解决好“服务流程合法依规、群众办事困难重重”等问题。
3.3 “微信公众号+档案利用服务”需加速档案信息化建设。一是健全完善已开放档案和主动公开政府信息全文数据库，方便用户自主查询和下载打印；二是建设适合各种主流智能手机操作系统的手机版档案网站，通过自定义菜单与公众号连接，方便档案业务工作开展；三是推进数字档案馆系统与政务服务平台的对接联动，统一身份认证，按需共享数据，将档案利用服务融入智慧城市建设和管理；四是加强网络和信息安全保护，提高防护能力，做好容灾备份，提升信息安全支撑保障水平和风险防范能力。
